En compras, ventas, traspasos entre bodegas, movimientos de inventario y más, en el segundo folio del documento existe el grupo de datos de Responsabilidad emisión/anulación, que está orientado a registrar de forma codificada, y por lo tanto posible de usar en estadísticas o seguimientos, dos datos relevantes:

La persona que tiene la responsabilidad

F2 accede a la búsqueda en la tabla de funcionarios, donde debe existir. Se refiere a quien es responsable de que se haya debido emitir o anular el documento, no es la Persona responsable, que es quien lo emite.

El motivo de la emisión o anulación

por qué debió emitirse. F2 accede a la búsqueda en la tabla de motivos de emisión/anulación de documentos. Esta tabla la administra la empresa y puede tener los registros que requiera.

Ejemplo 1. En una nota de crédito que anula una venta porque el cliente no recibe la mercadería, se identifica a la persona que solicitó la factura o la venta de los productos sin verificar que todo estaría bien; y se anota el motivo codificado por el cual no se pudo concretar la venta.

Ejemplo 2. Al anular una nota de venta, lo que se hace directamente desde las herramientas, sin necesidad de generar un documento de contrapartida, se registra a la Persona que tiene la responsabilidad de que el documento se emitiera sin concretarse, y el motivo codificado por el cual se anula.

Consideraciones

En operaciones normales ambos datos pueden contener vacío. Lo usual es que no se usen al emitir ventas y otros del modo regular, sino en documentos de contrapartida como las notas de crédito.

Cuando se anula un documento ya existente, el sistema pide y exige estos datos además de una observación.

Cuando se crean documentos directamente en la tabla de documentos nulos, el sistema verifica que se hayan ingresado estos dos datos antes de grabar, avisando cuando no se haya hecho.

Cuando se anulan documentos existentes en los módulos de Servicios, Cotizaciones, Ingresos y Egresos, estos son quitados de esas tablas y enviados a la tabla de documentos nulos, también solicitando estos dos datos además de una observación.

Los documentos de los módulos de Venta Rápida y Vales de Venta son administrados dentro de la tabla regular de Ventas, donde pueden ser anulados de la misma forma que los demás documentos de ventas y relacionados.

Al navegar la tabla de documentos Nulos, se muestran estos tres datos en la cabecera de los registros.

Un documento que es anulado o uno que se crea nulo, no conserva los detalles de productos y servicios ni de forma de pago, tampoco conserva la identificación del cliente.

Al emitir los libros, verificar correlativos y otros, los documentos nulos son buscados en la tabla de documentos nulos, logrando que, bajo esa perspectiva, formen parte de la información o avisen que están faltantes.