Esta tabla contiene principalmente las actividades que la empresa debe ejecutar de acuerdo a su SGC, especialmente aquellas que la ley obliga y que deben cumplirse en determinadas fechas.

¿Cuándo debe cumplir esta actividad?

Sigue® permite indicar, por separado, el día, el mes y el año, pudiendo especificar uno, dos o los tres datos. Por ejemplo, una actividad podría requerir ser ejecutada todos los días 15, de todos los meses, todos los años, por lo tanto, solo especificamos el día. Otra debe ejecutarse cada 15 de septiembre, entonces especificamos el día y el mes.

Tiempo en horas y costo en dinero

Estos datos, referentes a lo que estimamos costará cumplir la actividad, son solo informativos.

Fecha próximo control

Deberá ser actualizada manual y voluntariamente cada vez que se realice la actividad, cambiándola a la siguiente fecha en que queramos controlarla o ejecutarla. Aunque esta fecha puede no tener relación con el día, mes y año del registro, generalmente si la tiene. Esta fecha, comparada con la fecha actual, dará como resultado el color en que se muestra el registro, siendo rojo para vencido, naranja a menos de 30 días de su vencimiento (o los días que se parametricen), y negro aún falta más tiempo.

Funcionario responsable

Obtenido de la tabla de funcionarios, es aquel a quien la empresa, por procedimiento, ha designado para llevar a cabo o responder por esta actividad.

Archivo externo relacionado con la actividad

Pudiendo ser cualquiera, lo lógico es que sea el procedimiento desde donde se origina. Como se ha visto antes, mediante la tabla de archivos externos se pueden establecer más relaciones.

Histórico / Observaciones

Donde, en forma de texto simple y con cientos de líneas, se podrá dejar registro de las ejecuciones, los controles, las metas, los temas pendientes, etc. El usuario autorizado a modificar estos contenidos podrá hacer uso libre de este dato, preferentemente insertando en su parte superior la información más reciente, identificándola mediante una fecha.

Recuerde que, si lo desea, puede relacionar todos los archivos y carpetas externas que desee a cada uno de estos registros.

Envío de E-Mail desde la Agenda

Esta tabla cuenta con la herramienta de comunicación que, como habrá estudiado en el capítulo correspondiente, al accederla desde el menú superior, permite enviar e-mail.

Inicialmente accede ofreciendo enviar el e-mail al funcionario responsable del registro, el asunto es el nombre de la actividad y el contenido es un mensaje relacionado con dicha actividad y su vencimiento.

Puede agregar o modificar los destinatarios mediante el acceso a la tabla de funcionarios y puede modificar el asunto y el cuerpo. También puede adjuntar archivos y hacer un envío personalizado (uno a uno), o uno general a todos los usuarios que indique.

Esta herramienta, propia de Sigue®, exige que MS-Outlook esté en ejecución porque lo utiliza como servicio de correos, dejando precisamente en la carpeta de salida de dicho software el registro del envío.