Procesos de la Empresa y Flujos de Trabajo

La actividad de una empresa se divide en procesos. Los diferentes procesos (operativos, estratégicos, de apoyo, de gestión) son una sucesión de tareas causa-efecto que tienen como objetivo brindar un servicio, tomar una decisión, producir o entregar un producto, etc.

Para que funcionen los procesos es necesario dotarlos de documentos, información, acciones, personal, reglas y estándares, formas de colaboración, tecnología, automatización y seguimiento. Eso se consigue estableciendo flujos de trabajo, que estructuran, organizan, vinculan y sincronizan todos los recursos que demanda un proceso para ser óptimo.

Cada empresa tiene sus propios flujos de trabajo, según su realidad y sus propósitos. Sin embargo, todas experimentan beneficios similares, tales como:

• Mejora de la productividad
• Aumento de la colaboración
• Automatización de los procesos
• Normalización y estandarización
• Optimización del flujo de información
• Eliminación de tareas innecesarias
• Reducción de problemas de comunicación
• Control y seguimiento integrados
• Reducción de costo, tiempo y energía

Digitalizar los Flujos de Trabajo

Los flujos de trabajo no deben ser impuestos por el ERP, sino que deben resultar de la adaptación del software a las necesidades de la empresa y a su modelo de negocios, donde estos son parte de su realidad y a los cuales puede aportar mejores prácticas.

Entre los principales objetivos y ventajas de la digitalización o automatización de los flujos de trabajo usando un software adecuado están:

• Especial énfasis en aplicar las mejores prácticas de la propia empresa
• Optimización de todos los recursos de la organización
• Garantizar la calidad y continuidad operativa aún en circunstancias difíciles
• Lograr la mejor experiencia de los clientes internos y externos
• Minimizar el papeleo y sus costos de impresión, almacenamiento y transporte
• Reducir la necesidad de presencia, desplazamientos y viajes de las personas
• Aumentar la rentabilidad del negocio en todos los niveles
• Mejorar la imagen y percepción que el mercado tiene de la empresa
• Contar siempre con información correcta, significativa y oportuna
• Asegurar la capacidad de adaptación e innovación en el tiempo

En resumen, permitir a la organización tener y aprovechar todas las ventajas de una Empresa Inteligente.

Estos flujos de trabajo se facilitan con estándares predefinidos en base a la experiencia, y se complementan con una amplia parametrización. El resultado deben ser herramientas digitales ágiles que permiten una gran capacidad y flexibilidad al tiempo que guían y controlan cada paso, donde el grado de aplicación lo define la propia empresa.

Los Flujos de Trabajo en Sigue®

Sigue® ERP permite tener múltiples Flujos de Trabajo activos mediante tantas ejecuciones como requiera, en paralelo, en el mismo equipo.

Los flujos de trabajo se forman al considerar los procesos, tareas, documentos, movimientos y más, estableciendo las propiedades y atributos, información, estados, secuencias, conexiones e interacciones, en forma individual y conjunta. Incentivan y regulan la colaboración entre departamentos y usuarios y sus funciones de principio a fin. Todo con una interfaz estandarizada y completa, fácil de aprender, usar y evolucionar.

Para Sigue®, por ejemplo, son Flujos de Trabajo la actividad de un cajero, la de un asesor de servicios, la del encargado de bancos y pagos a proveedores, la del encargado de bodega, la del representante de ventas en terreno, la del transportista que entrega mercaderías. Y todos ellos a su vez pueden disponer de más ejecuciones del ERP para facilitar labores complementarias, o de otros Flujos de Trabajo activos para cumplir tareas diferentes desde un mismo puesto de trabajo.

Toda la información que modifica un flujo de trabajo se ve reflejada en los demás, en el mismo equipo y en equipos y usuarios diferentes con sus propios flujos de trabajo.

En cada Flujo de Trabajo el control lo mantiene el diálogo abierto más recientemente, y si el usuario intenta pasar el foco o prioridad a un diálogo abierto antes en la secuencia de acciones, el sistema no lo permite y hace parpadear el diálogo activo para recordarle al usuario donde está trabajando. Si cierra un diálogo, el foco retorna automáticamente al siguiente diálogo que había abierto más recientemente.

Cada Flujo de Trabajo activo se identifica a si mismo con el nombre del módulo que tiene abierto, y de esa forma puede ser fácilmente identificado en la barra de tareas u otros recursos del sistema operativo (como Windows + Tab en Windows) permitiendo al usuario moverse libremente entre ellos, trabajar en paralelo, dejar gestiones corriendo en segundo plano y otras ventajas.

En este ejemplo desde la barra de tareas de Windows, con el icono correspondiente, se pueden acceder los 3 Flujos de Trabajo activos.