Gestión de Bodega, Entregar y Devolver unidades

Control efectivo de entregas y devoluciones desde y hacia bodega

Permite registrar, consultar y controlar las acciones de entregar y devolver unidades desde y hacia bodega. Orientado a apoyar la gestión de sus encargados, para evitar que de forma errónea o intencional entreguen mercaderías, insumos, herramientas, equipos y otros, sin que estén debidamente documentados, sin que sean cobrados a los clientes, sin que tengan el adecuado seguimiento o sin que posteriormente exijan la necesaria devolución.

Aplica solo en las sucursales que se definan, para los tipos de movimientos que así lo indiquen; exige que se cumplan condiciones y secuencias lógicas para garantizar que la gestión de entrega y devolución es correcta y que no se den pasos posteriores en el ciclo de vida de los documentos hasta que se cumplan las condiciones.

• Este recurso no afecta los inventarios ni el estado de los documentos o de sus detalles; es independiente de los atributos del tipo de movimiento que indican si mueve o no el stock físico, documentado y más, y que tienen efecto sobre los respectivos inventarios según la lógica del documento actual y de los siguientes en su ciclo de vida; también es independiente de las unidades pendientes y del estado de los detalles de los documentos, que hacen referencia a pasos o documentos que pueden estar por concretarse. Tampoco afecta el Hito actual del documento, el cual opera desde otras herramientas.
• Ejemplo. Una orden de servicio en curso, de la cual ya se entregaron las unidades, podría volver a imprimirse y presentarse en bodega para retirar nuevamente los mismos repuestos o productos, lo cual es un riesgo especialmente si los trabajos pueden tomar un tiempo prolongado, ya que el encargado tendría que conservar y consultar copias impresas o apuntes extras para asegurarse de no haber entregado antes esas unidades. Solución: Si el encargado ha hecho el correspondiente registro de entrega en el ERP, el sistema valida, avisa y no lo permite volver a entregar, además le permite consultar el histórico de la orden para confirmar cuando hizo la entrega.
• Ejemplo. Una orden de servicio en curso, con las unidades ya entregadas, podría ser modificada restándole unidades a algún detalle o eliminándolo, con lo cual esos productos o repuestos quitados, además de no haber forma de exigir que se devuelvan físicamente a bodega, generarán descuadres de inventario, y no serán cobrados al cliente. Solución: Si el encargado ha hecho el correspondiente registro de entrega en su bodega, el ERP avisa y no permite restar unidades de los detalles por debajo de las ya entregadas, y tampoco permite borrar un detalle que tenga unidades entregadas total o parcial.
• Ejemplo. Una orden de servicio en curso, con unidades ya entregadas, podría ser modificada sumándole unidades a algún detalle o agregando detalles nuevos, luego con una nueva impresión se puede solicitar la entrega total a bodega. Solución: Si el encargado ha hecho el correspondiente registro de entrega en cada ocasión, el ERP solo permite entregar las unidades aún no entregadas, es decir, las unidades agregadas y las de los nuevos detalles.
• Ejemplo. Una orden de servicio en curso, con unidades ya entregadas, podría ser anulada o eliminada, y si el encargado de bodega no es informado de la anulación o eliminación del documento, no hay forma de garantizar que ocurra la devolución física de los productos o repuestos a su bodega. Solución: Si el encargado ha hecho el correspondiente registro de entrega, el ERP no permite eliminar o anular el documento hasta que se hayan devuelto todas sus unidades. Adicionalmente, un documento anulado mantiene su historial y está accesible al usuario, y el historial de un documento eliminado puede ser rescatado de la base de datos si se requiere.
• Ejemplo. En una orden de servicio se podría cambiar el código de productos ya entregados total o parcialmente, con la posibilidad de alterar sustancialmente el documento cambiando productos (ya entregados) por productos de apoyo o por servicios de costos mínimos, con el consiguiente descuadre de inventario y pérdida para la empresa. Solución: Con el registro de entrega ya hecho por el encargado, el ERP no permite cambiar el código de producto del detalle; eso solo será posible si antes las unidades se devuelven a bodega.
• Ante una diferencia, por ejemplo, si el encargado de bodega sostiene haber entregado un producto a un funcionario, pero este declara que no, es difícil tener certeza de la verdad si no existe un respaldo confiable. La Gestión de Bodega presenta la opción de que en cada ocasión los funcionarios que reciben o devuelven unidades ingresen su clave de persona responsable respaldando la gestión, quedando así un registro digital seguro. Otra opción, o como complemento de la anterior, es que el encargado obtenga un informe de la gestión, indique imprimir 2 copias, y ambos firmen y cada uno conserve la suya.
• Las Notas de Venta y cualquier documento, interno o tributario, tradicional o electrónico, que de acuerdo a los procedimientos de la empresa sea aceptado como respaldo para entregar mercadería desde las bodegas, puede asumir y aprovechar estos mismos atributos para apoyar y controlar la gestión de los encargados de bodega.

Los ejemplos anteriores muestran la utilidad de esta herramienta cuando el tipo de movimiento indica que las Unidades Entregadas inicialmente es Ninguna y por tanto en esos documentos se activan los controles automáticos del ERP.