Enriquecer Descripción de Impresión de Items

Existen algunos negocios donde se requieren descripciones más largas que la estándar de 40 caracteres que usan los ítems; un ejemplo es cuando un producto necesita incluir datos de Trazabilidad y otras referencias específicas en un documento indicado. También algunos productos o servicios no necesitan que se imprima toda la información de identificación que utiliza el sistema o que se haya definido en el formato de impresión del documento que lo contiene.

Ambas situaciones se resuelven utilizando y combinando 2 conceptos:

Ítems de Apoyo

Por omisión, en el maestro de ítems, al crear un registro del tipo Apoyo, automáticamente asume que no controla Stock, no calcula resultados, no participa en el margen de negocios, que si solicita descripción adicional y que tiene nivel de impresión simplificada 5 (solo descripción, ver más abajo). Aunque es recomendable dejarlo así, algunos de estos datos pueden modificarse.

Se pueden dejar vacíos o en cero los montos, porcentajes y otros datos de los folios de costo y venta ya que no serán usados aunque se especifiquen.

En los detalles de un documento estos pueden ocupar y sumar tantas líneas como sean necesarias, las que no afectan la descripción original del ítem y quedan almacenadas. Solo la línea principal o del ítem como tal incluye unidades, montos y otros componentes, pues las demás líneas son ítems de apoyo o descripciones complementarias.

Naturalmente en el documento digital siempre estarán disponibles todas las líneas o detalles, tanto al editarlo como al navegarlo.

Al incluir un ítem del tipo Apoyo en los detalles de un documento, por sobre los atributos del tipo de documento y movimiento, esta línea asume estado finiquitado, no calcula resultados y no participa del margen de negocios; si se indicó en el registro maestro, solicita descripción adicional. Las líneas con ítems de Apoyo se muestran en texto gris y solo incluyen las columnas de código y descripción del ítem, aportando una vista más despejada.

Nota: Al aplicar algún filtro en la tabla de productos y servicios, los ítems de apoyo que sean excluidos por este (por su agrupación u otros datos que el filtro considere) no estarán visibles en el navegador. Sugerimos crear un Ítem de Apoyo con un código interno corto y fácil de recordar, por ejemplo ‘IA’ (de Ítem de Apoyo) y al utilizarlo digitar el código directamente, ya que al buscar registros Sigue® los encuentra aún cuando los filtros aplicados no los muestren en el navegador de la tabla de ayuda.

Sugerencias para crear ítems de apoyo

  • Crear solo uno o al menos una cantidad menor, recordando que no cumplen ninguna otra función y no se clasifican, ni agrupan, ni evalúan.
  • Utilizar un código corto, fácil de recordar y que se distinga de los demás, tal como ‘IA’.
  • Usar una descripción fácil de recordar y de encontrar, tal como ‘(ITEM DE APOYO)‘ logrando una mejor visión y más facilidad de uso.

Impresión Simplificada

En los formatos de impresión de documentos se define cómo se imprimen sus productos y servicios, que son los ítems o detalles del mismo, incluyendo el contenido y el total de datos o columnas, su presentación, posibilidades adicionales y otros.

A excepción de los ítems de apoyo, por omisión cada documento imprime para todos sus ítems todas las columnas indicadas en el formato; sin embargo, podría imprimir en forma simplificada algunos detalles, es decir, sin incluir algunas de las columnas propias de la descripción del ítem. Entre estos datos opcionales por ítem, están el código, la unidad de movimiento, la presentación, el contenido, la unidad de medida y el fabricante o marca.

Por ejemplo, en caso de servicios o de productos de fabricación propia, puede no requerirse la marca. En caso de servicios o productos que no se subdividen, puede no requerirse la unidad de medida, la presentación, ni el contenido; si se trata de ítems de apoyo solo se requiere la descripción, etc.

Esto se define en el registro maestro del producto o servicio (en el folio «Especiales» la opción «Nivel Impresión Simplificada»), indicando la estructura o Nivel de Impresión Simplificada que aplicará. Contando en forma ascendente, donde los niveles superiores son los números más pequeños, las opciones o niveles son:

  1. Completa (incluye todo lo que indique el formato de impresión)
  2. Código + Descripción + Und. movmto + Marca
  3. Código + Descripción + Und. movmto
  4. Código + Descripción (unidades, montos y otros deben asignarse a este nivel)
  5. Solo Descripción (asumida para ítems de Apoyo)

Se usa en coordinación con su equivalente en las tablas de formatos de impresión de documentos (modo texto y modo gráfico) para las columna de datos de los detalles o ítems, donde además se agrega la opción X (no aplica) para los datos que no requieren de este control.

En dichas tablas se especifica, para cada columna de datos de detalles, el nivel de impresión simplificada adecuado, como se muestra en este ejemplo:

Enriquecer-03.jpg

Así, si un ítem indica nivel de impresión simplificada 3 en su maestro, automáticamente la impresión de los detalles en el documento no incluye para este las columnas de nivel superior (nivel 1 y nivel 2), y si imprime las de su propio nivel (3) y las de nivel inferior (nivel 4 y nivel 5). Los ítems de apoyo, que regularmente tienen nivel de impresión simplificada 5, de acuerdo a este ejemplo solo imprimen la descripción. Al crear un nuevo ítem, que por omisión tiene nivel de impresión simplificada 1, si no se indica otra cosa imprime todas las columnas.

Este concepto aplica solo a la previsualización e impresión del documento, no a su edición o formato digital de uso.

Muestra de impresión de los detalles del documento

Enriquecer-01.jpg

Usar distintos niveles de impresión simplificada y combinar con ítems de apoyo, nos brinda amplias posibilidades para enriquecer la información e impresión al mismo tiempo que hacemos todo más sencillo.

Importante

Impresión en otro color

Mediante los parámetros de impresión de los documentos en modo gráfico, se puede, por ejemplo, definir que la descripción de los Ítem de Apoyo se imprima en un color diferente, a fin de facilitar aún más la vista de los detalles, como se ve en la muestra anterior.

Carga automática de los detalles desde otros documentos

Se obtienen todos los ítems de Apoyo del mismo, sin aplicar otras reglas. Esto es en la documentación de servicios, documentos relacionados, carga masiva de documentos, etc.

Cartolas

Cuando navega documentos con sus detalles, los ítems de apoyo se incluyen y se muestran de la misma forma que al editar el documento. Los folios que navegan directamente los detalles de documentos, no incluyen los ítems de Apoyo. Los ítems de Apoyo no disponen de cartola.

Informes

Los informes nunca incluyen los ítems de Apoyo, ya que podrían distorsionar la realidad de ciertas vistas y resultados; además no son necesarios porque se puede ver toda la información recurriendo al documento digital.

Otros usos

En la tabla de Tipos de Movimientos el sistema permite que el tipo de detalles del documento usado pueda indicar Texto, en lugar de ítems, a fin de que al crear un documento para dicho movimiento, en lugar de pedir detalles del modo usual, pida un texto en un diálogo adicional que despliega, lo que se usa, por ejemplo, para emitir Notas de Crédito que corrigen la dirección del cliente.

Adicionalmente puede utilizar un ítem de Apoyo con descripción adicional para este fin, indicando en el maestro de tipo de movimiento que el tipo de detalle del documento es Ítems normales y no texto. Al usarlo de esta forma, creando tantas líneas de detalles como sean necesarias, la impresión puede quedar como en esta muestra:

Enriquecer-02.jpg
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