{"id":3439,"date":"2024-01-05T14:29:41","date_gmt":"2024-01-05T18:29:41","guid":{"rendered":"https:\/\/zenitx.com\/sc\/?post_type=docs&#038;p=3439"},"modified":"2024-01-05T14:29:46","modified_gmt":"2024-01-05T18:29:46","password":"","slug":"recursos-del-erp-gestion-de-activos-fijos","status":"publish","type":"docs","link":"https:\/\/zenitx.com\/sc\/know\/recursos-del-erp-gestion-de-activos-fijos\/","title":{"rendered":"Recursos del ERP, Gesti\u00f3n de Activos Fijos"},"content":{"rendered":"\n<p>Los siguientes son los recursos y herramientas del ERP que se pueden aprovechar para la identificaci\u00f3n y gesti\u00f3n de los activos fijos de la empresa.<\/p>\n\n\n\n<p>En los cap\u00edtulos correspondientes de este manual puede consultar m\u00e1s informaci\u00f3n para la adecuada aplicaci\u00f3n de cada recurso, en este solo presentamos la perspectiva.<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\">Identificaci\u00f3n del Activo Fijo<\/h2>\n\n\n\n<p>La tabla maestra de productos y servicios permite individualizar cada activo fijo como un producto, con su c\u00f3digo interno o SKU y toda la informaci\u00f3n habitual; con un c\u00f3digo de barras, la agrupaci\u00f3n correspondiente, costo, existencia o inventario (stock) por bodegas, hoja de notas, cartola hist\u00f3rica de movimientos y mantenimientos, y otros.<\/p>\n\n\n\n<p>Estos productos en su parametrizaci\u00f3n deben indicar que s\u00ed controlan stock, de modo que las compras, las p\u00e9rdidas, las bajas, los traspasos y otros movimientos muevan los inventarios para un control correcto.<\/p>\n\n\n\n<p>La empresa puede elegir, quiz\u00e1s seg\u00fan la relevancia de cada activo fijo, si un SKU representa una unidad espec\u00edfica e individual, o a un producto que puede tener diferentes unidades. Por ejemplo, en m\u00e1quinas utilizadas en \u00e1reas productivas, aunque sean exactamente la misma marca y modelo, cada una puede tener su propio SKU, mientras que un mismo tipo de silla podr\u00eda tener un SKU que incluye todo el inventario o existencia de estas.<\/p>\n\n\n\n<p>Cada activo fijo individualizado con su propio SKU, desde su registro maestro de producto tendr\u00e1 acceso a su cartola, con el hist\u00f3rico de movimientos y servicios, su hoja de notas y m\u00e1s.<\/p>\n\n\n<div class=\"callout nota\">\n    <em class=\"titulo\">Nota<\/em>\n    <p>Se pueden desarrollar recursos espec\u00edficos seg\u00fan requerimientos, por ejemplo, para integrar la informaci\u00f3n de sensores, capturar coordenadas geogr\u00e1ficas de ubicaci\u00f3n actual del activo y m\u00e1s.<\/p>\n\n<\/div>\t\t<style>div.callout {\n    padding: 0.6rem;\n    background-color: #deeaf6;\n    margin-bottom: 0.9rem;\n    \n    --callout-color-precaucion: #ff0000;\n    --callout-color-nota: #ffc000;\n    --callout-color-sugerencia: #00b050;\n    --callout-color-genial: #00b0f0;\n    --callout-color-code: #c717cb;\n    --callout-color-cita: #767171;\n    --callout-background-color-cita: #f2f2f2;\n    \n    --callout-border-width: 6px;\n}\n\ndiv.precaucion {\n    border-left: var(--callout-color-precaucion) solid var(--callout-border-width);\n    --callout-color-titulo: var(--callout-color-precaucion);\n}\ndiv.nota {\n    border-left: var(--callout-color-nota) solid var(--callout-border-width);\n    --callout-color-titulo: #ed7d32;\n}\ndiv.sugerencia {\n    border-left: var(--callout-color-sugerencia) solid var(--callout-border-width);\n    --callout-color-titulo: var(--callout-color-sugerencia);\n}\ndiv.genial {\n    border-left: var(--callout-color-genial) solid var(--callout-border-width);\n    --callout-color-titulo: var(--callout-color-genial);\n}\ndiv.code {\n    border-left: var(--callout-color-code) solid var(--callout-border-width);\n    --callout-color-titulo: var(--callout-color-code);\n    font-size:0.9em;\n}\ndiv.cita {\n    border-left: var(--callout-color-cita) solid var(--callout-border-width);\n    --callout-color-titulo: var(--callout-color-cita);\n    background-color: var(--callout-background-color-cita);\n    font-style:italic;\n}\n\ndiv.callout > :first-child {\n\tmargin-top:0;\n}\ndiv.callout > :last-child {\n\tmargin-bottom:0;\n}\n\ndiv.callout > em.titulo {\n    display:block;\n    color: var(--callout-color-titulo);\n    font-weight:500;\n    font-size:1rem;\n    line-height:1.2;\n    margin-block-end:0.2rem;\n}\n\ndiv.callout > *:empty {\n    display:none;\n}<\/style>\n\t\t\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\">Agrupaci\u00f3n<\/h2>\n\n\n\n<p>Los productos que son activos fijos de la empresa deben ser clasificados en una super familia creada para ello en la agrupaci\u00f3n de productos y servicios, con familias y sub familias adecuadas a las necesidades de la organizaci\u00f3n, a fin de que los navegadores, informes de inventario, costos registrados y m\u00e1s, sean f\u00e1ciles de obtener y exportar debidamente filtrados y ordenados, en diferentes niveles.<\/p>\n\n\n\n<p>Sigue\u00ae en su configuraci\u00f3n est\u00e1ndar aporta una super familia de Activo Fijo o Inmovilizado, que la empresa puede aprovechar. En esta super familia de ejemplo las familias se definen seg\u00fan la naturaleza de los activos en tangibles e intangibles, y cada una a su vez contiene las sub familias habituales. La empresa puede crear otra forma de agruparlos.<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\">Plan de Cuentas Contable<\/h2>\n\n\n\n<p>El Plan de Cuentas Contable (PCC) permite, y debe, definir una Clasificaci\u00f3n de Activos, con una Sub Clasificaci\u00f3n para Activos Fijos o Inmovilizados, y las Cuentas y Sub Cuentas necesarias en su interior para gestionar los Activos Fijos. En su configuraci\u00f3n est\u00e1ndar el ERP incluye esto, y quiz\u00e1s la empresa con el apoyo de su contador quiera adaptarlo.<\/p>\n\n\n\n<p>En el maestro de productos se puede definir a que Sub Cuenta del PCC se asignar\u00e1n autom\u00e1ticamente los movimientos, cuando se trata de proveedores, tales como las compras, incluso permitiendo indicar una Sub Cuenta cuando el precio unitario es menor que cierto monto, y otra cuando es mayor, logrando con ello, por ejemplo, que los activos de bajo costo y posiblemente poca vida \u00fatil, no se contabilicen como activo fijo, pero todos los de costo m\u00e1s alto s\u00ed.<\/p>\n\n\n\n<p>Tambi\u00e9n se puede definir a que Sub Cuenta del PCC se asignan los detalles de documentos cuando se trata de clientes o salidas, movimientos internos, distribuci\u00f3n de materiales y producci\u00f3n. Todo eso puede aportar a una gesti\u00f3n automatizada m\u00e1s amplia.<\/p>\n\n\n\n<p>Esta asignaci\u00f3n automatizada, puede ser cambiada en tiempo real o posteriormente por usuarios autorizados, mediante herramientas para ello en la edici\u00f3n de documentos.<\/p>\n\n\n\n<p>Los informes del PCC, en diferentes niveles y orden, y con los datos que se definan, aportan un valioso m\u00e9todo de clasificaci\u00f3n y revisi\u00f3n y de informaci\u00f3n para el \u00e1rea contable.<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\">Plan de Cuentas Financiero<\/h2>\n\n\n\n<p>La empresa define el Plan de Cuentas Financiero (PCF) de acuerdo a sus necesidades. En este caso el ERP lo aprovecha para la distribuci\u00f3n de los costos del activo fijo a donde corresponda independiente de que sean activos fijos.<\/p>\n\n\n\n<p>La compra de estos elementos es distribuida inmediatamente a componentes espec\u00edficos del PCF, como ocurre con los gastos.<\/p>\n\n\n\n<p>Normalmente cuando se trata de una empresa con departamentos o \u00e1reas bien definidas (aseo, administraci\u00f3n, servicios, marketing, ventas, etc.), los activos inmovilizados al ser comprados tienen un destino definido de antemano, el que tendr\u00e1 correspondencia en el PCF.<\/p>\n\n\n\n<p>La idea es que efectivamente se utilice de esta forma. En el ejemplo de la constructora, las herramientas, equipos y maquinar\u00edas ser\u00edan cargadas a una super cuenta adecuada que refleje que es el departamento de construcci\u00f3n, terreno u otra similar, con divisiones internas si se quiere.<\/p>\n\n\n\n<p>Tambi\u00e9n, aunque es una decisi\u00f3n que la empresa debe tomar, se puede crear en el PCF una estructura para diferenciar los Activos Fijos.<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\">Fabricaci\u00f3n o Producci\u00f3n de Activos Fijos<\/h2>\n\n\n\n<p>Si la empresa fabrica o produce sus propios activos fijos, el m\u00f3dulo de Producci\u00f3n y Fabricaci\u00f3n le aporta todas las herramientas para gestionar los insumos utilizados y aumentar el inventario del activo generado; dejando registro de todo esto, incluida informaci\u00f3n extra como la jornada de producci\u00f3n a cargo, los funcionarios responsables y m\u00e1s.<\/p>\n\n\n\n<p>Y esa informaci\u00f3n, mediante la documentaci\u00f3n correspondiente, pasa a ser parte del hist\u00f3rico y trazabilidad de ese activo fijo.<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\">Bodegas e inventarios<\/h2>\n\n\n\n<p>Posiblemente la empresa mantenga una o m\u00e1s bodegas permanentes a las que asigne todos los productos, incluidos los activos fijos o inmovilizados, quiz\u00e1s los que est\u00e9n temporalmente sin uso o todos, dependiendo de c\u00f3mo desea gestionarlos.<\/p>\n\n\n\n<p>Las compras env\u00edan las unidades al inventario de la bodega que se indique en cada detalle del documento pasando a formar parte de ese stock.<\/p>\n\n\n\n<p>Quiz\u00e1s la empresa tenga sucursales y cada sucursal disponga de una bodega en el sistema, entonces cuando se compra un activo fijo para ser destinado a una sucursal espec\u00edfica, se puede ingresar mediante el documento de compra a la bodega correspondiente, y de esa forma cada sucursal tendr\u00eda su inventario de activo fijo debidamente asignado; pudiendo obtenerse informes, y registrar otros movimientos directamente.<\/p>\n\n\n\n<p>En el caso de la constructora del ejemplo, al iniciar una nueva obra o cuando requiera asignarle a una existente alg\u00fan activo fijo, es buena idea tener una bodega denominada Obras o Proyectos y sacar esos activos desde la bodega permanente e ingresarlos en la bodega de Obras o Proyectos. Ese movimiento se hace mediante un traspaso entre bodegas\/sucursales.<\/p>\n\n\n\n<p>De esta forma, durante el tiempo en que el activo fijo est\u00e1 asignado a una obra, no est\u00e1 disponible en bodega, as\u00ed se sabe cu\u00e1ntas unidades de ese SKU tiene la empresa, cuantas est\u00e1n disponibles en bodega, y cuantas est\u00e1n ocupadas en obras en curso.<\/p>\n\n\n\n<p>A trav\u00e9s de este mismo tipo de movimientos, al concluir la obra o en cualquier momento, la bodega temporal de obras o proyectos devolver\u00e1 estos activos fijos a la bodega permanente que corresponda, debiendo finalmente la bodega temporal quedarse con stock cero, de no ser as\u00ed ser\u00e1n faltantes que el encargado deber\u00e1 justificar y que podr\u00e1n rebajarse mediante la declaraci\u00f3n de p\u00e9rdidas, bajas u otros.<\/p>\n\n\n\n<p>Los traspasos, de acuerdo a la parametrizaci\u00f3n est\u00e1ndar de Sigue\u00ae, se hacen con Gu\u00edas de Despacho de la empresa, que cumplen con las condiciones legales de transporte que no constituyen venta.<\/p>\n\n\n\n<p>Los traspasos no afectan el PCF y no deben hacerlo, porque el destino de los activos fijos o inmovilizados no es ser consumidos en la obra, ya que retornar\u00e1n y continuar\u00e1n siendo propiedad de la empresa; ambos inventarios ser\u00e1n ajustados con la entrada y la salida.<\/p>\n\n\n\n<p>Cuando se deba restar del inventario alg\u00fan activo fijo, por p\u00e9rdida, por darse de baja, por venta de activos inmovilizados, etc., se har\u00e1 con el tipo de documento y movimiento correcto seg\u00fan la lista ofrecida por Sigue\u00ae en cada m\u00f3dulo y en cumplimiento de los procedimientos internos y legales, lo cual, adem\u00e1s de cumplir sus propias normas, rebaja del inventario en forma correcta y proporciona informaci\u00f3n que puede ser aprovechada por el \u00e1rea contable y otras.<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\">Asignaci\u00f3n a Proyectos o ubicaciones espec\u00edficos<\/h2>\n\n\n\n<p>Una empresa que ejecuta proyectos, como la constructora del ejemplo, puede aprovechar el m\u00f3dulo de Presupuesto de Proyectos para identificar cada uno, con sus tareas, etapas e hitos internos; y en las compras, traspasos y otros movimientos que lo autorizan, puede utilizar la herramienta correspondiente en cada detalle del documento que representa unidades de un SKU de activo fijo asignadas a la bodega de Obras o Proyectos, o retiradas de esta, para asignarlo al proyecto correspondiente o a una de sus tareas, etapas o hitos internos.<\/p>\n\n\n\n<p>De esa forma, por ejemplo, todo el inventario de activos fijos que se encuentre en la bodega de obras o proyectos tiene un destino espec\u00edfico verificable, y en el tiempo la trazabilidad de dicho activo tambi\u00e9n permitir\u00e1 saber en qu\u00e9 obras o proyectos ha sido utilizado y en qu\u00e9 periodos de tiempo.<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\">Mantenimiento o Servicio t\u00e9cnico<\/h2>\n\n\n\n<p>El m\u00f3dulo de Servicio T\u00e9cnico y Taller del ERP permite que cada Activo Fijo tangible que requiere mantenimiento o reparaciones, sea creados como un Activo Atendido en la empresa, siendo cada uno en esa tabla una entidad para ese fin.<\/p>\n\n\n\n<p>En esta tabla tambi\u00e9n cuentan con una hoja de notas, historial de modificaciones y enlaces a archivos externos para fotos, fichas t\u00e9cnicas y m\u00e1s.<\/p>\n\n\n\n<p>En este m\u00f3dulo, identificando el activo atendido, se genera y gestiona el hist\u00f3rico de servicios y atenciones que reciba; que del modo usual est\u00e1 disponible desde la cartola del Activo Atendido y desde las \u00f3rdenes de servicio o de trabajo.<\/p>\n\n\n\n<p>Si los Activos Fijos de la empresa que son adem\u00e1s incluidos como Activos Atendidos requieren atenci\u00f3n en terreno o faena, el m\u00f3dulo Cloud de Servicio T\u00e9cnico y Taller permite al funcionario crear y gestionar la Orden de Servicio o de Trabajo desde un dispositivo m\u00f3vil donde \u00e9ste se encuentre, contando con toda la informaci\u00f3n necesaria.<\/p>\n\n\n\n<p>Cada activo atendido, desde su registro maestro tiene acceso a su cartola, con todo el hist\u00f3rico de movimientos y de servicios realizados, su hoja de notas y m\u00e1s.<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\">Hitos de Activos Fijos<\/h2>\n\n\n\n<p>Los usuarios autorizados pueden alimentar directamente los hitos en los registros maestros de productos de los Activos Fijos o Inmovilizado, con el prop\u00f3sito de conservar informaci\u00f3n importante para esa funci\u00f3n, la que podr\u00e1 ser consultada posteriormente.<\/p>\n\n\n\n<p>A un computador, se le pueden registrar Hitos cuando se le hace una reparaci\u00f3n o mejora, se asigna a otro departamento, o se da de baja o se inactiva.<\/p>\n\n\n\n<p>A un escritorio se le puede generar un hito cuando es asignado a otro puesto de trabajo, cuando es restaurado, etc.<\/p>\n\n\n\n<p>Estos hitos son un recurso opcional. Quiz\u00e1s la empresa considere suficiente informaci\u00f3n la que registra mediante los documentos de compra, traslado, baja, etc.; o quiz\u00e1s una vez adquiridos no se preocupe de esos registros y use los hitos para conservar un historial.<\/p>\n\n\n\n<p>Si desea registrar Hitos para activos fijos, usualmente en la configuraci\u00f3n est\u00e1ndar del ERP se incluye para ello un registro en la Clasificaci\u00f3n de Historial de Entidades.<\/p>\n\n\n\n<figure class=\"wp-block-image size-large is-resized\"><img fetchpriority=\"high\" decoding=\"async\" width=\"1024\" height=\"325\" src=\"https:\/\/zenitx.com\/sc\/wp-content\/uploads\/2024\/01\/image-4-1024x325.png\" alt=\"\" class=\"wp-image-3441\" style=\"width:688px;height:auto\" srcset=\"https:\/\/zenitx.com\/sc\/wp-content\/uploads\/2024\/01\/image-4-1024x325.png 1024w, https:\/\/zenitx.com\/sc\/wp-content\/uploads\/2024\/01\/image-4-300x95.png 300w, https:\/\/zenitx.com\/sc\/wp-content\/uploads\/2024\/01\/image-4-768x244.png 768w, https:\/\/zenitx.com\/sc\/wp-content\/uploads\/2024\/01\/image-4.png 1078w\" sizes=\"(max-width: 1024px) 100vw, 1024px\" \/><\/figure>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Los siguientes son los recursos y herramientas del ERP que se pueden aprovechar para la identificaci\u00f3n y gesti\u00f3n de los activos fijos de la empresa. 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