Bancos, Conciliación Bancaria

Los recursos que corresponden específicamente a Bancos (libreta de banco, cartola bancaria, conciliación bancaria, informes relacionados) son opcionales, por la cual estarán disponibles solo si se especifica en la licencia.

El proceso de Conciliación Bancaria puede ejecutarse desde la tabla de Cuentas Bancarias y afines, desde la Cartola o desde la Libreta, a través de sus Herramientas en cada caso. Se ejecutará sobre la cuenta actual; desde la cartola y la libreta, la que en ese momento está activa; desde las cuentas, la cuenta sobre la cual está el cursor.

Consiste en recorrer los movimientos de la cartola bancaria en orden descendente según la fecha de movimiento; por cada uno que esté sin conciliar, se busca en la libreta bancaria su equivalencia que debe estar también sin conciliar, según las reglas de este proceso descritas más adelante; si encuentra la equivalencia, los registros se concilian o resuelven, marcándolos como reconciliados (R). En caso de no haber coincidencia, tanto en la cartola como en la libreta los registros permanecerá sin conciliar o pendiente.

El propósito de este proceso es asegurar que no haya errores en la información del banco o institución financiera y que tampoco los haya en la información que la empresa maneja. Conviene ejecutar este proceso cada vez que ingresa nuevos registros a la cartola bancaria, sin esperar acumular muchos datos a fin de garantizar la corrección. Algunas empresas lo hacen diariamente.

Los estados posibles de los movimientos en ambas tablas son 3:

Pendiente. Representado por un punto (.) en el campo estado. Significa que aun no ha sido conciliado, porque no se ha ejecutado el proceso o porque no se encontró coincidencia.

Reconciliado. Representado por una “R” en el campo estado. Significa que se resolvió o recompensó mediante el proceso de conciliación, es decir, Sigue® encontró el(los) registro(s) coincidente(s) y pudo resolver los movimientos.

Compensado. Representado por una “C” en el campo estado. En este caso ha sido el usuario quien ha debido conciliar o resolver el registro. Esto lo hace cambiando el estado mediante las Herramientas de la Libreta o la Cartola bancaria. Se marca como Compensado para establecer la diferencia con los Reconciliados.

También puede volver a Pendiente cualquier registro ya Recompensado o Conciliado o puede declarar Compensado un registro Pendiente o Reconciliado.

Al intervenir el estado o cualquier otro dato autorizado de un registro ya reconciliado o compensado, Sigue® le avisará y le pedirá que ingrese la clave secreta que autoriza intervenir estos registros cuando está activa la seguridad adicional, si no, la modificación no se hará efectiva.

Las reglas para declarar coincidente o equivalente un registro, dentro de una misma cuenta bancaria, son las siguientes:

Cargos y Abonos

  • Un movimiento ya conciliado, en la libreta o en la cartola o en ambas, no se considera más en este proceso. Si por alguna razón no logra conciliar un movimiento, porque el registro está siendo modificado por otro usuario por ejemplo, Sigue® le avisará y no se conciliará en ninguna de las dos tablas, de este modo podrá hacerse posteriormente.

Cargos

  • Siempre deberá coincidir el número del documento, el monto total y el tipo de movimiento (Cargo)
  • La fecha del movimiento puede ser menor o igual en la libreta, pero nunca mayor, evitando así que el banco declare cargos en forma anterior sin que la empresa lo detecte.
  • Si el número de documento es diferente de uno (entendiendo que es el número de un documento real), en la libreta el movimiento puede tener fecha hasta n días inferior en comparación con la fecha indicada en la cartola; siendo ‘n’ una variable cuyo contenido se puede modificar en el Gestor de Informes/Procesos y que por omisión es 60. Así, por ejemplo, vigilamos que un cheque pueda cobrarse como máximo hasta 60 días después de la fecha estipulada en la libreta, que es su fecha de emisión o la pactada si se emitió a fecha.
  • Si su número es igual a uno (lo que supone que es un cargo sin un documento propio real, como un cobro efectuado por el banco), la fecha en la libreta puede ser hasta n días inferior en comparación con la fecha indicada en la cartola; siendo ‘n’ una variable cuyo contenido se puede modificar en el Gestor de Informes/Procesos y que por omisión es 05.

Abonos

  • Siempre deberá coincidir el tipo de movimiento (Abono)
  • Cuando la equivalencia es uno a uno, el monto del Abono deberá ser igual.
  • La fecha del movimiento, cuando la equivalencia es uno a uno, debe ser mayor o igual en la libreta, evitando así que el banco declare abonos en forma posterior sin que la empresa lo detecte.
  • La excepción a la fecha del movimiento en la Libreta, la constituyen aquellos Abonos cuyo Tipo de Documento incluye una Cuenta Bancaria Destino. En estos casos se permite que la fecha del o los Abonos en la Libreta sea inferior en hasta n días; siendo ‘n’ una variable cuyo contenido se puede modificar en el Gestor de Informes/Procesos y que por omisión es 05. De esta forma, por ejemplo, cuando los cheques a fecha recibidos alimentan la Libreta, el sistema se adapta al hecho de que ocasionalmente se depositen con un retraso menor.
  • La fecha del movimiento en la libreta no podrá ser mayor a n días en comparación con la fecha de movimiento original en la cartola; siendo ‘n’ una variable cuyo contenido se puede modificar en el Gestor de Informes/Procesos y que por omisión es 05.
  • En la Libreta, además del número de documento original, puede ingresar un número de documento según Cartola, concepto opcional aplicable, por ejemplo, cuando se ha definido que los cheques externos o recibidos alimenten la Libreta para que se incluyan como ‘Abonos a fecha’ en la cuenta, y la empresa los deposita uno a uno (un depósito = un abono), y los comprobantes de depósito no los usa para agregar nuevos Abonos en la libreta, sino para registrar el número de depósito del abono ya existente (el cheque en este caso), para que así el proceso de conciliación, además de las reglas estándar, lo considere para buscar la coincidencia. Cuando usa este segundo número de documento, debe coincidir con su par en la Cartola.
  • Cuando se trata de Abonos donde, siguiendo el uso de las instituciones bancarias, la Cartola especifica e incluye hasta nueve Abonos de la Libreta en su detalle, Sigue® verifica que existan abonos por esos montos en la libreta y que cada uno cumpla las normas anteriores. Además, verifica que todos los abonos indicados en la cartola estén en la libreta. Solo una vez que todas las normas se cumplan, se declara Reconciliado el abono en la Cartola y todos los abonos en la Libreta.

Importante

Si crea cargos sin número real de documento, estos puede usar el número uno como número de documento para estandarizar. Podría usar otro número, como el de cartola, pero en esta y en la libreta deberá usar el mismo número de documento para el mismo cargo, en caso contrario Sigue® no conciliará en forma automática estos registros.

Entre otros, las tablas de cartolas y de libreta pueden ordenarse por estado más fecha de movimiento, lo que permite trabajar sobre los registros no conciliados para chequear o corregir la información.

Agregado a las ventajas y beneficios que entrega el mantener la información al día, sugerimos que el proceso de conciliación bancaria se ejecutado con la mayor frecuencia posible, por ejemplo, en forma diaria o semanal, una vez alimentada la cartola con la información reciente. De este modo aumentará la posibilidad de que no haya diferencias, y de haberlas, será más fácil hacerles seguimiento.

Finiquita Cartera de Documentos a Fecha

Si en la tabla de parámetros generales se especifica que se resuelvan los registros de las carteras de documentos cuando se realiza el proceso de Conciliación Bancaria, los documentos respectivos en la cartera serán declarados resueltos mediante el cambio de su estado y la actualización de los datos correspondientes.

La cartera de documentos emitidos opera con esa sola autorización.

La cartera de documentos recibidos además requiere que, para cada tipo de documento que autoriza alimentar la cartera de documentos recibidos y la libreta bancaria, se especifique a que cuenta bancaria serán destinados dichos documentos para que al conciliar, se asuma dicha cuenta en forma definitiva.

Definir estas facilidades, en armonía con el modelo de negocios de la empresa, facilita la administración de las carteras de documentos, ya que declararlos depositados será automático desde la Conciliación Bancaria.

Las normas para resolver los documentos en cartera desde la conciliación bancaria son:
  • Los Cargos actúan sobre la cartera de documentos emitidos, los abonos sobre la cartera de documentos recibidos.
  • El movimiento que busca un documento en la cartera deberá haber cumplido las normas de conciliación bancaria y deberá haberse reconciliado.
  • El documento deberá existir en la cartera de documentos respectiva, con el mismo Tipo y Número de Documento que indica la Libreta.
  • Deberá tener el mismo código de cuenta bancaria y de institución financiera de la Libreta, salvo dos excepciones:

a) En el caso de la cartera de documentos recibidos con documentos que indican cuenta destino, la cuenta destino es la que debe ser igual a la cuenta de la Libreta, esta la operar la aplicación en forma interna.

b) En otros casos, como los cheques protestados que son re-depositados, al crear directamente en la Libreta el segundo Abono, correspondiente al segundo depósito del cheque, debido a que la Libreta no pide la cuenta y la institución, esos datos se verificarán vacíos en la Libreta.

  • No debe registrar fecha de salida y debe tener estado de conciliación Pendiente en la cartera, en caso contrario no será considerado ni avisado.
  • Si el documento existe pero su valor es diferente, avisará la situación identificando el registro y no lo resolverá.
El proceso de resolver el documento en la cartera consiste en:
  • Cambiar el estado actual (activo) al nuevo estado (inactivo). El nuevo estado lo define el actual en la tabla de estados de cartera de documentos, logrando así, por ejemplo, que los cheques en cartera cambien a depositados/pagados, los cheques protestados abogado a protestado abogado cancelado, etc., todo según la parametrización que la empresa defina y que inicialmente Sigue® entrega ya resuelta.
  • Asignarle una fecha de salida, que será igual a la fecha del movimiento en la cartola bancaria.
  • Asignarle como tipo y número de documento de salida el tipo y número de cartola donde figura el cargo o abono correspondiente.
  • Asignarle como número de cuenta bancaria de destino a la que se tenga predefinida para este efecto o la que se haya asignado previamente al documento. En caso de los cargos, que corresponden a cartera de documentos emitidos, se espera que sea una cuenta externa, no de la empresa; puede definirse una genérica y no clasificarla como cuenta bancaria sino como afín, para evitar que figure en los informes y controles de la empresa.
  • Declararle saldo cero.

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