Cada registro de esta tabla corresponde a una de las siguientes opciones:

  • Un cliente de la empresa, debidamente identificado, que usualmente registra una o más ventas.
  • Un potencial cliente, si se quieren registrar aquellos que no teniendo ventas o atenciones, quizás si tienen gestiones en terreno o se incluyen para fines de marketing o estadísticos.
  • La propia empresa, debe figurar también como cliente para algunos fines necesarios como la realización de servicios a sí misma.
  • Cliente extranjero genérico, por ejemplo con el Rut 1-9 y razón social “Cliente extranjero”, para aquellos que no requieren la boleta para fines tributarios y de los cuales no queremos llevar registros individuales porque son ventas muy ocasionales. Importante, la normativa de Facturación Electrónica en Chile establece el uso del Rut 55.555.555-5 para documentos de exportación.
  • Clientes no identificados, Por ejemplo con el Rut 2-7 cuya razón social podría ser “No identificado, Boletas”, para agrupar a todos aquellos a los cuales no emitiremos boletas individualizadas, porque no las requieren o rechazan el entregar sus datos y no queremos registros propios en el tiempo.

Importante

Cada registro constituye la casa matriz del cliente (su sucursal 1), y puede incluir todas las sucursales adicionales que tenga, individualizándolas adecuadamente.

En este capítulo analizamos los datos que lo requieren, los demás se entiende que son los habituales.

Es importante considerar que los datos con validez legal o tributaria, que son utilizados en documentos, envíos al organismo fiscalizador y otros, deben ser ingresados tal como establece la ley cuando corresponda.

Identificación

Rut

Rut del Cliente, dejar tantos espacios vacíos a la izquierda como dígitos falten para completar 8. El sistema valida que el Rut esté bien construido.

Razón Social / Nombre

En el caso de razón social debe escribirla tal como legalmente figura en su rol. Si utiliza abreviaturas, sugerimos normalizarlas al interior de la empresa, tal como “Soc” para “sociedad”, “Cía” para “compañía”, “I” para “Ilustre”, etc. Si usa punto, úselos siempre, sino, no los use nunca.

Si se trata de un nombre propio, use siempre apellido paterno + apellido materno + nombres, en ese orden, solo separados por un espacio.

Estas son sugerencias que, al seguirlas, le permitirán buscar fácilmente un cliente por su nombre o razón social, además, al navegar en esta tabla los registros estarán mejor ordenados.

Ciudad

Puede utilizar F2 para la ayuda de selección de la ciudad y cuando este sobre la correcta presionar Enter.

Sector

Si fuera necesario para una localización más específica, puede añadir un sector conocido como referencia.

Comuna

Este campo es Obligatorio, escriba el nombre de la comuna.

Genero / Tipo

Esta clasificación (Masculino, Femenino, Empresa, Institución, Otro), será utilizada para definir los encabezados en la correspondencia y en otros lugares, por ello es importante respetarla.

Vendedor asignado

Un cliente es asignado a un vendedor, de acuerdo a la política que establezca la empresa. Desde la tabla de parámetros generales se puede indicar que en los documentos generados no se pueda modificar el vendedor, de este modo todas las ventas, sin importar quien las hace, se asignan siempre al vendedor especificado en el registro maestro del cliente respectivo. Si por parámetros indica que puede ser modificable, el vendedor asignado será ofrecido pero se podrá cambiar a voluntad.

Código interno Único

Clave interna, puede contener letras o números que pueden corresponder al número de folio o carpeta donde está la información del cliente, o como la empresa defina.

Email (“no tiene”)

Inicialmente Sigue® está configurado para que el campo E-mail contenga un correo electrónico en formato válido o las palabras “no tiene” en mayúscula o minúscula. Ello debido a la gran importancia de este medio de contacto por su facilidad de uso, mínimo costo y gran agilidad en el envío de información en formato digital a los clientes, aspectos que Sigue® considera. Lo ideal sería incluir el email de nuestro cliente, si no tiene o no conocemos su dirección debemos escribir “no tiene” para seguir adelante.

Contacto comercial

El nombre de la persona con la cual contactar para hacer negocios con esta empresa. Usualmente contiene el nombre resumido y cargo (40 caracteres).

Sitio web

Sigue® puede acceder a programas de correo electrónico y navegadores de Internet directamente desde sus registros, cargando al software externo la información contenida en estos campos. Esto estará operativo cuando efectivamente el campo correspondiente contenga la información y el formato sea el adecuado.

Observaciones

Cualquier información de texto que desee incluir.

Total Sucursales

Un contador de sucursales que Sigue® maneja internamente. La primera sucursal es este mismo registro, que equivale a la casa matriz.

Fecha ingreso Empresa

La fecha en que el registro es creado en Sigue® o la fecha que el usuario indique. Por ahora no cumple un propósito mayor.

Tipo Cliente 1 y 2

F2 para acceder a la ayuda, este campo está orientado a clasificar los clientes para filtrar en algunos informes y estadísticas, con conceptos que no se incluyen en los giros o segmentos, como por ejemplo identificar si es consumidor final o distribuidor.

Giro/Segmento 1, 2 y 3

Basados en la tabla de Giros/Segmentación, permiten asignar al cliente hasta 3 giros o segmentos diferentes. En los informes se pueden seleccionar o agrupar los clientes por estas claves. Se han definido tres para apoyar el concepto de diferentes actividades comerciales que nos interesa clasificar y analizar y para la segmentación que la empresa considere en sus estudios, entregando información al cliente según sus preferencias y necesidades (ejemplo: Profesor, Dueña de casa, tercera edad).

También se pueden utilizar el o los que no estén permanentemente asignados para agrupaciones temporales o especiales de los clientes. Por ejemplo, si queremos relacionar un grupo de clientes con algún evento al cual deseamos invitarlos, crearemos el evento como un giro o segmentación y asociaremos los clientes adecuados con ese ‘segmento’ para los informes deseados o incluso para imprimir las invitaciones.

Ruta

Las Rutas permiten distribuir en forma óptima el trabajo en terreno o sectorizar el territorio cubierto o por explorar, para disminuir los costos en tiempo y dinero, por traslados y otros. Los clientes (reales o recién incorporados como contactos), pertenecen a una ruta. Las rutas pueden incluir un porcentaje de crecimiento deseado. Aunque no es exclusivo de este módulo, los clientes también pertenecen a una ciudad y las ciudades también pueden pedir un porcentaje de crecimiento.

Vendedor Interno

Independientemente del vendedor asignado, que también es usado para ello, el vendedor interno hace referencia al vendedor que considera el módulo de gestión terreno, además del vendedor asignado, para seleccionar un cliente como parte de su cartera o gestión.

Ejemplo. Un cliente asignado al vendedor 033 será considerado como tal en todo el sistema. Si tiene como vendedor interno al 105, el módulo de gestión terreno lo incluirá en ambos vendedores al revisar. También si en gestión terreno seleccionamos los clientes del vendedor 200, buscará este código de vendedor en ambos campos.

El propósito de esta forma de trabajar es que los clientes usuales de la empresa, aquellos que se atienden en las oficinas o salones de venta y que por ello están asignados a un vendedor de local, puedan además ser internamente asignados a un vendedor de terreno que es responsable de la ruta en que este cliente se encuentra y que será medido por la gestión que realice con él.

Origen Cliente

Un cliente puede ser incorporado a la base de datos de la empresa mediante 3 formas diferentes, y esa información permanece en el tiempo:

– Proceso normal (P). Se agregó porque no existía al momento en que fue atendido, visitado o contactado por primera vez.

– Asignado Empresa (E). Se agregó con la intención de considerarlo en la gestión, principalmente de terreno, posiblemente la empresa lo conoció y le interesó agregarlo.

– Incorporación externa (I). No había sido atendido en la empresa ni se le había contactado en terreno, pero existía en una base de datos que la empresa adquirió y agregó a la propia.

En la configuración estándar de Sigue® se inicia con P y es editable con la clave que autoriza modificar condiciones comerciales.

Condiciones Comerciales

El segundo folio, como lo indica su encabezado, contiene los datos que establecen, regulan e informan la situación comercial del cliente al interior de la empresa. También referencia su condición financiera general mediante una calificación y registra otra información relacionada.

Autorización Ventas

Lo usual es que todos los clientes tengan autorización para que la empresa les venda. Aun así podría prohibir que alguien sea atendido marcándolo no autorizado, en tales casos Sigue® no permite que se generen movimientos de ningún tipo al Rut respectivo, al menos que ingrese la clave VIP que lo permite pese a estar negada o una clave DINAMINA según se haya parametrizado.

Autorización Cuenta Corriente

Con un No, puede impedir que Sigue® acepte ventas o atenciones al cliente cargados a cuenta corriente o crédito, al menos que se ingrese la clave VIP correspondiente o una clave DINAMICA si así se indica en los parámetros generales.

Al marcar un Si, estará autorizado que se le venta o atienda a cuenta corriente, pero condicionado a respetar el monto y el plazo promedio que indique, o también deberá ingresar una clave VIP o DINAMICA en cada caso.

Los valores analizados son con IVA incluido cuando corresponde. Mientras se prepara el documento, Sigue® entrega avisos de advertencia cuando no se cumple alguna condición, pero continúa hasta el final, o simplemente impide en el momento que se continúe.

Al tratar de grabar el documento, se repetirá la verificación completa, avisando en cada caso no cumplido y pidiendo la clave VIP o DINAMICA respectiva; solo si entrega la clave correcta en todos los casos, el documento se podrá grabar.

Para la verificación, el monto a cuenta corriente o crédito del documento será sumado al total de cuenta corriente actual del cliente, y al total de guías sin facturar que tiene a la fecha, el resultado será comparado con el monto autorizado para que no lo exceda.

El plazo hace referencia solo al plazo promedio de las cuotas a cuenta corriente o crédito del documento, este plazo promedio no debe exceder el rango aquí establecido.

Notas. Si se trata de la facturación de una guía, ambos documentos son sumados. Los saldos a favor no son considerados.

Monto total

Si está autorizado a cuenta corriente o crédito, es el monto total que puede acumular, incluido el documento actual, sin avisos o claves. Se expresa en la moneda del sistema.

Plazo Promedio

El plazo promedio que se permite en cada documento. Para una cuota a 60 días debe indicar 60. Para 2 pagos, uno a los 30 días y el siguiente a 60, el promedio entre estos dos es 45 (30+60)/2 y es el número de días a indicar.

Al generar documentos, Sigue® facilita el que la forma de pago elegida no corresponda en cantidad de cuotas, a fin de darle agilidad al proceso, sin embargo vigila que el plazo promedio igualmente sea cumplido.

El plazo de cada cuota y el plazo promedio del documento permiten una diferencia que se puede establecer en la tabla de parámetros generales si se quiere.

Autorización Documentado

Con un No, puede impedir que Sigue® acepte ventas o atenciones al cliente que se declaren documentados en cualquiera de las formas consideradas en la condición comercial (generalmente se consideran solo los cheques y letras, ya que las ventas con tarjeta de crédito o débito suelen asumirse como pagadas, esto se fija por parámetro). La clave VIP o DINAMICA correspondiente permitirá saltar esta condición.

Un Si, autoriza que se le venda o atienda documentando la forma de pago, pero condicionado a respetar el monto, el plazo promedio y los tipos de documentos con los que respalda su compra, o también deberá ingresar una clave VIP o DINAMICA en cada caso.

Los valores analizados son con IVA incluido cuando corresponde. Mientras se prepara el documento, Sigue® entrega avisos de advertencia cuando no se cumple alguna condición, pero continúa hasta el final, o simplemente impide en el momento que se continúe.

Al tratar de grabar el documento, se repite la verificación completa, avisando en cada caso no cumplido y pidiendo la clave VIP o DINAMICA respectiva; solo si entrega la clave correcta en todos los casos, el documento se podrá grabar.

Para verificar, el monto documentado del movimiento en cuestión será sumado al valor total vigente de documentos en cartera del cliente, el resultado será comparado con el monto autorizado para que no lo exceda.

El plazo hace referencia al plazo promedio de las cuotas documentadas del movimiento, este no debe exceder el rango establecido más los días que se pudieran permitir en los parámetros generales.

Los documentos de cada cuota de la forma de pago del movimiento son comparados con los documentos autorizados al cliente, todos deben estar incluidos en la autorización para que la condición se cumpla.

Monto total

Si está autorizado a documentado, es el monto total que puede acumular, incluidos los documentos del documento actual, sin avisos o claves. Se expresa en la moneda del sistema

Tipo de documentos

Si autoriza la venta con documentos, debe especificar cuáles. Vacío no controla el tipo de documento.

Importante. Sigue® cuenta con un proceso que recorre los clientes y actualiza de forma automática sus condiciones de cuenta corriente y documentado, en base a los parámetros que se indiquen y a la información histórica de cada uno, apoyando así el mantenimiento de estos datos.

DAP permitido

Días que la empresa establece como aceptables en la demora de los pagos del cliente.

Sigue® permite llevar un control exacto (ver DAP Global y DAP Reciente), sin embargo, por ejemplo, puede ser que la costumbre sea que la empresa visite al cliente cada 15 días y por lo tanto alguno de sus pagos podría tener un retraso dentro de ese rango de tiempo que en realidad es porque nos hemos demorado en pasar.

DAP Global

Es un número automático generado por el sistema, que indica cuántos días este cliente se ha atrasado en sus pagos reales desde una visión general correspondiente a un plazo establecido en los parámetros generales, por ejemplo los últimos 24 meses.

DAP Reciente

También es un dato estadístico del sistema, este indica cuántos días este cliente se ha atrasado en sus pagos más recientes según el plazo establecido en parámetros generales, por ejemplo 6 meses.

Cuando un DAP es negativo, indica que en realidad no es un retraso, sino un adelanto en los pagos reales.

Condición cliente

Operado internamente por Sigue®, es la condición del cliente respecto a su ingreso en los archivos de la empresa, su frecuencia de compras y actividad o inactividad en general. Cada cliente es clasificado en un modelo progresivo, para exponerlo debemos explicar 2 datos:

– Fecha de análisis de terreno (FAT): Fecha a partir de la cual se habilita en Sigue® el concepto y módulo de ‘Gestión Terreno’.

– Periodo de inactividad (PI): Un rango de tiempo contado en días, desde la fecha actual hacía atrás. Corresponde al tiempo en que el cliente debe estar sin comprar para ser considerado inactivo. Existen dos, uno para los clientes ingresados a partir de la FAT y asignados a un vendedor de terreno (que inician como “C”) y el otro para clientes ingresados antes de la FAT o asignados a vendedores que no son de terreno (y que inician con “A”). Esto nada tiene que ver con la clasificación de activo o inactivo obtenida de los informes de movimientos en base a parámetros específicos.

El modelo

A… – Anterior / Activo

Ingresado a nuestra base de datos antes de la FAT o posteriormente pero asignado al crearlo a un vendedor cuya condición de terreno es No.

C… – Captado / Cliente

Ingresado a nuestra base de datos con fecha posterior a la FAT y asignado al crearlo a un vendedor cuya condición de terreno es Si. No registra compras aún.

AI.. – Activo Inactivo

Cliente “A…” o “AIA.” que no ha comprado en los últimos n días, correspondientes al PI del análisis de no terreno.

CN.. – Cliente Nuevo

Cliente “C…” que registra una única compra desde la FAT.

CA.. – Cliente Activo

Cliente “CN..” que ya registra más de una compra desde la FAT.

CAI. – Cliente Activo Inactivo

Cliente “CA..” o “CAIA” que no ha comprado en los últimos n días, correspondientes al PI del análisis de terreno.

AIA. – Activo Inactivo Activo

Cliente “AI..” que ha comprado en los últimos n días, correspondientes al PI del análisis de no terreno, lo que implica que lo hemos recuperado.

CAIA. – Cliente Activo Inactivo Activo

Cliente “CAI.” que ha comprado en los últimos n días, correspondientes al PI del análisis de terreno, lo que implica que lo hemos recuperado.

La condición de actividad es actualizada al generar movimientos, de acuerdo a la parametrización. La condición de inactividad se genera en un proceso que se ejecuta a voluntad. La condición y el vendedor son válidos para el RUT en general (incluyendo las sucursales, que para el caso son el mismo RUT).

Estado Actual cliente

Es usado por el módulo de gestión terreno y pretende ser una forma más de clasificar, seleccionar o excluir a los clientes:

  1. Empresa Activo + Terreno Activo
  2. Empresa Inactivo + Terreno Inactivo
  3. Empresa Activo + Terreno Inactivo
  4. Empresa Inactivo + Terreno Activo

Ejemplos. Podemos excluir de los informes y análisis de rutas a los clientes Terreno Inactivo porque, siendo atendidos en la empresa (sucursales, locales de venta), nos piden que no les visitemos. Un cliente fallecido cuya actividad comercial se ha terminado, deberá ser inactivo en ambas partes (empresa y terreno).

Motivo del estado

Complementando el Estado, obtiene la información de una lista de posibles motivos y servirá para análisis posteriores.

Calificación interna

En una escala inicialmente definida del 01 al 10, con un decimal. Se orienta a ser la nota que la empresa le asigna al cliente como resultado de su historial, conducta personal y otros al interior de la organización.

Calificación externa

En una escala inicialmente definida del 01 al 10, con un decimal. Se orienta a ser la nota que la empresa le asigna al cliente al analizar su información financiera en el mercado general, su grado de riesgo, etc.

Nota. La empresa puede darle otro enfoque a estas calificaciones, el mencionado es una sugerencia práctica. Estas calificaciones no son automáticas, ya que se refieren a conclusiones que la empresa obtiene a partir del análisis de diferente información, estructurada y no estructurada, de diversas fuentes.

Fecha Calificación

Para tener una referencia que nos indique la antigüedad de las dos calificaciones y por lo tanto su validez o necesidad de actualización.

Saldo a favor Cliente

Lo opera Sigue® en forma interna, en otras secciones de este manual se explica detalladamente, pero podemos decir que un cliente puede acumular saldo a favor en su cuenta, el cual siempre expresado en moneda nacional (peso chileno) y puede ser usado o devuelto posteriormente.

Monto Condiciones Comerciales

Si, acumula sus montos actuales al indicar cliente, muestra resumen si corresponde, aplica seguridad establecida para condiciones comerciales también para los montos. No, la verificación comercial no considera los montos.

Así, al especificar el cliente en el documento, se acumula el total actual en cuenta corriente y en documentado, si algún parámetro ya está excedido, muestra un mensaje con el resumen de su situación actual; y antes de grabar el documento, si los montos del mismo sumados al monto correspondiente ya acumulado, exceden los totales indicados en las condiciones comerciales del cliente, además de aplicar las reglas de verificación comercial sobre los tipos y plazos, también las aplicará sobre los montos, pidiendo también las claves que correspondan o entregando los mensajes, según esté establecido.

Nivel de usuario

Su propósito es que, además de si el usuario tiene o no autorizado un acceso y acciones a las opciones del sistema, este Nivel indique su grado de autoridad para ver información.

Existen 4 niveles de usuario:

– Gerencial o superior. Permite ver márgenes, utilidades y comisiones y cualquier dato que usualmente podría ser reservado, además de la información regular

– Resultados o alto. Permite ver márgenes, utilidades y comisiones además de los datos regulares

– Interno o medio. No permite ver ningún tipo de márgenes, utilidades o comisiones, solo los datos regulares

– Externo o bajo. Más restrictivo y está orientado a que sea un usuario no perteneciente a la empresa. Utilizado con menor frecuencia.

Lista Precios Comercio Tradicionales

Lista de precios de venta usada en documentos generados mediante el ERPe (ERP de escritorio) a cuenta de esta sucursal del cliente. Si no especifica, usa la que indique la sucursal de la empresa o el vendedor del documento.

Web, Password

Una clave de hasta 20 caracteres, utilizada por el ERPi (ERP en internet) para verificar, junto al Rut, si el usuario que intenta acceder a esas herramientas del software puede o no hacerlo e iniciar una sesión.

Web, accesos

Con hasta 20 caracteres, cada uno representa una determinada función, operación o sección a la que, teniendo clave de acceso, podrá acceder mediante una sesión en el ERPi.

DTE, email envió PDF

La ley de facturación electrónica chilena establece que existen dos email que el contribuyente debe disponer y declarar ante el SII cuando desea ser contribuyente electrónico:

– Email de contacto con el SII. Que corresponde al email al cual el SII le enviará todas las respuestas a sus DTE emitidos y otros… es para que el software lo use automáticamente, no para un usuario regular.

– Email de intercambio entre contribuyentes. Que corresponde al email al cual los otros contribuyentes electrónicos deben enviar las respuestas y los DTE que le emiten a la empresa. Orientado a ser un email que la aplicación DTE de la empresa maneja en forma automática.

En ambos casos, usualmente los archivos adjuntos, que son los que las aplicaciones extraen e interpretan, están en formato XML.

Opcionalmente y sin obligación legal, existe un tercer email, que usualmente pertenece a uno o más funcionarios del cliente encargados de la documentación, a los cuales el Gestor DTE puede enviar de forma automática la muestra impresa o copia imprimible en formato PDF de cada DTE que la empresa le emite.

En el caso de Sigue®, no es obligatorio indicarlo y puede ser uno o más (separados por coma, con o sin espacios) y pueden definirse para casa matriz y para cada sucursal del cliente, brindando gran facilidad.

Adicionalmente, existe una página Web a la cual los diferentes receptores pueden acceder directamente a cada documento indicando el Tipo, Número y Monto Total, o pueden iniciar sesión con el Rut de su empresa y una contraseña única, para ver el listado de todos los DTE que la empresa les ha emitido en un rango de tiempo reciente.

En ambos casos pueden ver el PDF o muestra impresa directamente, bajarlo, imprimirlo y otros; y también pueden bajar los archivos XML correspondientes para los fines que estimen.

Regla emisión documentos

Un texto simple que si se incluye es una verificación adicional para grabar documentos, donde el usuario recibe un mensaje con este texto y debe aceptarlo para continuar.

La idea es recordarle cuando un cliente (o proveedor) requiere ciertas condiciones especiales para aprobar los documentos que les emitimos, especialmente los DTE.

Ejemplo, CGE Distribución exige que los DTE emitidos incluyan en los documentos relacionados uno particular de su empresa llamado HES. Para que se active un recordatorio que nos obligue a verificar antes de grabar, podemos incluir el texto “En ventas y similares incluir HES en documentos relacionados”. En este ejemplo es necesario crear el tipo de documento HES, para que pueda ser referenciado.

Esto es importante para evitar los rechazos comerciales de DTE emitidos.

Forma de Pago omisión

Compuesto de 2 datos, el código de forma de pago que se quiere que asuman los documentos que se emiten a este cliente y los tipos de documentos sobre los cuales se quiere aplicar.

Si no especifica, asume la que indique el maestro de tipo de movimiento. Si no incluye los tipos de documentos a los cuales aplicarlo, es como si no lo especificara.

Esta facilidad resulta de gran ayuda para agilizar la creación de documentos y evitar los errores de forma de pago cuando se trata de clientes que tienen esto predefinido con la empresa.

Cliente, Código de Local

Algunos clientes, como los supermercados, le asignan códigos a sus sucursales, En Sigue® puede guardar esta información e incluirla en informes y documentos, para uso interno y en su relación con dichos clientes.

Cliente, Resumen de dirección

Por ahora su función es utilizarla en las cabeceras de columnas de algunas herramientas del módulo de Producción.

Importante

Todos los datos de las condiciones comerciales que son modificables por el usuario, solo están accesibles cuando se entrega la clave VIP que lo autoriza. Esto se hace desde el icono u opción “Herramientas”. La clave VIP se ingresa una vez y permanece activa hasta que sale de la tabla. Si desea permanecer en la tabla pero quitar el acceso a modificar estos datos, simplemente quite la autorización en el mismo menú flotante.

Notas

Este folio permite acceso a una hoja en la que se puede registrar texto plano (incluido BBCode). Su operación es ya conocida y muy simple. Los cambios solo serán aceptados cuando grabe el registro.

Sugerencia. Siga las instrucciones que se muestran al pie del diálogo.

Sucursales

Siendo el registro maestro la casa matriz, en este folio se registran todas las demás sucursales del cliente. La forma de operar está explicada en la sección “Tablas Dependientes o Secundarias” de este manual.

En Sigue® un cliente puede registrar más de 1.200 sucursales.

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