Todos los documentos incluyen algunas fechas que pueden tener efecto sobre los stocks, dependiendo de sus atributos. Este análisis considera los documentos más usuales y solo las fechas que tiene o pueden tener efecto sobre el stock, basado en la configuración estándar del sistema. Para más información sobre las fechas de los diferentes documentos, puede consultar los capítulos respectivos.

Cotizaciones

En la parametrización estándar no tienen efecto sobre los inventarios.

Fecha de Emisión

Fecha en que se emite la cotización. Si tuviesen efecto sobre los stocks, esta sería la fecha de inventario por omisión.

Ordenes de Servicio y Reclamos de Servicio

En la parametrización estándar, cada vez que un producto es incorporado en uno de estos documentos, de inmediato es rebajado de los stocks físico y documentado. Esto independiente de la gestión del bodeguero que declara entregado cuando efectivamente ocurre.

Se rebajan porque se asume que serán retirados y usados de inmediato o al menos pronto, y para garantizar que al recibir otros trabajos si exista stock o que el usuario reciba avisos cuando no, para que el taller o servicio no comprometa lo que no puede cumplir, o quizás considere que deberá solicitar stock a otra bodega o hacer una compra local para cumplir lo comprometido.

Fecha y hora de Recepción

Fecha y hora en que se recibe el trabajo y se emite la orden de servicio o reclamo. Corresponde a la fecha de inventario por omisión. La orden puede ser completada posteriormente en la medida que se ejecuta el servicio, y cada nuevo producto, si no se indica otra cosa, es rebajado de los stocks con la fecha de recepción por omisión.

Fecha de inventario propia de cada Detalle

Los detalles asumen como fecha de inventario la de recepción del documento. En forma adicional pueden usar su propia fecha y hora de inventario con la herramienta para ello.

Movimientos

Usualmente los movimientos (compras, ventas, notas de venta, otros movimientos de inventario, etc.) incluyen 3 fechas: de Emisión, Contable y de Inventario.

Fecha de Inventario

Fecha en que el inventario se vio afectado por la entrada o salida real de los productos, o en que se verá afectado cuando se concrete la transacción.

Fecha y Hora de Inventario exclusiva para cada Detalle de un Documento

Por omisión todos los detalles de un mismo documento asumen su fecha de inventario como la fecha de inventario propia.

Adicionalmente los documentos de movimientos en general y de servicios permiten especificar una fecha de Inventario propia para cada línea de detalle o de producto que incluyen, la que se complementa con una Hora de inventario.

Así se logra que un mismo documento que afecta el stock físico, ingrese o saque los diferentes productos en diferentes fechas. También, que un mismo documento que afecta solo el stock documentado, proyecte la entrada o salida real de sus productos en fechas diferentes, a fin de que el stock físico proyectado sea exacto, tal como se vio en los ejemplos.

En el módulo de servicios, el rango de la fecha de inventario propia por producto puede indicarse entre la fecha de emisión del documento y la fecha actual. En los demás módulos, puede ser entre la fecha de emisión y la fecha actual más 365 días.

Durante la creación o modificación de un documento, la fecha y hora de Inventario del detalle en que el cursor se encuentra posicionado puede editarse mediante el icono correspondiente en la barra vertical de iconos del costado izquierdo del documento, o accediendo al menú flotante con clic derecho en cualquier posición de la columna de número de fila de los detalles.

La columna de Fecha de Inventario de los detalles, es incluida hacia las columnas finales de los registros y puede verse desplazándose a la derecha. Si modifica estas fechas u horas en documentos que ya existen, debe grabarlos nuevamente para que el cambio permanezca.

Cargar detalles desde otros documentos

Al cargar detalles desde otros documentos, en cualquiera de sus formas, además del estándar en que cada detalle asume la fecha y hora de inventario del documento actual, si el tipo de movimiento que está creando o editando indica que la fecha y hora de inventario de sus detalles asuma la fecha y hora de inventario de los otros documentos si los hubiera, sus detalles, generados al cargar los de otros documentos, asumirán la fecha y hora inventario de aquellos.

Algunos ejemplos

La emisión de una nota de venta puede indicar para cuando deben salir los diferentes productos, pero la(s) factura(s) emitida(s) al sacarlos asume(n) que se mueven en su propia fecha y hora de inventario.

Una orden de servicios saca los productos en las fechas y horas en que estos se agregan en ella, y al emitir la factura esta debe asumir las fechas y horas de inventario que la orden de servicio ya consideraba en sus detalles.

La facturación de guías de venta y la facturación proveedor, mantiene como fecha y hora de inventario de cada detalle la de los cargados desde las guías, ya que efectivamente fue cuando los productos salieron o entraron.

Esta lógica aplica tanto para tipos de movimientos que si mueven stock como para los que no lo hacen. En los primeros pretende que las fechas y horas registradas correspondan en forma exacta a los movimientos en bodega, facilitando las revisiones y cuadraturas de inventario; en los segundos estas fechas y horas en los detalles pretenden ser una proyección correcta o una referencia igual a su origen.

Otras consideraciones

Si al agregar o modificar registros, usa la herramienta para modificar la fecha y hora de inventario de un detalle específico, éste asume la fecha y hora que le asigne el usuario, a menos que después le cambie el código de producto.

Fecha de Inventario de los detalles de un documento

Asumen la fecha de inventario que el documento registra al momento de agregar el detalle al mismo. En caso de documentos de servicio, asumen la fecha de recepción del documento al momento de agregar el detalle.

Si modifica el código de producto de un detalle (cambia el producto), su fecha de inventario se refresca, pero cuando edita la línea sin modificar el código la fecha permanece.

Aplica tanto al agregar documentos como al modificarlos; en este último caso, los detalles ya existentes en el documento no ven alterada su fecha de inventario aun cuando se altere la fecha correspondiente del documento.

Hora de inventario de detalles de un documento

Asumen la hora del equipo en el momento en que el detalle es agregado al documento.

Aplican al agregar y al modificar documentos. Los detalles del documento no ven alterada su hora de inventario aun cuando mediante las herramientas se modifique la hora de emisión del documento.

Si modifica el código de producto de un detalle (cambia el producto), su hora de inventario se refresca, pero cuando edita la línea sin modificar el código la hora permanece.

La hora de inventario de los detalles de movimientos, junto a su fecha de inventario, es usada por el informe de pedidos y análisis de stock para que la revisión de movimientos como parte de la información procesada para decidir el pedido o la devolución de mercaderías, pueda tener una exactitud de horas y minutos.

Por ejemplo, una sucursal que vende productos alimenticios de alta rotación y corta duración, para dejar cada día emitida la solicitud de producción a la fábrica (que trabaja de noche) sin tener que esperar a haber cerrado el local, procesa el informe pasadas las 18:00 horas, basándose en el stock que registra el sistema en ese momento y en las ventas desde el día anterior a las 18:01 horas hasta hoy a las 18:00 horas.