El adecuado uso de este recurso permite obtener conclusiones o indicadores como, por ejemplo, que productos o agrupaciones de productos suelen ser cotizaciones fallidas por precio (el precio sería muy alto), cuales son logrados siempre (quizás podemos subir el precio sin perder ventas), si son más efectivas las cotizaciones que combinan determinados productos o servicios; que vendedores o sucursales suelen tener mayor o menor éxito al cotizar, y cuáles de ellos hacen o no hacen un adecuado seguimiento, etc. Toda esta información constituye oportunidades de mejora para aumentar el porcentaje de efectividad de las cotizaciones.
Esta herramienta podría tener definido que solicite clave VIP para ejecutarse, en tal caso los usuarios autorizados solo tendrán acceso luego de ingresar dicha clave correctamente. Al iniciar el proceso siempre pide clave de Persona Responsable para que sea asumida en los cambios que ocurran en los documentos.
Esta es una muestra del procesador de cotizaciones y de los resultados que se pueden obtener.
Aclaración. En este ejemplo figuran como logradas 3 cotizaciones que según el seguimiento registrado no lo serían, porque una indica Sin decidir, otra No ubicable y una Volver a llamar, es decir, la última acción registrada en cada una la mantenía activa; lo cual significa que las acciones de seguimiento no fueron debidamente anotadas, y que fue el ERP que al procesarlas las declaró vendidas por encontrar la venta correspondiente en cada caso. También vemos que 13 cotizaciones habrían sido logradas pese a que supuestamente no se les hizo seguimiento. El hacer y registrar adecuadamente el seguimiento es fundamental para lograr la venta y para contar con información fidedigna que apoye la toma de decisiones.
El análisis de efectividad de las cotizaciones se puede hacer a nivel de empresa, por sucursales, vendedores, agrupación de productos, productos o clientes específicos, y otros; en un rango de tiempo determinado.
Días Efectividad. Hasta cuantos días a partir de su fecha de emisión se considera que la cotización es efectiva comparada con la primera venta existente al mismo Rut de cliente en fecha igual o posterior, que cumpla con los parámetros, si la venta califica, pero excede ese plazo, la cotización no se considera lograda con ella.
Nivel Exactitud. Respecto a los productos o servicios, que exigencias se hace a la venta, pudiendo indicar que debe contener productos de la misma Marca/Fábrica, o la misma Super Familia, Familia, Sub Familia, de la misma Línea de producto, la Agrupación Temporal, el mismo Código de Producto/Servicio, o el mismo Rango.
Porcentaje Exigido. Una vez cumplidos los filtros anteriores, si se especifica este dato, es el porcentaje mínimo del monto cotizado que debe ser el monto de la venta encontrada para calificar. Por ejemplo, un 50% exige que al menos la mitad de lo cotizado y ya individualizado se haya vendido en esa primera venta que califica.
Tipo Cotizaciones. Todas: incluirlas todas sin importar si ya no están activas porque fueron declaradas vendidas, cerradas, perdidas u otro; de esa forma obtiene una estadística completa del periodo revisado. Solo Activas: para la gestión habitual de analizar las acciones y resultados del trabajo de su equipo en el periodo, probablemente con el objetivo de orientar el quehacer para procurar mayor efectividad en las cotizaciones que aún es posible lograr con el adecuado seguimiento y quizás ofrecimiento.
Procesar. Compara todas las cotizaciones incluidas contra las ventas registradas mediante documentos tributarios, aplicando los parámetros en cada una para asignar si es fallada o lograda.
Los botones de ‘Cerrar Fallidas’ y ‘Vender Logradas’ permiten actualizar el estado a las cotizaciones que bajo los parámetros de análisis actuales dan como resultado el ser fallidas o logradas. Al confirmar, el proceso hace el cambio y desde ese momento son Cotizaciones Finiquitadas en el estado correspondiente, con lo cual el listado por omisión se limita a las pendientes o activas para facilitar revisiones y acciones.
El botón ‘Copiar Diálogo’ se ha incluido con el propósito de facilitar la copia del diálogo, especialmente cuando ya se ha procesado y se cuenta con los parámetros o filtros y con los resultados. Al copiarlo el diálogo queda disponible en el portapapeles para ser pegado quizás en un documento Word, un correo electrónico u otro, por ejemplo, a fin de dejar registro para futuras comparaciones o para informar a alguien.
En los folios ‘Detalle Fallidas’ y ‘Detalle Logradas’ puede navegar y revisar en forma detallada las cotizaciones fallidas y logradas respectivamente. También podría ser más específico al ingresar los parámetros del análisis.
