Gestión de Documentos Recurrentes

Los documentos recurrentes son aquellos cuya emisión se repiten con cierta frecuencia y donde cada uno contiene siempre a la misma razón social, los mismos productos o servicios y los mismos precios. Lo que siempre cambia es la fecha de emisión y el folio o número de documento.

Para facilitar su emisión Sigue® considera un módulo que contiene y gestionan los documentos que se usan como base para ellos y desde el cual emite los documentos recurrentes de acuerdo a los criterios y filtros que se entreguen.

Ejemplo de Ventas Recurrentes

Se puede configurar un tipo de documento Nota de Pedido Recurrente, de origen interno, con el tipo de movimiento Nota de Pedido Recurrente, que en sus atributos deben considerar no tener efecto alguno sobre los stock de productos ni las cuentas de los clientes u otra información. Naturalmente si figuran en su cartola. Esto está predefinido en el sistema.

Turnos de Documentos Recurrentes

Una sencilla tabla que gestiona estos turnos, para que las Notas de Pedido Recurrentes sean asignadas al que corresponda. Este es uno de los criterios de ordenamiento, filtrado y selección de documentos a generar.

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Los turnos de documentos recurrentes pueden referirse a los horarios en que se preparan los despachos o se inician los repartos, para lo que se emiten todos los documentos correspondientes. La empresa crea los turnos de documentos recurrentes según le resulte más adecuado.

El sistema toma el turno de documento recurrente desde el documento base.

Vendedores

Lo usual es que en documentos relacionados con Ventas, en este caso las Notas de Pedido Recurrentes, cada uno especifique el vendedor al cual se asigna, y puede predefinirse en el maestro y sucursales de los clientes para facilitar que el documento lo asuma y evitar digitarlo.

El Vendedor es otro de los filtros utilizados para ordenamiento, filtrado y selección de los documentos a emitir, y se toma desde el documento base.

En la tabla maestro de Funcionarios deben existir los vendedores y estar autorizados como tal en las funciones codificadas.

Rutas

Cada maestro de cliente y sucursal de cliente define la Ruta a la cual pertenece, por lo que son individuales. El filtro por ruta es otro de los usados para ordenamiento, filtrado y selección y se toma desde ahí, en base al Rut y correlativo de Rut indicados en el documento base o la Nota de Pedido.

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Las Rutas deben corresponder a los recorridos reales, que pueden incluir una o más ciudades o pueblos, o dividir una ciudad o pueblo. No están necesariamente sujetas a las ciudades o pueblos reales, ya que en teoría las rutas se arman pensando en el recorrido físico más óptimo en cuanto a tiempo y recursos invertidos para lograr mayor efectividad en la gestión de ventas y reparto.

Según las características reales de los clientes, algunos incluso pueden agruparse en una ruta especial para un lugar geográfico que ya tiene una ruta regular, de la cual se excluyen al asignarse a la otra.

En el tiempo las rutas se pueden adaptar según las necesidades o evolución del negocio. Puede crearse una ruta genérica y asignarle todos los clientes, y no usar ese filtro.

Documentos Recurrentes

Existe un módulo que gestiona (agrega, consulta, actualiza, anula y borra) los documentos base a partir de los cuales se emiten los documentos recurrentes, para este ejemplo de ventas los documentos base son las Notas de Pedido Recurrentes.

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El navegador incluye la columna Fecha Término que corresponde a cuando este documento base dejó o dejará de aplicarse, y Fecha Emisión que corresponde a la fecha de emisión más reciente que se le asignó a un documento recurrente emitido desde este. Ambas columnas permiten ordenar y filtrar los documentos en el navegador.

Los documentos base cuya fecha de partida, que corresponde a aquella en la cual debe comenzar a aplicarse, es posterior a la actual, se presentan en verde. Aquellos cuya fecha de término es hoy, se presentan en rosado. Los con fecha de término anterior a la fecha actual, se muestran en rojo. En la configuración estándar de Sigue®, todos los demás se representan en azul.

Importante. Debido a que estos documentos no corresponden a documentos realmente emitidos o recibidos, y a que sus fechas tienen significado diferente al usual, las validaciones correspondientes a las tres fechas son solo las más básicas.

Nota. Para los documentos base que aún no tienen una fecha de última emisión real, debido a que esta no puede quedar vacía y como una forma de garantizar que en el futuro no sea mal interpretada, sugerimos indicar 01/01/1900, que es lo que el ERP asigna por omisión al crearlos.

También incluye las 3 columnas de filtro o selección, que son el Vendedor, el Turno documentos recurrente y la Ruta.

Las columnas de Vendedor y de Turno documento recurrente, permiten ordenar y filtrar los registros en el navegador.

En este navegador se pueden aplicar todas las herramientas estándar de Sigue® como seleccionar registros, establecer un orden diferente, ver resultados calculados, calificar en el sistema de gestión de la calidad, asignar crayones, anular y otras.

Al ser documentos internos, las Notas de Pedido Recurrentes permiten generar y controlar en forma automática el correlativo o folio de documento, lo cual es recomendable.

Una de las funcionalidades aplicables es el activar o desactivar durante la sesión los switch de edición de datos, que inicialmente se entregan configurados de la forma más adecuada para este propósito y que el administrador del sistema puede cambiar en forma permanente en el módulo de personalización de herramientas.

Al editar estos documentos el campo ‘Jornada de producción’ común del encabezado, es reemplazado por el campo ‘Turno Doc Rec’ para que la Nota de Pedido Recurrente sea asignada al Turno de documentos recurrentes adecuado.

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Debido a que cada documento base, en este caso Nota de Pedido Recurrente, tiene su propio número o folio con el que se individualiza, se pueden crear tantos como se quiera, incluso para un mismo cliente dentro de un mismo Turno de documentos recurrentes, cada uno con sus propios productos, precios y demás.

Esto es útil, por ejemplo, cuando el cliente pide que se emitan documentos de venta por separado según los productos, o cuando a un mismo cliente se le emiten documentos a una misma sucursal, pero las mercaderías se entregan en diferentes direcciones, etc.

Del modo usual, en los detalles del documento base se pueden incluir Ítem de Apoyo, los cuales serán incluidos en el documento recurrente generado, facilitando, por ejemplo, descripciones complementarias, detalles de entrega y más.

Todas las herramientas adicionales que correspondan a las características de este módulo, están disponibles.

Emitir Documentos Recurrentes

La definición de seguridad (acceso, acciones y nivel) que el usuario tiene en este módulo, aplican a la gestión de los documentos base.

En las herramientas del navegador de este módulo, y mediante la clave VIP correspondiente si está activada (recomendado), está disponible una opción denominada ‘Emitir Documentos Recurrentes’ para generarlos según los parámetros que se indiquen.

La herramienta opera mediante un sencillo diálogo como este:

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Selección de documentos base

Si existen documentos base seleccionados en la tabla, la casilla correspondiente inicia marcada, presumiendo que solo desea emitir esos. Esto facilita el emitir documentos específicos cuando se quiera o filtrar y luego revisar y agregar o quitar documentos en forma directa (ver más abajo).

Si no existen registros seleccionados o si quita la marca, para seleccionar los documentos mediante los tres filtros, e intenta totalizar o emitir sin haber especificado al menos uno, recibe un aviso y puede cancelar o continuar. Continuar incluye todos los documentos base existentes en la tabla y usualmente no sería lo adecuado.

Si existen registros seleccionados y está indicado que emita esos y además existe contenido en alguno de los tres filtros de selección, e intenta totalizar o emitir, recibe un aviso y puede cancelar o continuar. Continuar incluye solo los documentos seleccionados, ignorando los filtros.

Si no incluye aquellos con fecha de emisión de documento recurrente igual o mayor a la fecha indicada para este proceso, dichos documentos son ignorados aun cuando cumplan todas las demás condiciones. Esta es una ayuda para no emitir por error documentos ya emitidos. Lo usual es que no se marque, es decir, que no se incluyan.

Durante la sesión actual del módulo de documentos recurrentes, Sigue® conserva el contenido que se haya asignado a los tres filtros, para facilitar su uso.

Información para documentos recurrentes

Según esté configurado, Sigue® sugiere contenido para la fecha de emisión que tendrán los documentos a emitir, el tipo de documento y su folio inicial y el tipo de movimiento; conservando los que correspondan durante la sesión actual del módulo de documentos recurrentes.

Estos parámetros pueden ser cambiados por el usuario en tiempo real y es recomendable hacerlo solo con el conocimiento adecuado. Si modifica, el ERP hace las verificaciones estándar que correspondan.

Cambiarlos puede ser necesario, por ejemplo, cuando está predefinido que se emitan guías de despacho y en esta ocasión se quiera emitir facturas, o si está predefinido que sean ventas inmediatas, pero ocasionalmente se necesitan ventas anticipadas.

Para que los cambios sean permanentes, deben hacerse mediante la personalización de herramientas, en la configuración del sistema, donde además se puede definir qué tipos de documentos y de movimientos están autorizados, y otros.

El folio inicial para el documento recurrente a emitir, es sugerido por Sigue® basado en la forma de control de correlativos definida en el maestro del tipo de documento y en la información real actual.

En el caso de los DTE suele mostrar 999999999 ya que, al igual que en la emisión normal de estos, será el módulo DTE que entregue el folio en tiempo real, basado en los parámetros definidos. Cuando se trata de DTE no se permite acceso al folio inicial al usuario, para prevenir errores.

Por lo regular el usuario no necesita cambiar el folio o correlativo, y en el caso de los documentos tradicionales (no electrónicos) debería coincidir con el siguiente folio disponible en papel según la impresora, lote o talonario asignado.

Si el usuario cambia el correlativo inicial de documentos tradicionales, el ERP le advierte que al aceptar actualizará el control de correlativos y que por lo tanto acepte solo si está seguro.

Al emitir, el folio o correlativo asignando a cada documento recurrente es generado y controlado por el sistema, que en caso de alguna inconsistencia, no disponibilidad o repetición, detiene el proceso en espera de la intervención del usuario.

Si alguno de estos datos está vacío e intenta totalizar o emitir, recibe un mensaje informando que no ha indicado los parámetros mínimos necesarios y no puede continuar.

Actualmente el orden de impresión es Turno de documentos recurrentes + Vendedor + Rut y correlativo de Rut del cliente. La idea de este ordenamiento es facilitar la posterior identificación y manipulación.

Acciones

Totalizar

Este proceso siempre es exigido por el ERP antes de Emitir, cada vez. Consiste en aplicar todos los filtros de selección de documentos base que estén especificados y contar la cantidad de documentos recurrentes a emitir y el total monto neto resultante, actualizando esa información en el resumen de resultados del diálogo.

Automáticamente quita toda la selección de registros que pudiera haber habido en la tabla y selecciona todos los que sí fueron incluidos al totalizar y que serán incluidos al emitir, y los mantiene seleccionados.

Revisar

Retorna al navegador de documentos base, dejando seleccionados todos los que se incluirían al emitir con los parámetros o filtros actuales.

Esto permite que el usuario seleccione o deseleccione documentos base según los ajustes que desee y luego llame nuevamente al diálogo de emitir documentos recurrentes.

Emitir

Genera e imprime todos los documentos recurrentes previamente totalizados, basándose en el mismo criterio.

Cancelar

Retorna al navegador de documentos base deseleccionado todos los que hubieran estado seleccionados.

Validaciones y otros

Se aplican las validaciones usuales, como la verificación de existencia de folios suficientes, el que los totales de los documentos cuadren y que la información del cliente o de su sucursal correspondiente esté correcta (tenga comuna, giro y dirección definida, etc.), que los productos y servicios existan, etc.

Estos operan en el momento que corresponda durante la definición de los parámetros, durante el proceso de totalizar o al emitir cada documento.

Cuando se encuentra alguna inconsistencia, el sistema entrega el mensaje adecuado y espera la aceptación del usuario; cuando esto ocurre ese documento no es totalizado ni considerado en la emisión.

Las condiciones comerciales de cada cliente son validadas en cada documento que se intenta totalizar o emitir, y si estas no se cumplen o requieren aceptación o el ingreso de una contraseña, en cada caso el sistema se detiene, avisa y espera la respuesta del usuario.

Si el usuario no acepta, no ingresa la contraseña solicitada o esta es incorrecta, ese documento no se totaliza ni emite.

Es fundamental que se especifique la información necesaria de los clientes y de sus sucursales, que sus condiciones comerciales estén correctamente definidas y, a menos que el usuario esté presente al emitir documentos recurrentes para interactuar, que los documentos base cumplan con dichas condiciones comerciales.

Cualquier otra información que se valide sigue protocolos similares.

La forma de manejo de los impuestos, que define la forma de los precios del documento, debe ser coincidente entre el maestro del documento base y el del documento recurrente a emitir, en el registro maestro de ambos; en caso contrario el sistema avisa, espera y no lo incluye.

El detalle de la forma de pago del documento recurrente emitido es generado por el ERP a partir del código de forma de pago del documento base. Estos detalles de pago o cuotas no deben requerir información bancaria o de cartera de documentos, porque al no ser ingresada (es emisión masiva, no existe digitación) la validación excluirá el documento mediante aviso que espera la acción del usuario.

Se pueden emitir documentos recurrentes con formato de impresión en modo texto, en modo gráfico y documentos tributarios electrónicos.

Documentos Relacionados

Los documentos relacionados que tiene el documento base, si los tuviera, son asumidos por cada documento recurrente emitido a partir de este.

Cada documento recurrente emitido, siempre agrega a su lista de documentos relacionados el documento base desde el cual se origina, que por motivos tributarios siempre figura con la fecha actual.

Al editarlos, los documentos base solo leen los documentos que ellos relacionan, no aquellos que los relacionan a ellos, ya que estos pueden llegar a ser miles (guías, boletas o facturas de venta) que se emitan en el tiempo a partir de esta base; sin embargo, esos documentos recurrentes emitidos si incluyen como documento relacionado al documento base.

Inventarios, cuentas de clientes, seguimientos y otros

Para efectos de inventario, cuentas de clientes, seguimientos posteriores, históricos y otros, al ser emitidos los documentos recurrentes tienen exactamente el mismo efecto que cuando se emite ese tipo de documento y movimiento de forma normal.

Una vez que han sido emitidos, no existe ningún tipo de relación especial o adicional entre ellos, y cualquier acción posterior sobre cada uno aplica solo sobre ese.

Al ser emitidos los documentos recurrentes no son incorporados a la tabla o módulo de documentos base, sino a su propia tabla o módulo, como ventas y relacionados en el caso de las ventas con guías de despacho o con factura.

Contenido del Documento – Solo Encabezado

Al generar documentos usando como base los documentos recurrentes, existe la posibilidad de que se generen, y por lo tanto impriman y graben, solo los encabezados y no todo el contenido.

Esto se logra eligiendo la opción ‘Solo Encabezado’ en el parámetro de contenido del documento, en la sección información para documentos recurrentes del diálogo.

Esta facilidad adicional aplica, por ejemplo, cuando una empresa tiene definida una ruta de reparto, con clientes específicos a los que lleva mercaderías, pero dicha mercadería no siempre es la misma ni en las mismas cantidades. La empresa que utiliza guías tradicionales impresas en formulario continuo, adelanta trabajo y facilita la labor del repartidor generando dichas guías, aunque solo con los encabezados. En cada entrega en repartidor completa el documento registrando al menos los productos y las cantidades.

Lógicamente los documentos generados con Solo Encabezado, no mueven stock ni generan histórico de mercaderías, ya que no cuentan con detalles; no generan cuenta corriente, documentos en cartera, efectivos u otros montos, porque no tienen valores.

En la parametrización estándar de Sigue® ERP está definido que cada documento generado con Solo Encabezado, quede automáticamente marcado con un crayón destinado a ello, lo cual permite y facilita la identificación y seguimiento de dichos documentos para su posterior completado.

La parametrización estándar del ERP permite, además de las reglas ya descritas, definir qué tipos de documentos podrán ser generados con Solo Encabezado, ya que esto puede tener limitantes legales. También permite definir qué crayón es el que se asigne. Por código fuente el ERP no permite generar con Solo Encabezado los documentos tributarios electrónicos, ni las boletas fiscales ni los documentos de publicidad, porque esto sería inapropiado.

Los documentos con Solo Encabezado son mostrados con su crayón en los folios de documentos de movimientos de las cartolas, al igual que cualquier otro que tenga alguno asignado. También son incluidos, con monto cero, en el informe de caja diaria y otros. No son incluidos en los informes de ventas y similares, pues no tienen detalles. Al editarlos en el navegador de documentos de movimientos, la validación estándar no despliega los mensajes que normalmente detectarían que no tienen detalles ni texto.

Las guías que no hayan sido usadas, son devueltas con todas sus copias y deberían ser anuladas siguiendo los procedimientos normales. Como documentos anulados ya no tienen el crayón.

De las guías que si fueron utilizadas, retornan las copias correspondientes, y en base a estas la empresa debe actualizar el registro respectivo en el ERP, momento a partir del cual la guía ya no es de Solo Encabezado y es considerada un documento normal o completo que podrá seguir su curso lógico, tal como ser facturada y otros.

Al modificar cada documento cuyo contenido es Solo Encabezado, para completarlo, lo usual es que el usuario registre los productos y servicios entregados y complete los detalles de la forma de pago, todo del modo que usualmente se haría. Como es normal, y si están definidos, el ERP entregará los precios correctos que, dependiendo de la configuración, pueden o no ser cambiados.

A grabar el documento completado Sigue® ERP valida la información, graba el documento, mueve los stock si corresponde y realiza las demás acciones según la lógica de negocio definida.

Cuando estos documentos son modificados y completados, con lo cual ya registran valores, en la configuración estándar de Sigue® ERP está definido que automáticamente se cambie el crayón de Solo Encabezado por el que este hereda para indicar que es un documento de Solo Encabezado que ha sido Completado.

Estos crayones también pueden ser manejados de forma directa mediante las herramientas regulares.

Siguiendo las reglas básicas del ERP, un documento de Solo Encabezado no puede ser modificado y guardado sin indicar el menos un detalle.

Para esto la empresa puede optar por tener documentos recurrentes que se diferencien de los demás, por ejemplo, de un solo detalle con un ítem destinado a ello que acepte venta con valor cero, de modo que esos documentos recurrentes también tengan monto cero, como una forma de diferenciarlos y buscarlos ordenando por valor en el navegador. Puede combinar los documentos recurrentes usuales con estos en un mismo proceso para generar documentos Solo Encabezado, es independiente.

Impresión de documentos Solo Encabezado

El hecho de que estos documentos no contengan detalles o productos y servicios, ni cuotas o detalles de forma de pago, automáticamente hace que estos no se impriman, lo cual es correcto.

Para que todos los datos del pie y los totales tampoco se impriman, basta con agregar en el formato de impresión correspondiente una condición a todos estos datos, podría ser una que utilice el crayón asignado, tal como:

if( oDbA:COLORVER # ‘<CódigoCrayón>’, <Dato>, )

De esta forma estos datos serán excluidos solo en los documentos de Solo Encabezado, sin afectar a ningún otro documento y volviendo a incluirse en estos cuando sean completados y por lo tanto el crayón haya sido cambiado por el heredado.

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