La tabla de Funcionarios contienen el listado del personal de la empresa, con sus datos de identificación, sus funciones codificadas para que el ERP sepa que roles cumplen, los tipos de documentos y movimientos que tiene restringidos, su clave de Persona Responsable y otros datos.
Desde la ventana principal, vaya a RRHH -> Funcionarios empresa, e ingrese al navegador de dicha tabla.
Presione F6, o elija Agregar, o el icono correspondiente, en los menús superiores.
Se despliega el diálogo para agregar funcionarios, que consta de 4 folios.
Puede cambiar a otro folio haciendo clic sobre su pestaña superior, o puede navegar entre folios con F12.
Recuerde que al pie de cada diálogo suelen mostrarse textos de ayuda para facilitar la comprensión y llenado del dato en que en ese momento se encuentra el cursor.
Código de Funcionario
Ingrese el nuevo código de funcionario, 3 caracteres obligatorios (o no podrá grabarlo). Si este dato queda vacío, el sistema asume que desea cancelar la acción y retorna al navegador sin crear el registro. Si el código ya existe el sistema le visa y no permite continuar.
Consideraciones
Ingrese todos los datos solicitados, al menos los que son obligatorios y que el sistema no permite dejar vacíos.
Si desea agregar una imagen o fotografía del funcionario para que sea mostrada cuando se navega la tabla o cuando él acceda al sistema, u otros archivos externos, luego de grabar el registro estará disponible para él la herramienta de Archivos Externos, hágalo allí.
Funciones Codificadas
Seleccione de la lista (F2) las que correspondan.
Si el funcionario tiene permiso para crear o modificar documentos, o para cambiar estados u otras acciones que alteran la información, debe asignarlo como Persona Responsable para que pueda ingresar su contraseña cuando se solicita.
Si es operario o asesor de servicio, o vendedor, o ejecutivo en terreno, también debe indicarlo para que pueda ser asignado como tal donde corresponda y esté disponible en las ayudas correspondientes.
Estado actual
Inactivos no se incluyen en las tablas de ayuda (F2) aunque sí continúan existiendo para mantener la lógica de los documentos, historial y otros que los referencian.
Movimientos y Documentos restringidos
En los módulos o navegadores donde se utilicen estos tipos de documentos y de movimientos, aunque el usuario que accedió al sistema tenga acceso a agregar, modificar o eliminar registros, el funcionario no puede hacerlo si se trata de algunos de los acá indicados, porque están restringidos para él.
Esta verificación, dentro del módulo y teniendo el usuario permiso para gestionar registros, se aplica cuando el funcionario ingresa su contraseña de persona responsable, y en caso de estar restringido, recibe un aviso y no puede proceder.
Si estos datos están vacíos, el funcionario puede hacer todo lo que el usuario que accedió tiene autorizado en el módulo o en el navegador, sin esta restricción adicional.
Contraseña Persona Responsable
Permite identificar al funcionario que crea, modifica o elimina documentos y otra información en el sistema. Si el funcionario tiene permiso para ello, debe especificar una y recordarla para su uso.
Puede ser renovada o modificada en tiempo real cuando está vencida o desde el navegador de funcionarios.
Grabar el nuevo registro
Cuando ha completado la información necesaria y/u obligatoria, la opción Grabar del menú superior, o F5, guardan el registro, que desde ese momento se incluye en el navegador y está disponible en el sistema.
No eliminar funcionarios
Es importante no eliminar funcionarios, como otra información del sistema cuando están referenciados por otras entidades (documentos, clientes u otros), porque eso afecta la lectura de los históricos, y aunque la información no es alterada, al navegar, obtener informes y más, recibirá avisos de que no se encuentra ese vendedor, o lo que haya eliminado, o ciertos espacios se llenarán con signos de pregunta, o en determinados procesos o informes algunos registros serán excluidos alterando el resultado final.
Por esa razón, un funcionario que ya no continúa en la organización debe Inactivarse, no eliminarse.
Un funcionario Inactivo desaparece de la lista usual de funcionarios Activos, y para verlo debe cambiar el filtro de estado al costado izquierdo, a Inactivos o a todos.
El texto de los funcionarios inactivos, de acuerdo al estándar de colores del ERP, se ve de color café.