La correcta impresión de los documentos de la forma de pago, cuando corresponde, es muy importante debido a su contenido desde el punto de vista comercial, financiero y legal.
Al Agregar Egresos, antes de grabarlos o grabarlos e imprimirlos, o estando en modo Consultar o Modificar Egresos; mediante la opción Imprimir documentos de forma pago, puede enviar a impresora aquellos que el ERP detecta automáticamente que debería imprimir en formato predefinido y con validez para la institución financiera que lo autoriza.
También directamente desde la cartera de documentos al grabar e imprimir un nuevo registro o imprimir una copia de uno existente, puede enviarlo a impresora, ya que, igualmente, el ERP lo permite si por sus atributos detecta que corresponde.
Como muestra, desde los Egresos Estas opciones dan paso al siguiente diálogo.
En los Egresos Sigue® revisa todos los documentos de pago de este que estén autorizados a ser impresos, y entra en un ciclo de impresión donde muestra este diálogo por cada uno de ellos. En la imagen de muestra encuentra 2, por eso indica 1 de 2, y es la primera impresión, por eso señala que es la impresión Original.
En la cartera de documentos verifica si el documento tiene autorización a impresión y si es así dará paso al diálogo, sin ciclo pues se trata de un solo documento.
Botones de opciones
Cancelar
Abandona la opción de impresión del documento actualmente identificado dando paso al diálogo para el siguiente documento de pago o retornando al registro del abono cuando no hay más o al documento en cartera.
Imprimir
Lo envía a la impresora actualmente activa e identificada.
La impresora puede ser de inyección de tinta, láser o matriz de puntos. Para que el formato sea correcto debe asegurarse de que el factor de la tabla de parámetros generales sea el adecuado. De acuerdo a la experiencia, para inyección de tinta es 1.0, láser es 3.4 en Windows 98 y 1.5 en Windows XP, matriz de puntos es 1.0.
También el formato deberá ajustarse a la impresora usada, mediante los parámetros de impresión del documento. Puede imprimir copias de muestra hasta ajustar los parámetros para obtener el formato deseado y el factor para el tamaño de fuente.
Seleccionar impresora
Permite acceder al diálogo del sistema operativo donde puede cambiar la impresora a la cual enviar el formulario o cambiar alguna de sus propiedades. Si cambia la impresora de destino, en adelante hasta que vuelva a hacerlo o hasta que salga del sistema, la impresora que Usted haya seleccionado, será la utilizada por Sigue® para los documentos de formas de pago. En el diálogo siempre permanece visible el nombre de la impresora actualmente activa y se actualiza si la cambia.
Datos del diálogo
Identificación del documento actual
Indicando su tipo, número, posición de impresión en la secuencia y si es primera impresión (original) o si ya lo ha impreso antes y esta debería ser solo una copia.
Razón Social / Nombre
Toma la del Egreso o del documento en cartera y permite cambiarla si fuese necesario, pero solo para la impresión. Si lo hace y la configuración de su empresa utiliza el esquema de seguridad avanzado, deberá confirmar mediante la correspondiente clave VIP; en tal caso, si no ingresa clave, si no es correcta o si escapa del diálogo, se recuperará el contenido original de la razón social para impresión.
Si la cambia, a partir de ese momento los documentos de pago restantes de la secuencia se imprimirán con la nueva razón social.
Ciudad
Es la plaza del documento a imprimir, debe corresponder, el ERP ofrece la adecuada como un texto que puede cambiar si es necesario.
Borrar “a la orden de”
En el caso de los cheques (o de algún otro documento que pudiera definirse), Sigue® está definido para tarjar este texto del formato original. Puede desactivar la operación quitando la marca del cuadro respectivo, con lo que no tarjará el texto en cuestión.
Borrar “o al portador”
Ídem al caso anterior.
Cruzar
Igual a los casos anteriores, pero se refiere a que en el cheque se imprimirán las dos líneas paralelas verticales que lo acreditan como cruzado. También puede deseleccionar la casilla para que el documento no sea cruzado.
Algunas consideraciones
Si no se trata de documentos que utilicen estos datos, las opciones no están habilitadas.
Una vez que se terminan los documentos de forma de pago con autorización a impresión o una vez procesado el único documento si está en la cartera, regresa al registro actual.
Cuando uno de estos documentos se imprime por primera vez, queda marcado como impreso y la siguiente vez que desee imprimirlo Sigue® le recordará que es solo una Copia y no el Original. Si modifica el abono y como parte del proceso cambia los datos claves del documento de pago (tipo, número, cuenta o institución), este figurará en el sistema como no impreso aún al menos que antes de grabar los cambios lo imprima.
Cuando elige imprimir Documentos de Forma de Pago desde los Abonos, Sigue® realiza la misma verificación de integridad de información que ejecuta antes de grabar los registros, esto es, que no falten datos en el abono, que los valores cuadren, si hay excedentes pide confirmación, etc. El propósito de este control es evitar que el usuario imprima documentos con información incorrecta.
Estando directamente en la cartera de documentos, los iconos grabar y grabar e imprimir hacen también las verificaciones correspondientes a esa tabla.
Muestra
Este es una muestra actualmente en uso para el formato actual de cheques. Se entiende que la empresa lo emite en el formulario preimpreso que el organismo financiero entrega para ello, donde los contenidos impresos coinciden perfectamente, y que se puede modificar en caso necesario.
Nótese que en este caso el formulario preimpreso tendría una primera sección para el respaldo que quedaría firmado al entregar el cheque, y una segunda sección, que estaría prepicada, para el cheque como tal.
Por supuesto, como en el ejemplo se detectaron 2 documentos a imprimir, esto sería 2 veces.
