Este seguimiento a los DTE emitidos brinda a los usuarios del ERPe la capacidad de observar de forma fácil y rápida desde sus propios flujos de trabajo qué está sucediendo con los diferentes documentos electrónicos que emiten; si han sido procesados por el Gestor DTE, si se han envido al organismo fiscalizador, las respuestas del mismo, si se han enviado a los contribuyentes electrónicos y las respuestas recibidas por parte de estos.
El conjunto de datos permite al usuario directo garantizar que los DTE que emite sean correctos y cumplan todo su proceso; en caso contrario puede tomar a tiempo las acciones correctivas.
Los usuarios del ERPe pueden avisar al Administrador del Sistema cuando encuentren algo que no ha completado su ciclo correctamente. Además, el Gestor DTE cuenta con herramientas para envío automatizado de correos a los encargados frente a situaciones que ameritan su intervención.
Estado Proceso de DTE Emitidos
Los posibles Estados Proceso o interno de DTE Emitidos, son:
| Estado | Significado |
|---|---|
| 0 | Pendiente |
| 1 | En Proceso |
| 2 | Procesado |
Estado Tributario de DTE Emitidos
Los posibles Estados Tributarios de DTE Emitidos son:
| Estado | Significado |
|---|---|
| 0 | No enviado |
| 4 | Enviado |
| 5 | Reenviado |
| 1 | Aceptado |
| 2 | Aceptado con Reparos |
| 3 | Rechazado |
| 98 | Sin Folios Disponibles, no logrado |
| 99 | Error de Envío, no logrado |
Estado Contribuyente de DTE Emitidos
Los posibles Estados Contribuyente de DTE Emitidos, son la interpretación interna a las respuestas oficiales de los contribuyentes electrónicos o la representación de la no acción según sea.
El ERPe los usa para presentar el estado actual en sus vistas:
| Estado | Significado |
|---|---|
| 9 | No enviado |
| 10 | Sin Responder |
| 11 | Rechazado Error en Firma |
| 12 | Rechazado Error Rut emisor |
| 13 | Rechazado Error Rut receptor |
| 14 | Rechazado DTE repetido |
| 15 | Rechazado Otros motivos |
| 16 | Recibido Ok (recibido técnicamente correcto) |
| 17 | Aceptado Comercial |
| 18 | Aceptado con Discrepancias |
| 19 | Rechazado Comercial |
| 20 | Error de Envío (por reintentar) |
| 21 | Contribuyente No Electrónico (no enviar) |
| 22 | Rechazado Envío Error Schema |
| 23 | Rechazado Envío Error Firma |
| 24 | Rechazado Envío Rut Receptor no corresponde |
| 25 | Rechazado Envío repetido |
| 26 | Rechazado Envío archivo ilegible |
| 27 | Rechazado Envío Otros motivos |
Estado Recibo de Mercadería de DTE Emitidos
Cuando un receptor de DTE emitidos nos envía una respuesta de Recibo de Mercadería, la información de ese recibo (Rut y recinto) es almacenada en la base de datos del Gestor DTE.
Los posibles Estados de Recibo de Mercadería de DTE Emitidos, son la interpretación interna a las respuestas oficiales de los contribuyentes electrónicos o la representación de la no acción según sea.
El ERPe los usa para presentar el estado actual en sus vistas:
| Estado | Significado |
|---|---|
| 0 | Pendiente |
| 10 | Mercadería Recibida |
| 97 | No Corresponde |
Para fines de seguimiento en el ERPe, el estado Recibo de Mercadería para Boletas Electrónicas asume 97.
Vistas de Seguimiento en el ERPe
Cuando navega el maestro de cualquiera de las tablas de movimientos, si desplaza algo el cursor hacia la derecha, verá 4 columnas (Estado Proceso, Estado Tributario, Estado Comercial y Estado Recibo Mercadería) cuyos contenidos, para los DTE, son iconos representativos de la situación en estos 4 estados está actualmente.
Además, en el navegador y en la edición de registros, las herramientas dan acceso a herramientas adicionales del Módulo DTE, que aplican sobre el documento actual.
Estos recursos incluyen:
- Vista de los cuatro estados de seguimiento, con su representación gráfica y detalle correspondiente en texto.
- Opción para actualizar los estados de seguimiento del DTE actual, garantizando que están leídos los cambios más recientes desde el Gestor DTE. Actúa independientemente de si el seguimiento está o no terminado.
- Opción para activar la contraseña de Acción Módulo DTE. Si está activa, la opción para desactivarla.
El siguiente esquema explica el significado de cada icono o contenido para cada Estado de los DTE Emitidos:
| Crayón | Estado Proceso | Estado Tributario | Est. Comercial/Contrib | Estado Recibido Mercadería |
|---|---|---|---|---|
 | Pendiente (sin procesar) | No Enviado | No enviado | No enviado |
 | En Proceso | Enviado/Reenviado | Enviado | (no aplica) |
 | (no aplica) | (no aplica) | Recibido Ok | (no aplica) |
 | Procesado | Aceptado | Aceptado Comercial | Mercadería recibida |
 | (no aplica) | Aceptado con Reparos | Aceptado c/Discrepancias | (no aplica) |
 | (no aplica) | Rechazado | Rechazado técnico | (no aplica) |
 | (no aplica) | (no aplica) | Rechazado Comercial | (no aplica) |
 | (no aplica) | Sin Folios Disponible (*1) | (no aplica) | (no aplica) |
 | (no aplica) | Error Envío (no logrado) | Error de envío | (no aplica) |
 | (no corresponde) | (no corresponde) | (Contrib no electrónico) | (no corresponde) |
| ?? | (error desconocido) (*2) | (error desconocido) (*2) | (error desconocido) (*2) | (error desconocido) (*2) |
(*1) Sin Folio Disponible, no logrado.
En su configuración estándar, al enviar a grabar e imprimir un nuevo DTE emitido o grabar un DTE modificado que debe enviarse nuevamente al Módulo DTE, lo primero que hace el ERPe es alimentar la integración y pasar el control al Gestor DTE para la verificación de disponibilidad de folios autorizados por el organismo fiscalizador, la asignación del que corresponda y la impresión de la representación gráfica; para luego retomar el control y grabar el documento.
Si no hubiera disponibilidad de folios o el Gestor DTE no respondiera dentro del tiempo indicado, el usuario recibe un aviso y el documento no es grabado, brindando la oportunidad de que el Administrador del Sistema solicite folios al organismo fiscalizador o los transfiera desde la sucursal de reserva, para luego intentar grabar e imprimir nuevamente con la situación ya resuelta.
(*2) Error Desconocido.
Nunca debería presentarse, es solo una medida de seguridad del ERP.
Herramientas Adicionales
Si ha activado la contraseña de Acción Módulo DTE, tendrá disponibles dos recursos extras, que explicamos a continuación.
Ver la Información DTE de Documento actual
Permite ver en un diálogo propio del ERPe la información técnica del DTE, de gran importancia para el análisis que puede hacer el Administrador del Sistema ante una anomalía.
Si hubiera algún error que impida el acceso a los datos, puede recibir un mensaje como este:
Si el acceso está ok, que es lo habitual, el diálogo, como la muestra a continuación, cuenta con herramientas habituales para copiar e imprimir los textos
Los datos mostrados son:
Estados actuales
Los 4 estados DTE como actualmente los registra el ERP.
Clave de Integración Gestor DTE
La clave exclusiva de cada DTE, que lo relaciona con el Gestor DTE. Es útil para los usuarios con autorización a hacer análisis adicionales o a realizar acciones con herramientas Add-Ons.
N° Folio asignado por Gestor DTE
El folio o número correlativo que el Gestor DTE le asignó al documento, y que en todos los casos debe ser el mismo que registra el ERPe.
N° Identificador respuesta del fiscalizador
Cuando el organismo fiscalizador responde a los envíos hechos por el Gestor DTE, lo hace mediante un correo enviado al email de Contacto declarado por el contribuyente para tal efecto.
Esta respuesta usualmente incluye un identificador o número de envío en su asunto y dos archivos adjuntos, uno con un texto comprensible al usuario y el otro un XML que puede ser procesado por el módulo DTE del ERPc para extraer en forma automática la respuesta y hacer los registros y seguimientos correspondientes.
Ambos archivos también hacen referencia al Identificador o número de envío o TrackId; este identificador es el que se muestra aquí.
Errores de envío y/o respuesta del fiscalizador
Si ocurren errores de envío, de parte de la plataforma o del organismo fiscalizador, se registra el estado de error de envío y se genera un detalle para apoyar su reconocimiento y corrección.
Cuando el archivo XML enviado por el contribuyente tiene algún error, la respuesta del organismo fiscalizador, con sus archivos adjuntos, explica dicha falla. El Gestor DTE identifica y valida el adjunto con formato XML y lo guarda.
Este texto se ve aquí.
Argumentos internos pasados en DTE
Cuando el ERPe genera un documento electrónico, el Módulo DTE alimenta un campo JSON dentro del documento, con información e instrucciones específicas, tales como a que impresora enviar la representación impresa o PDF, cuantas copias imprimir de cada página, los emails del cliente a los cuales enviar copia del PDF, si debe enviarse de inmediato o diferido al organismo fiscalizador, etc.
Aquí se ve el contenido de ese JSON.
Actualizar Estados de Seguimiento de DTE pendientes
Lo regular es que el Módulo DTE del ERPe mantenga actualizados y visibles los estados de seguimiento de los DTE con su información relacionada, a partir de los registros de integración alimentados por el Gestor DTE.
Esta función la puede realizar el ERPe en forma automática como parte de la sincronización local (que es interna) cuando la configuración de la estación de trabajo indica que se haga (DTE, datos Seguimiento). También lo hace el ERPe como parte de la sincronización remota, salvo que el usuario indique que no.
Además, se puede hacer manualmente desde esta herramienta.
Lo que este proceso hace, cuando es llamado desde las sincronizaciones o directamente por el usuario, es consultar todos los DTE Emitidos que tienen cambios en su registro de integración del Gestor DTE (dte_integraciones.update = 1 ) y que corresponden a la sucursal actual; buscarlos en la tabla actual del ERP, sin diferenciar entre grupos de movimientos, y actualizar lo que corresponda.
Ignora todos los filtros si hubiera activos… al volver aplica solo el filtro de grupo (ordscope padre).
Entre sucursales actúa la sincronización remota.
Si alguno de sus estados de seguimiento de DTE tiene una condición que puede cambiar porque no ha concluido, y efectivamente hay cambios, registra esas modificaciones para que sean visibles al usuario del ERPe.
Para estaciones de trabajo muy lentas o bajo condiciones pobres de conexión, es preferible indicar que la estación de trabajo no lo haga.
Las opciones incluidas en estas herramientas son para ejecutar esta actualización en forma manual, lo que puede hacer en cualquier estación de trabajo, aunque no esté autorizada a efectuarlo en forma automática en la sincronización local.
El proceso de actualización de los estados de seguimiento de DTE, sin importar de donde se ejecute, es una variante de los procesos de sincronización remota del ERPe y de centralización del Gestor DTE.
Si, teniendo configurada su estación de trabajo para recibir mensajes de sincronización, no encuentra el registro de integración necesario, lo que podría deberse a que el documento fue creado en otra sucursal y su información no está completamente sincronizada, recibirá un mensaje explicativo. Si eso sucede, podría resolverse ejecutando nuevamente el proceso de sincronización remota o actualizando los estados de seguimiento para el DTE específico.
Informe DTE Emitidos con Crédito y Situaciones Pendientes
La empresa debe exigir a los receptores electrónicos la respuesta comercial y de recibo de mercadería de los documentos emitidos que tienen Crédito, contando así con el respaldo necesario para el pago expedito y oportuno, o para factorizar dichos documentos.
La ley chilena establece que, si al octavo día el receptor no ha respondido, se asume aceptado y por tanto la deuda también sería aceptada. Este seguimiento adicional tiene por objetivo procurar que la aceptación sea a la brevedad posible y garantizar que no haya respuestas de rechazo u otras situaciones que luego dificulten la recuperación del crédito otorgado u otras gestiones.
El informe, que obviamente puede usarse para más seguimientos, se puede obtener desde Informes > Ventas > Ventas diferentes formatos.
Esta guía presenta en detalle la parametrización recomendada para el seguimiento de DTE emitidos con crédito actual y con cualquier situación pendiente en sus estados.
Para facilitar su uso sugerimos acceder a Herramientas y elegir un informe ya pregrabado o personalizado, de modo que solo sea necesario actualizar el rango de fechas, pues los demás parámetros estarán siempre listos.
Los parámetros estándar del informe para seguimiento a los DTE Emitidos con crédito son:
Nivel, General / Total, en orden Fecha Contable/Documento, presenta cada documento incluido en una sola línea.
Las columnas Valor neto docmto y Valor total doc, cuando está parametrizado que el informe se exprese en valores netos (recomendado) figuran en ese orden, en caso contrario el orden se invierte. Para este seguimiento sugerimos seleccionar la columna de valor total del documento, porque en el Gestor DTE los valores son totales y porque es más adecuado para la comprensión del receptor.
Seleccionar ‘Quitar cols prods’ excluye todas las columnas del producto o servicio que para este caso no aplican y así simplificamos el informe y recuperamos el espacio.
Crédito actual documento es la columna que muestra el monto a crédito que actualmente tiene impago el documento.
Estados. No marcamos estado Proceso porque para el caso siempre son procesados y solo ocuparía espacio.
Forma de pago ‘Con Crédito’ solo considera los documentos que, teniendo cuotas en crédito, a la fecha aún tienen saldo total o parcial.
Los estados de DTE emitidos
Estado proceso, para el caso no tiene propósito, no usar.
Estado Tributario. Estos son los estados a seguir (ya seleccionados)
Estado Contribuyente. Estos son los estados a seguir (ya seleccionados)
Estado Recibo de mercadería. Este el estado a seguir (ya seleccionado)
El informe que obtenemos con estos parámetros es similar a esta muestra.
Como hacemos seguimiento a los estados que no deben suceder y se deben resolver, los únicos estados que consideramos correctos y no requieren seguimiento, son en cada caso, aquellos que no seleccionamos.
Al seleccionar todos los estados que necesitan seguimiento, obtenemos un informe filtrando los documentos que requieren cualquier acción para su adecuada conclusión, con la comodidad de tenerlos todos en un único listado, la seguridad de no excluir ninguno y la facilidad de exportarlos a Excel para acciones y registros posteriores.
Un DTE es incluido en el informe cuando, habiendo indicado contenido en alguno de los parámetros de estados, tiene al menos uno de esos estados, independiente de que sus demás estados estén pendientes o concluidos.
En los DTE emitidos el estado Recibo de Mercadería solo es considerado si en el estado Contribuyente este si es electrónico, ya que los contribuyentes no electrónicos no reciben los DTE y por lo tanto nunca entregan respuestas electrónicas.
Incorporar esta funcionalidad en los informes del ERP y que sus navegadores incluyan los crayones de seguimiento a los estados, es una forma de facilitar que más usuarios puedan apoyar esta gestión desde sus labores habituales.
Este informe no incluye las notas de crédito que corrigen datos de texto de facturas, porque estas no tienen productos o detalles que se puedan evaluar.
Cada empresa debe optar por la forma más adecuada de hacer el seguimiento, este es un ejemplo práctico que puede resultar conveniente.
Recuerde que también puede seleccionar un solo cliente y emitir un informe específico, y aprovechar todos los filtros del informe.
Obtenga un nuevo informe cada semana, preferentemente con un rango de fechas que cubra hacia atrás lo suficiente para no excluir ningún DTE más antiguo que aún requiera solución, y cuya fecha final, por ejemplo, puede ser la fecha actual menos 3 días, para dar tiempo al proceso electrónico y humano normal antes de iniciar estas gestiones.
Familiarícese con los conceptos necesarios de gestión de DTE para expresar correctamente su solicitud cuando deba plantear situaciones a sus clientes, o para interpretar de forma adecuada las respuestas que reciba.
Ejecutar Gestor DTE
Cuando el módulo DTE está autorizado en el ERP, encuentra la opción en el submenú de herramientas que incorpora a las habituales. También se encuentra disponible al ingresar al ERP y en el menú de iconos del costado derecho de su menú principal.
De acuerdo a la configuración que se haya definido en la tabla de parámetros generales, brinda acceso directo a la interfaz gráfica del Gestor DTE en la unidad Central, que usualmente es utilizada por el Administrador del Sistema.
Ejecutar Portal DTE
Cuando el módulo DTE está autorizado en el ERP, encuentra la opción en el submenú de herramientas que incorpora a las habituales. También se encuentra disponible al ingresar al ERP y en el menú de iconos del costado derecho de su menú principal.
De acuerdo a la configuración que se haya definido en la tabla de parámetros generales, brinda acceso directo a la interfaz gráfica del Portal de Documentos que exige la ley tener disponible para los receptores de boletas emitidas, y que en el caso de Sigue® incluye todos los tipos de DTE.
