Mediante la parametrización de productos y servicios y de otros aspectos, se pueden calcular Resultados (Utilidades, Márgenes, Comisiones) por cada venta, producto a producto (detalle a detalle), según las condiciones establecidas para el producto y según la venta real.

Esta funcionalidad es posible aplicarla en empresas comercializadoras, que compran para vender (tales como repuestos automotrices), o fabricantes de sus propios productos de venta (por ejemplo, fábricas de ropa) ¿Por qué? Porque tienen la posibilidad de definir y mantener con cierta estabilidad los precios y condiciones de compra y de venta de sus productos, lo que es fundamental para aplicar esto.

En las empresas que venden servicios, como capacitación y otros, cada movimiento es particular y no tiene un costo establecido. Este tipo de negocios puede hacer un adecuado seguimiento a sus resultados mediante la Administración de Proyectos, que se analizan en el capítulo correspondiente.

Una empresa puede utilizar esta técnica, de cálculo de márgenes y utilidades, en todos o solo en algunos de sus productos o servicios, según estime conveniente y sea factible. La práctica irá perfeccionando su utilización.

Normas y Autorización para el cálculo

Como es natural solo los movimientos que corresponden deben tener cálculo de márgenes, utilidades y comisiones.

Entre estos pueden considerarse las ventas con factura afecta y exenta, ventas anticipadas, facturación de guías de despacho por ventas, ventas con guías de despacho cuando sus valores son definitivos, notas de venta, boletas de ventas 2, órdenes de servicios, notas de crédito que anulan ventas totales o parciales y otros.

Si la empresa crea nuevos tipos de documentos o de movimientos, debe tener la precaución de definir cuidadosamente sus parámetros y hacer todas las pruebas necesarias antes de darlos de alta. Estas recomendaciones son aplicables no solo en el caso del cálculo de resultados, sino que en muchos otros aspectos tales como libros de SII, estadísticas internas, actualización del precio de costo promedio ponderado de los productos, etc.

La lógica y el orden que Sigue® aplica para decidir si un movimiento debe o no considerarse en el cálculo de resultados es: 

• Verifica si Tipo de Movimiento autoriza calcular
  • Si, continúa
  • No, retorna
  • Documento decide. Verifica si Tipo de Documento autoriza calcular
    • Si, continúa
    • No, retorna
• Verifica si el producto autoriza calcular
  • Si, continúa
  • No, retorna

Podemos ver que, finalmente y aun cuando el movimiento ya esté autorizado, un determinado producto puede indicar que él específicamente no sea incluido en los cálculos.

Un producto puede incluirse en los cálculos, pero con comisión cero, afectando los márgenes y utilidades de la empresa, pero no las comisiones.

Rangos de los resultados

Sigue® vigila los márgenes y las comisiones resultantes a fin de avisar cuando exceden ciertos rangos mínimo y máximo establecido en la tabla de parámetros generales, y que actúan para todos los movimientos y productos por igual.

Definir porcentajes o rangos de control adecuados es muy útil porque tendría como resultado que, en caso de errores de información tales como precio de costo mal establecido, precio de venta equivocado, producto incorrecto y otros, se marquen los registros con asterisco (*) para que el usuario pueda verlos a simple vista en los informes y los análisis cuando uno, dos o los tres elementos mencionados entreguen resultados excedidos. Entonces podrá corregir la información y volver a calcular.

Así, cualquier registro calculable cuyos resultados, en uno o más de estos elementos, excedan estos rangos, aparecerán marcados. Independientemente los resultados serán mostrados tal como se obtengan de acuerdo a la información.

Independientemente de lo mencionado, en relación a los márgenes resultante, en los informes respectivos Sigue® permite indicar que registros desea incluir, pudiendo ver todos, los negativos, los positivos, los inferiores o superiores a los márgenes mínimo y deseado establecidos para el producto, los inferiores o superiores a un cierto porcentaje que se indique. Esto, unido a las reglas de selección usuales, permite hacer análisis específicos y rápidos.

Otras Consideraciones

Todos los resultados se expresan en la moneda del movimiento o del informe.

Si la parametrización general indica que el cálculo de resultados es Automático:

• Será hecho al momento de crear o agregar un documento nuevo.
• Será hecho al modificar documentos existentes, pero solo aplica para los detalles nuevos o cuyos códigos de producto hayan cambiado.
• Si agrega un documento cuyos detalles son cargados automáticamente desde un documento existente, mediante la herramienta de documentos relacionados o por otros procesos especiales, y esos detalles ya cuentan con cálculo de resultados, el nuevo documento asumirá en sus detalles la información base y de resultados de aquellos, no haciendo su propio cálculo.
• Cuando los detalles cargados desde documentos relacionados no tienen cálculo de resultados, este será hecho al cargarlos y crear el documento nuevo.
• Si la parametrización general indica que el cálculo de resultados es por Proceso:
• Los cálculos solo serán hechos en forma diferida, mediante el proceso de Recalcular resultados, que también puede usarse para repetir y actualizar los cálculos ya hechos si se necesita.

Independientemente de cuándo se ejecuten, los cálculos toman como base y almacenan la información tal como está al momento de calcular.

Esta lógica combinada con la carga de detalles ya finiquitados, permite, por ejemplo, que las Notas de Crédito por devolución o anulación, carguen, desde la factura relacionada, los productos y sus resultados, que al no intervenirlos conservan la información logrando que haya 100% de coincidencia y veracidad de la información sin necesidad de digitación.

En los informes las Notas de Crédito son rebajadas de los montos y las unidades cuando conservan sus parámetros originales, que establecen que su Efecto Estadístico es inverso, es decir, restan.

Si un mes una factura declara venta y utilidades y paga comisiones al vendedor, pero se anula total o parcialmente en meses posteriores con una nota de crédito, en el mes de la nota de crédito, a todos los datos y resultados se le resta esos valores y a la comisión pagada al vendedor se le resta la nota de crédito. Así se logra que, siendo cada mes un periodo específico, a la vez compense la información anterior. Esto corresponde a la realidad.

Al navegar sobre los movimientos Sigue® permite que el usuario, a través de una clave VIP, accediendo desde el icono Herramientas, modifique los resultados. Esto podría ser necesario cuando no baste con actualizar los datos y recalcular, sino que se necesite un ajuste especial y único del registro en particular, tal como un negocio que en realidad se manejó fuera de las normas y en el cual la comisión no deba verse afectada. Si lo interviene de esta forma, el detalle quedará marcado como intervenido por el Usuario.

Aun así, después de previstas todas estas posibilidades y permitiendo al usuario definir los parámetros a voluntad, si lo requiere, puede enviar el informe de utilidades y comisiones a Microsoft Excel y manipularlo libremente con esta planilla electrónica u otra de su agrado.

Precio de Venta Contado (PVC)

Llamado así porque ignora el plazo de la venta, como si esta fuera al contado. Para cada detalle ya autorizado a calcular resultados:

Toma el valor unitario, que se especifica en la línea respectiva.

Le resta el porcentaje de descuento individual, que aparece en la misma línea y que es aplicable solo a ese detalle.

Si los parámetros del documento indican que el valor es con IVA incluido y/o con otros impuestos incluidos, los resta para obtener el monto neto, lo que hará solo si el valor unitario es mayor a 1.0 para evitar errores de lectura.

A este resultado le resta el porcentaje de descuento global, que aparece al pie del documento y que es aplicable a todos los detalles por igual.

Le suma el monto de Gastos o Recargos unitario de la línea si tuviera. Si el valor es con IVA incluido, lo quita para obtener el monto de Gastos neto.

Redondea este valor a los decimales correspondientes de la moneda usada en el documento.

Precio de Venta Final (PVF)

Corresponde al precio de venta contado (PVC) menos el alza o puntos agregados al margen, que este precio incluye por el efecto del plazo del documento. Los siguientes pasos describen como se obtiene:

Calcula los Días Plazo Promedio del documento (DPPD)

Suma los días de cada cuota, comprendidos entre la fecha de Emisión del documento y la fecha de Vencimiento de la cuota. Finalmente divide esta suma de días por la cantidad de cuotas.

Cuando se trata de documentos que, aunque especifican un código de Forma de Pago, realmente no tienen cuotas, se asume como plazo promedio del documento los Días indicados para ello en el registro maestro de su forma de pago.

Puntos a castigar el precio neto de venta según el plazo (PQNV)

Al plazo promedio del documento (DPPD) le resta el plazo que corresponda según los días liberados del producto (el periodo inicial libre) en combinación con la tabla de Montos Especiales si dicha tabla contiene registros para ello, obteniendo así el Plazo Promedio Final (DPPF).

El periodo inicial libre, en términos generales, significa cuantos días de plazo de la venta serán ignorados en el cálculo de resultados antes de aplicar los recargos o Variación establecida. Se usa porque, por ejemplo, un determinado producto podría pagarse a 30 días al proveedor respectivo y la empresa podría querer no castigar el margen y las comisiones de las ventas que no excedan este plazo, porque la recuperación no se hará después del pago al proveedor y por lo tanto no hay pérdida. Si la empresa decide ignorar esto, simplemente puede dejar este dato en cero.

Si el plazo promedio del documento es menor a los días liberados del producto, el plazo promedio resultante será cero y no un número negativo.

Este resultado se divide por 30 (días del mes comercial).

La Variación 30 días del producto (V30D) se multiplica por este resultado, obteniendo así los puntos que se le restarán al Margen (basado en el PCR) que hubiera resultado de la venta si este no se viera afectado por el plazo del documento (PQNV). La Variación 30 días son los puntos que se debe castigar o rebajar el margen de venta por cada 30 días de plazo, y en principio pretende compensar la utilidad que se pierde por no tener los dineros al contado o por pagar al proveedor antes de recuperar las ventas.

Se obtiene el Precio Venta Final (PVF)

Al precio venta contado (PVC) se le restan los puntos de margen obtenidos de los pasos anteriores (PQNV)