Desde cualquier documento (facturas de venta, facturas de compra, ingresos, egresos, reclamos, cotizaciones, oportunidades de mejora, etc.), y desde la tabla de funcionarios, mediante las Herramientas de cada uno, y previo ingreso de la clave VIP del SGC (que permite acceso a generar o modificar la información del SGC), tendrá acceso a un diálogo como el siguiente:

La calificación es aplicable al registro actual (sobre el cual se encontraba el cursor cuando accedió a las herramientas desde la tabla o al registro cuando estaba editándolo). La información de tipo y número de documento o la identificación del funcionario, será mostrada en la cabecera del diálogo.

Clasificación

Según se haya definido previamente, de acuerdo al SGC de la empresa, seleccione de la lista disponible en el documento actual, la clasificación adecuada. Esto es importante, porque, por ejemplo, no es lo mismo una calificación por encuesta a empresa cliente, que una por observación interna. Esta clasificación es usada para las estadísticas.

Fecha

Puede ser igual o superior a la fecha de emisión del documento, e igual o menor a la fecha actual. Se utiliza para decidir si esta calificación es o no considerada para actualizar la calificación del cliente (empresa), proveedor o funcionario, dependiendo de la cantidad de calificaciones que por parámetro se hayan indicado y de las que, por su fecha, sean más recientes a esta.

Puede utilizar la ayuda de calendario disponible.

Calificación

Está comprendida entre 1.0 y 7.0, intentando que cada una sea representativa de la observación. Siempre ofrece la calificación más alta.

Puede utilizar la ayuda de la calculadora de Sigue®.

Detalle

Texto breve, de uso libre, que acompañe y describa la calificación. Es adicional a la clasificación y es utilizado en los E-mail que puede enviar desde esta tabla.

Información

En realidad, no es parte de los datos que ingresa el usuario y no es modificable (si le hace cambios serán ignorados). Es la información que se haya definido para mostrar según la clasificación elegida, lo que el usuario responsable del SGC habrá preparado previamente y podrá actualizar cuando requiera.

Su propósito es que, en cada clasificación, sirva de guía para que la calificación ingresada sea coherente con el SGC y adecuada en su propósito.

El software, además de la capacidad de adaptarse al modelo de negocios de su empresa, mantiene ciertos estándares:

• Rango de notas para calificación

– Reprobado (Rojo)                0.0 a 3.9

– Debe mejorar (Amarillo)      4.0 a 5.9

– Cumple requisitos (Verde)   6.0 a 7.0

• Idea de las calificaciones

1: Pésimo        2: Muy Malo   3: Malo

4: Regular       5: Bueno

6: Muy Bueno 7: Excelente

En las tablas de Clientes, Proveedores y Funcionarios, al costado izquierdo de cada registro, una columna muestra crayones de 3 colores (precisamente rojo, amarillo y verde), cuando, teniendo la entidad una calificación promedio registrada, ésta está comprendida dentro del rango que se grafica con el color correspondiente.

Con un clic sobre la cabecera de dicha columna, se ordenan los registros según su calificación promedio, primero aquellos que no tienen porque jamás se les ha asociado o creado una calificación, luego los rojos, los amarillos y finalmente los verdes.

De esta forma se puede apreciar y evaluar fácilmente la información, sin necesidad de recordar número o de memorizar escalas.

En el caso de los clientes, es importante, entender que debemos poner énfasis en recuperar la imagen que como empresa hemos perdido (rojo), o tenemos en riesgo y debemos mejorar (amarillo), frente a nuestros clientes (las calificaciones a clientes no se refieren, como en los otros casos, a ellos, sino a nosotros frente a ellos).

En caso de los proveedores, aquellos en rojo, dependiendo de la definición de su SGC, quizás deben ser descartados y ya no ser considerados en las cotizaciones o compras, los amarillos deben ser llamados a mejorar su condición.

Tratándose de funcionarios, queda claro que los rojos no podrán seguir prestando servicio a la empresa y los amarillos deben ocuparse en mejorar para subir a verde.

La tabla de calificaciones usa esta misma lógica para agrupar sus registros, en este caso, además de poder ordenarlos, cada uno está representado por el color de la calificación que representa, misma que también es mostrada.