El segundo y tercer folio del registro maestro de clientes contienen los datos que establecen, regulan e informan la situación comercial del cliente al interior de la empresa. También referencia su condición financiera general mediante una calificación.

Autorización a ventas

Lo usual es que todos los clientes estén autorizados a comprar en la empresa. Aun así, podría prohibir que alguien sea atendido marcándolo no autorizado, en tales casos Sigue® no permitirá que se generen movimientos de ningún tipo al Rut respectivo, al menos que ingrese la clave VIP que lo permite pese a estar negada o una clave Dinámica según se haya parametrizado.

Autorización a Crédito, Monto y Plazo

Con un No, puede impedir que Sigue® acepte ventas o atenciones al cliente a crédito, al menos que se ingrese la clave VIP correspondiente o una clave DINAMICA si así se indica en los parámetros generales.

Al marcar un Si, estará autorizado que se le venda o atienda a crédito, pero condicionado a respetar el monto y el plazo promedio que indique, o también deberá ingresar una clave VIP o DINAMICA en cada caso.

Los valores analizados son con IVA incluido cuando corresponde. Mientras se prepara el documento, Sigue® entregará avisos de advertencia cuando no se cumpla alguna condición, pero continuará hasta el final, o simplemente impedirá en el momento que se continúe.

Al tratar de grabar el documento, se repetirá la verificación completa, avisando en cada caso no cumplido y pidiendo la clave VIP o DINAMICA respectiva; solo si entrega la clave correcta en todos los casos, el documento se podrá grabar. 

Para la verificación, el monto a crédito del documento será sumado al total de crédito actual del cliente, y al total de guías sin facturar que tiene a la fecha, el resultado será comparado con el monto autorizado para que no lo exceda. Cero no controla monto.

El plazo, expresado en días, hace referencia solo al plazo promedio de las cuotas a crédito del documento, este plazo promedio no debe exceder el rango aquí establecido. Cero no controla plazo.

Si se trata de la facturación de una guía, ambos documentos son sumados. Los saldos a favor no son considerados.

Autorización a Documentado, Monto, Plazo y Documentos

Con un No, puede impedir que Sigue® acepte ventas o atenciones al cliente que se declaren documentados en cualquiera de las formas consideradas en la condición comercial (generalmente se consideran solo los cheques y letras, ya que las ventas con tarjeta de crédito o débito suelen asumirse como pagadas, esto se fija por parámetro). La clave VIP o DINAMICA correspondiente permitirá saltar esta condición.

Un Si, autoriza que se le venda o atienda documentando la forma de pago, pero condicionado a respetar el monto, el plazo promedio y los tipos de documentos con los que respalda su compra, o también deberá ingresar una clave VIP o DINAMICA en cada caso.

Los valores analizados son con IVA incluido cuando corresponde. Mientras se prepara el documento, Sigue® entregará avisos de advertencia cuando no se cumpla alguna condición, pero continuará hasta el final, o simplemente impedirá en el momento que se continúe

Al tratar de grabar el documento, se repetirá la verificación completa, avisando en cada caso no cumplido y pidiendo la clave VIP o DINAMICA respectiva; solo si entrega la clave correcta en todos los casos, el documento se podrá grabar. 

Para verificar, el monto documentado del movimiento en cuestión será sumado al valor total vigente de documentos en cartera del cliente, el resultado será comparado con el monto autorizado para que no lo exceda. Cero no controla monto.

El plazo hace referencia solo al plazo promedio de las cuotas documentadas del movimiento, este plazo promedio no debe exceder el rango aquí establecido. Cero no controla plazo.

Los documentos de cada cuota de la forma de pago del movimiento son comparados con los documentos autorizados al cliente, todos deben estar incluidos en la autorización o la condición no se cumplirá. Vacío no controla tipo de documento.

Condiciones Comerciales, Montos

Si indica ‘N’ hace que, en cualquier documento, al ingresar ese Rut no lea la información histórica para acumular/mostrar/validar el créditos y cartera de documentos acumulado del cliente.

De esa forma los Ruts genéricos, que por ser genéricos y tener mucha historia resultan más pesados y en realidad no corresponde el análisis, pasan rápidamente el control al siguiente campo, evitando retardos. Siempre se validará si está o no autorizado a crédito y/o documentado y el plazo promedio del documento.

Si indica ‘S’ aplica todas las validaciones que correspondan.

Informe Revisión Condiciones Comerciales Movimientos

Sigue® incluye un informe que detalla las ventas y los ingresos que no cumplen con alguna de las condiciones comerciales del cliente o en las cuales este ya está excedido. Esto permite hacer seguimiento al trabajo de los vendedores y cobradores respecto al cumplimiento de estas normas; también permite chequear las autorizaciones que hayan dado mediante claves VIP los funcionarios responsables, cuando los parámetros así lo establecen.

Este informe ayuda en los análisis de condiciones comerciales de clientes con el propósito de actualizar sus datos:

Cuando las condiciones comerciales se exceden o incumplen

Dependiendo siempre de la parametrización correspondiente, basado en las condiciones comerciales del registro maestro del cliente y en la situación actual de su cuenta, al ingresar un Rut, un servicio o atención, o al intentar grabar cuando crea un documento de venta formal o un abono, y en otras ocasiones, Sigue® entrega mensajes o detiene la ejecución en espera de la autorización adecuada o permite la posibilidad de copiar la información necesaria para enviar un e-mail solicitando la clave en cuestión que será requerida en un paso siguiente; o deja el documento bloqueado, lo que, dependiendo de la parametrización, podría impedir facturarlo u otras acciones hasta que sea liberado.

Para más información consulte el capítulo de Autorizaciones y Bloqueos.

DAP Permitido, DAP Global y DAP Reciente

DAP o Días de Atraso en los Pagos, es un concepto que permite saber, documento a documento y cliente a cliente, los días de atraso en los pagos según efectivamente se concretan.

DAP Permitido

Días que la empresa establece como aceptables en la demora de los pagos del cliente.

Por ejemplo, puede ser que la costumbre sea que la empresa visite al cliente cada 15 días y por lo tanto alguno de sus pagos podría tener un retraso dentro de ese rango de tiempo que en realidad es porque nos hemos demorado en pasar.

DAP Global

Es un número automático generado por el sistema, que indica cuántos días este cliente se ha atrasado en sus pagos reales desde una visión general correspondiente a un plazo establecido en los parámetros generales, por ejemplo, los últimos 24 meses.

DAP Reciente

También es un dato estadístico del sistema, este indica cuántos días este cliente se ha atrasado en sus pagos más recientes según el plazo establecido en parámetros generales, por ejemplo 6 meses.

Cuando un DAP es negativo, indica que en realidad no es un retraso, sino un adelanto en los pagos reales.

El DAP Reciente y el DAP Global no son manipulados por el usuario, los genera Sigue® desde el proceso de actualización.

Para mayor información consulte el capítulo de DAP, Días de atraso en los pagos.

Fase del Ciclo de Vida del Cliente (FCVC)

Es un potente indicador operado internamente por el ERP, basado en información como su fecha de ingreso a la base de datos, su frecuencia de compras, y su actividad o inactividad. En conjunto con la información estadística, la FCVC permite centrar la estrategia de marketing en el cliente, para lograr un contacto, que compre, retenerlo y fidelizarlo o, si se ha perdido, recuperarlo y que se mantenga fiel.

No hemos usado las fases habituales de adquisición, conversión, crecimiento, retención y reactivación, sino otros conceptos que aportan el mismo entendimiento y que, además, nos ayudan a gestionar los clientes en el tiempo de forma más automatizada, diferenciando entre los que requieren gestión en terreno y los que solo compran en los locales establecidos.

Se hace necesario explicar 2 conceptos:

Fecha de Gestión Terreno (FGT)

Fecha contenida en la tabla de parámetros generales, corresponde a cuando se habilita en el ERP el módulo de Gestión Terreno y Distribución, si corresponde. Puede indicar la fecha en que la empresa comienza a funcionar para que en realidad no tenga efecto.

Periodo de Inactividad (PI)

Contenido en la tabla de parámetros generales, es un rango de tiempo contado en días, desde la fecha actual hacía atrás. Corresponde al tiempo en que el cliente debe estar sin comprar para ser considerado Inactivo.

Existen dos:

Periodo de Inactividad Terreno (PIT)

Para los clientes ingresados a partir de la FGT y asignados a un vendedor de terreno (que inician como «C»).

Periodo Inactividad Locales (PIL)

Para clientes ingresados antes de la FGT o asignados a vendedores que no son de terreno (y que inician con «A»).

El modelo

FCVC	Significado	Explicación
A…	Anterior / Activo	Ingresado a la base de datos antes de la FGT o después, pero asignado al crearlo a un vendedor de local; su condición de terreno es No y no cuenta con gestión en terreno.
C…	Captado / Contacto o Prospecto	Ingresado a la base de datos con fecha posterior a la FGT, asignado al crearlo a un vendedor con condición terreno Si, es decir debe contar con gestión en terreno. No registra compras aún.
AI..	Activo Inactivo	Cliente «A…» o «AIA.» que no ha comprado dentro del PIL. Lo hemos perdido o lo estamos perdiendo.
CN..	Cliente Nuevo	Cliente «C…» que registra una sola compra desde la FGT. Hay que procurar el fidelizarlo.
CNI.	Cliente Nuevo Inactivo	Cliente “CN..” que, luego de su primer compra, no ha comprado dentro del PIT, no hemos logrado fidelizarlo.
CA..	Cliente Activo	Cliente «CN..» o “CNI.” que ya registra más de una compra desde la FGT.
CAI.	Cliente Activo Inactivo	Cliente «CA..» o «CAIA» que no ha comprado dentro del PIT. Lo estamos perdiendo.
AIA.	Activo Inactivo Activo	Cliente «AI..» que ha comprado dentro del PIL, lo que implica que lo hemos recuperado.
CAIA.	Cliente Activo Inactivo Activo	Cliente «CAI.» que ha comprado dentro del PIT, lo que implica que lo hemos recuperado.

Como se aprecia, luego de las primeras fases que se mantienen como base, el cliente entra en un ciclo de Activo/Inactivo que permite en todo momento tener una visión macro de su Ciclo de Vida, en una sola variable de 4 caracteres.

Esto no tiene relación con la clasificación de activo o inactivo obtenida de los informes de movimientos en base a parámetros específicos.

Actualización

La fase del ciclo de vida del cliente es actualizada a Activa automáticamente al agregar documentos con los tipos de movimientos que así lo indiquen, de acuerdo a la parametrización.

La actualización a Inactiva se hace mediante un proceso llamado ‘Actualizar Fase del Ciclo de Vida del Cliente’ que se ejecuta a voluntad, preferentemente según un calendario establecido.

Si en el maestro de Tipo de Movimiento el campo ‘Ciclo de Vida del cliente’ indica que No actualiza, el dato correspondiente en el maestro del cliente nunca es modificado con este tipo de movimiento. Usualmente los tipos de movimiento de venta inmediata, venta anticipada, venta con nota de venta, documentación de reclamos y servicios, y similares, son los que Si lo actualizan.

Si no se quiere usar esta funcionalidad, se podrían definir como No actualizan, con lo cual el dato correspondiente en el maestro de clientes y en todas las partes donde es incluido, no será válido porque no estará actualizado.

Estado actual

Es usado por el módulo de gestión terreno y pretende ser una forma más de clasificar, seleccionar o excluir a los clientes:

1. Empresa Activo + Terreno Activo
2. Empresa Inactivo + Terreno Inactivo
3. Empresa Activo + Terreno Inactivo
4. Empresa Inactivo + Terreno Activo

Ejemplos. Podemos excluir de los informes y análisis de rutas a los clientes Terreno Inactivo porque, siendo atendidos en la empresa (sucursales, locales de venta), nos piden que no les visitemos. Un cliente fallecido cuya actividad comercial se ha terminado, deberá ser inactivo en ambas partes (empresa y terreno). 

Motivo del Estado

Complementando el Estado, obtiene la información de una lista de posibles motivos y servirá para análisis posteriores.

Calificación interna

En una escala inicialmente definida del 01 al 10, con un decimal. Se orienta a ser la nota que la empresa le asigna al cliente como resultado de su historial, conducta personal y otros al interior de la organización.

Calificación externa

En una escala inicialmente definida del 01 al 10, con un decimal. Se orienta a ser la nota que la empresa le asigna al cliente al analizar su información financiera en el mercado general, su grado de riesgo, etc.

Fecha de Calificación

Para tener una referencia que nos indique la antigüedad de las dos calificaciones y por lo tanto su validez o necesidad de actualización.

Lista de Precios Comercio Tradicional

Lista de precios de venta usada en documentos generados mediante el ERPe (ERP de escritorio) a cuenta de esta sucursal del cliente. Si no especifica, usa la que indique la sucursal de la empresa o el vendedor del documento.

ERPc Password

Una clave de hasta 20 caracteres que será utilizada por Sigue® internet para verificar, junto al Rut, si el usuario que intenta acceder a la zona privada o reservada del software puede o no hacerlo e iniciar una sesión.

ERPc Accesos

Con hasta 20 caracteres, cada uno representa una determinada función, operación o sección a la que, teniendo clave de acceso, podrá acceder mediante una sesión en Sigue® internet.

Saldo favor cliente ($)

Lo opera Sigue® en forma interna, en otras secciones de este manual se explica detalladamente. Un cliente puede acumular saldo a favor en su cuenta, el cual será siempre expresado en la moneda nacional según configuración y podrá ser usado o devuelto posteriormente.

ERPc, Email Documentos Comerciales

Uno o más correos electrónicos, separados por coma, a los cuales el ERPc pueda enviar emails con los documentos comerciales emitidos (notas de venta y otros). No se refiere al envío de PDF de DTE Emitidos. Puede quedar vacío.

ERPc, Email Documentos Servicio o Taller

Uno o más correos electrónicos, separados por coma, a los cuales el ERPc pueda enviar emails con los documentos de servicios o taller emitidos (formulario de ingreso, orden de servicio, reclamo, formulario de atención, y otros). Puede quedar vacío.

DTE, Email PDF emitidos

La ley de facturación electrónica chilena establece que existen dos emails que el contribuyente debe disponer y declarar ante el SII cuando es contribuyente electrónico:

1. Email de contacto con el SII. Que corresponde al email al cual el SII le enviará todas las respuestas a sus DTE emitidos y otros; es para que el software lo use automáticamente, no para un usuario regular.
2. Email de intercambio entre contribuyentes. Que corresponde al email al cual los otros contribuyentes electrónicos deben enviar las respuestas y los DTE que le emiten a la empresa. Orientado a ser un email que el software DTE de la empresa maneja en forma automática.

En ambos casos, usualmente los archivos adjuntos, que son los que los softwares extraen e interpretan, están en formato XML.

Opcionalmente y sin obligación legal, en Sigue® existe este tercer email, que usualmente pertenece a uno o más funcionarios del cliente encargados de la documentación, a los cuales el Gestor DTE puede enviar de forma automática la muestra impresa o copia imprimible en formato PDF de cada DTE que la empresa le emite.

No es obligatorio indicarlo y puede ser uno o más (separados por coma, con o sin espacios) y pueden definirse para casa matriz y para cada sucursal del cliente, brindando gran facilidad.

Adicionalmente, puede existir un sitio Web al cual los diferentes receptores pueden acceder directamente a cada documento indicando el Tipo, Número y Monto Total, o pueden iniciar sesión con el Rut de su empresa y una contraseña única, para ver el listado de todos los DTE que la empresa les ha emitido en un rango de tiempo reciente.

En ambos casos pueden ver el PDF o muestra impresa directamente, bajarlo, imprimirlo y otros; y también pueden bajar los archivos XML correspondientes para los fines que estimen.

Regla emisión documentos

Un texto simple que si se incluye es una verificación adicional para grabar documentos, donde el usuario recibe un mensaje con este texto y debe aceptarlo para continuar.

La idea es recordarle cuando un cliente (o proveedor) requiere ciertas condiciones especiales para aprobar los documentos que les emitimos, especialmente los DTE.

Ejemplo, CGE Distribución exige que los DTE emitidos incluyan en los documentos relacionados el HES (Hoja de Entrada de Servicios). Para que se active un recordatorio que nos obligue a verificar antes de grabar, podemos incluir el texto “En ventas y similares incluir HES en documentos relacionados”. En este ejemplo es necesario crear el tipo de documento HES, para que pueda ser referenciado.

Esto es importante para evitar los rechazos comerciales de DTE emitidos.

Forma de Pago omisión

Compuesto de 2 datos, el código de forma de pago que se quiere que asuman los documentos que se emiten a este cliente y los tipos de documentos sobre los cuales se quiere aplicar.

Si no especifica, asume la que indique el maestro de tipo de movimiento. Si no incluye los tipos de documentos a los cuales aplicarlo, es como si no lo especificara.

Esta facilidad resulta de gran ayuda para agilizar la creación de documentos y evitar los errores de forma de pago cuando se trata de clientes que tienen esto predefinido con la empresa.

Código interno de Local

Algunos clientes, como los supermercados, asignan códigos a sus sucursales, en Sigue® puede guardar esta información e incluirla en informes y documentos, para uso interno y en su relación con dichos clientes.

Nivel de Seguridad de Usuario (NSU)

Su propósito es que, además de si el usuario tiene o no autorizado un acceso y acciones a las opciones del sistema, este NSU indique su grado de autoridad para ver información.

Existen 4 NSU:

1. Gerencial o superior. Permite ver márgenes, utilidades y comisiones y cualquier dato que usualmente podría ser reservado, además de la información regular.
2. Resultados o alto. Permite ver márgenes, utilidades y comisiones además de los datos regulares.
3. Interno o medio. No permite ver ningún tipo de márgenes, utilidades o comisiones, solo los datos regulares.
4. Externo o bajo. Más restrictivo y está orientado a que sea un usuario no perteneciente a la empresa. Utilizado con menor frecuencia.