La cantidad, variedad y características de funcionamiento (tipo, formato, contenido normal, mínimo y máximo y otros) de los atributos rastreables a definir y asignar depende solo de las necesidades de la empresa y de su capacidad para gestionarlos, registrarlos y utilizarlos adecuadamente.
Es muy importante tener presente estos conceptos cuando se estructura el modelo de trazabilidad a usar, procurando incluir solo la información que efectivamente se puede administrar y que será realmente aprovechada, logrando un equilibrio favorable para toda la organización.
Este es un ejemplo sencillo de atributos definidos para una pastelería.
Cada atributo rastreable definido en el ERP permite establecer la acción sobre el stock (real o lógica) en la cual activarse. Si indica Entrada o Salida, son aplicados solo cuando el registro de detalle o de componente (para el caso, su producto padre) cumpla esa condición.
También tiene la posibilidad de seleccionar en qué tipos de movimientos será considerado. Si indica uno o más, solo en esos se activa; si no indica ninguno, se activa en todos los que incluyan la entidad correspondiente.
Con esto se logra diferenciar los atributos, activando cada vez solo los que resulten apropiados, simplificando las actividades de registro de información de trazabilidad y facilitando el utilizarla también para otros propósitos.
Al definir los atributos rastreables a usar, se puede incluir un pequeño texto para indicar la unidad en la que se mide, este será usado en diferentes partes como una guía.
Usos especiales de los atributos rastreables
Los atributos rastreables pueden tener usos especiales, es decir, además de ser un registro regular de trazabilidad, producen ciertas acciones o usos internos, tales como.
| Uso | Descripción |
|---|---|
| Lote | El atributo rastreable es un identificador o número de lote o serie. |
| Vencimiento | El atributo rastreable es la fecha de vencimiento. |
| Duración | El atributo rastreable son los días de duración. |
| Fabricación | El atributo rastreable es la fecha de elaboración o fabricación. |
| Evento extra | El atributo rastreable es un evento extra de trazabilidad. |
| No aplica | No corresponde a ninguno de los anteriores, no tiene uso interno. |
Tipo de los atributos rastreables
Los atributos rastreables requieren especificar su Tipo, a fin de permitir al ERP saber cómo tratarlos y que operaciones ejecutar con ellos.
Los tipos actualmente aceptados son:
| Tipo | Significado | Descripción |
|---|---|---|
| C | Carácter | Permite todo tipo de caracteres, tratados siempre como textos |
| N | Numérico | Permite solo números y signo menos, tratados como números positivos o negativos. |
| F | Fecha | Solo permite fechas, tratadas siempre como tales. |
Formato de los atributos rastreables
Los formatos cumplen dos funciones diferentes. Vistas e impresiones, que se refiere a la forma en que se muestran en pantalla y en informes; Edición, que es la forma en que se editarán sus contenidos.
Se puede utilizar cualquier combinación factible mediante las funciones y caracteres que soportan las plantillas, que tengan relación con el tipo indicado. A continuación, los recursos que se pueden emplear:
Vistas/Impresiones, funciones (usadas con @ al inicio de la plantilla)
| Carácter | Acción |
|---|---|
| B | Mostrar números alineados a la izquierda |
| C | Muestra CR después de los números positivos |
| D | Visualización de fechas en el formato SET DATE |
| E | Visualización de fechas en formato británico |
| R | Permitir insertar en la plantilla caracteres no reconocidos por esta |
| X | Muestra DB después de los números negativos |
| Z | Muestra ceros como espacios en blanco |
| ( | Encerrar los números negativos en paréntesis |
| ! | Convertir caracteres alfabéticos a mayúsculas |
Vistas/Impresiones, Edición, caracteres reconocidos en la plantilla
| Carácter | Acción |
|---|---|
| A | Mostrar solo caracteres alfabéticos |
| N | Mostrar solo caracteres alfabéticos y numéricos |
| X | Mostrar cualquier carácter y en la forma en que este (may/min) |
| 9 | Mostrar solo números y signos positivo y negativo |
| # | Mostrar solo números, signos positivo y negativo y espacios |
| L | Mostrar valores lógicos, de la forma T/F |
| Y | Mostrar valores lógicos, de la forma Y/N |
| ! | Convertir caracteres alfabéticos en Mayúscula |
| $ | Mostrar signo dólar en lugar de un espacio inicial en un valor numérico |
| * | Mostrar asterisco en lugar de un espacio inicial en un valor numérico |
| . | Especificar una posición de punto decimal (punto) |
| , | Especificar una posición de unidad de mil (coma) |
Edición, funciones (usadas con @ al inicio de la plantilla)
| Carácter | Tipo Dato | Acción |
|---|---|---|
| A | C | Permitir solo los caracteres alfabéticos |
| B | N | Mostrar números alineados a la izquierda |
| C | N | Mostrar CR después de los números positivos |
| D | D, N | Mostrar fechas en formato SET DATE |
| E | D | Mostrar fechas con el día y mes invertida independientemente de SET DATE |
| E | N | Usar los valores numéricos con coma y punto decimal invertido |
| K | Todo | Eliminar el contenido actual si el premier carácter no es el del cursor |
| R | C | Insertar en plantilla caracteres no reconocidos, pero no guardarlos en el dato |
| S<n> | C | Desplazamiento horizontal en dato, <n>: entero indica ancho de la región |
| X | N | Muestra DB después de los números negativos |
| Z | N | Indicación de cero como espacios en blanco |
| ( | N | Mostrar los números negativos entre paréntesis, con espacios a la izquierda |
| ) | N | Mostrar los números negativos entre paréntesis, sin espacios iniciales |
| ! | C | Convertir caracteres alfabéticos en mayúsculas |
Estos recursos permiten ser muy específicos a la hora de definir la forma de ver y operar cada atributo y también logran que se estandaricen con el resto del sistema, por ejemplo, números entre paréntesis para los negativos, etc.
Al definir su modelo de Trazabilidad, la empresa establece para los atributos rastreables el tipo y formato que más se adecúe a sus necesidades, por ejemplo, cambiando un atributo de tipo numérico, con ‘nota’ como unidad, con un mínimo de 1 y máximo de 7, por uno de tipo carácter, sin unidad, sin mínimo y máximo y con un contenido normal o predefinido en ‘cumple’ pensando en tener solo 2 posibles respuestas, cumple o no cumple.
Otras consideraciones
Aunque no es obligatorio y solo sirve como elemento de ordenamiento, en el ejemplo hemos usado para el primer carácter del código una letra con significado:
| Carácter | Significado |
|---|---|
| E | Eventos o indicios |
| F | Fechas y relacionados |
| I | Datos de identificación |
| O | Características organolépticas |
Los documentos por sí mismos contienen importante información que es utilizada por la trazabilidad, tal como la identificación del proveedor o del cliente, la patente del transporte y el Rut del chofer, la especificación de la jornada de trabajo, la fecha, hora y otros. Por tanto, esa información no necesita ser considerada entre los atributos rastreables que necesita registrar en cada documento, porque existen como parte de este y el módulo de trazabilidad los usa de forma automática.
