La Norma del SII

El siguiente contenido, revisado por última vez en julio 2023, es aportado de acuerdo con la Resolución Exenta n°176 del 31/12/2020 sobre el comprobante o recibo de pago generado en transacciones hechas a través de medios de pagos electrónicos, como sustituto de la boleta de ventas y servicios, tanto electrónica como papel y boletas no afectas o exentas, de acuerdo a lo dispuesto por el art. 54 del decreto ley n°825, de 1974; y que deja sin efecto res. ex. SII n°5 y n°55, de 2015, y n°13 de 2018. Y también en acuerdo con la Resolución Exenta n°76 del 06/07/2021, que complementa las instrucciones de la n°176/2020.

Desde el 01/01/2021 los Vales de Tarjetas de débito/crédito sí sustituyen a las Boletas Electrónicas, y por tanto si un cliente paga con tarjeta no debe emitirse Boleta Electrónica.

Efectivamente, hasta esta Resolución 176 los Vales de Tarjetas solo sustituían a las Boletas de papel, y no a las electrónicas; pero, a partir de ahora, también sustituyen a las Boletas Electrónicas, y en todos los casos tanto las afectas como las exentas.

En caso de emitirse ambos documentos por error, en la Resolución se indica el trámite a seguir para anular las Boletas: debe emitir una Nota de Crédito al RUT de la misma empresa (la propia, la que emitió las boletas) y por el monto total de las boletas de ese mes que se han emitido por duplicado.

Esta Nota de Crédito se puede hacer hasta el mismo día anterior a presentar el F29, pero siempre con fecha del mes de las operaciones, por ejemplo, si hace una Nota de Crédito el 17 de marzo por las boletas emitidas en febrero y que en realidad contaban con vale de tarjetas, la Nota de Crédito debe tener fecha 28 de febrero.

Si el cliente paga parte en efectivo/cheque y parte con tarjeta, hay que hacer Boleta Electrónica por la parte que no se paga con tarjeta.

En las ventas por internet, el pago con tarjeta también sustituye a la Boleta Electrónica. Antes los Vales de tarjeta solo sustituían a la Boleta si eran de un terminal POS físico. Pero desde la Resolución Exenta del 13/02/2018 las ventas por internet también cuentan.

Hay que tener presente que esto aplica solo si la pasarela de pago es de un operador chileno que ha solicitado y ha sido autorizado como “Administrador u Operador de Medios de Pagos Electrónicos”. Por este motivo, los pagos a través de PayPal, o pasarelas extranjeras como Stripe, no se incluyen, y en estas ventas hay que emitir Boleta Electrónica.

El SII establece una norma que, para decirlo sencillo, obliga a los proveedores de estas formas de pago a entregarle todos los días la información de las ventas efectuadas el día anterior por sus clientes.

A continuación, presentamos algunas ideas para resolver adecuadamente estas situaciones en la gestión de una empresa que mediante su ERP controla Stock de sus productos, o calcula resultados (márgenes, utilidades y comisiones), o utiliza estadísticas para la toma de decisiones; pero que con la normativa del SII en la que nada de eso fue inicialmente considerado, todo representa un desafío relevante.

Opción 1: Declarar en Forma Permanente al SII que Siempre Emite Boleta

La normativa de usar voucher por pagos electrónicos en vez de boletas de ventas o servicios, solo es aplicable y conveniente para comercios que no tienen control de lo que venden, ni gestionan inventarios o costos asociados, ni incluyen cálculo de resultados. Además, Transbank y otros proveedores de servicios de pago mediante máquinas portátiles ofrecen un sistema de emisión de boletas electrónicas para el caso de pequeños comercios cuando el cliente paga con efectivo.

Excepciones

Como se explica en el capítulo de Facturación y Boleta Electrónica de este manual, apoyado en la ley vigente:

Hasta junio del año 2023 la norma establecía que el monto mínimo para emitir boleta era de $180, y que las ventas menores, por las cuales no se hubiese emitido documentación tributaria alguna, debían registrarse al finalizar la jornada, mediante la emisión de una boleta electrónica que resuma dichas transacciones. Sin embargo, desde el 01 de julio de 2023 el monto mínimo legal para emitir boleta es de $1.

Si se encuentra obligado a emitir boletas en formato electrónico, y no le es posible debido a cortes de energía eléctrica u otras circunstancias externas temporales, deberá emitir UNA boleta electrónica que resuma el total de ventas realizadas durante el tiempo de contingencia, una vez reestablecida la operación normal. Si el comprador requiere su boleta electrónica, el vendedor debe solicitarle sus datos para emitirla posteriormente de forma separada a la boleta electrónica general, una vez restablecida la operación normal.

Opción 2: Gestionar su Información Completa de Forma Interna

Ventas

Procedimiento sugerido para las ventas pagadas con vales o recibos de pago de terminales de tarjetas.

Control de Inventario y Garantías

Es un asunto no considerado por esta ley, ya que los vales de Transbank y similares no detallan lo vendido, por lo tanto, el cliente no puede justificar que el producto efectivamente fue adquirido con ese vale. Además, los inventarios no son rebajados, ya que el vale de la máquina de tarjetas no considera el detalle, y para el caso, tampoco existe comunicación con el stock que controla el ERP.

Sigue® contempla la emisión de un documento de venta con validez interna que podemos llamar ‘Vale Pago Electrónico Empresa’ en el que se pueden detallar todos los productos y servicios, como si se tratara de una boleta de venta.

El folio o número de este documento debería ser configurado para que se genere en forma automática por el ERP, apoyando el adecuado control y la auditoría de correlativos.

En los documentos relacionados de este documento interno de venta se puede incluir el tipo (mismo código que usa el ERP para Vale Pago Electrónico Empresa) y el número (número de Operación, que viene claramente impreso) del vale o recibo de pago emitido por el terminal de tarjetas.

Cuando el cliente solicite una garantía o devolución, lo hará presentando su copia del vale. Se puede encontrar el documento interno de venta mediante el número de operación de ese vale, ya que se relacionó inicialmente. Naturalmente, según se haya generado, se pueden usar las formas habituales de búsqueda.

El inventario será correctamente rebajado al momento de la venta, en base a este documento interno que registrará los códigos y cantidades de los productos, con sus bodegas. Lo que además genera la importante información estadística, de cálculo de resultados y de relaciones para todas las entidades.

Se pueden imprimir copias del documento interno de venta emitido, para el cliente si lo solicita, y quizás para archivar junto al vale o recibo de pago del terminal de tarjetas, sobre todo considerando que los vales de Transbank están impresos en papel térmico que después de un tiempo comienza a borrarse.

Control del Precio de Venta, Márgenes y Utilidades

Sigue®, además del control de inventario y de las estadísticas, permite mantener un completo control del precio de venta y de los márgenes y utilidades de cada negocio y de las entidades involucradas; lo que, entre otros datos, se basa en los códigos, cantidades y precios de los productos o servicios vendidos.

También es un tema no considerado por esta la ley y que, por lo mismo, se puede resolver aprovechando los recursos del ERP.

Si un cliente desea combinar el pago con tarjeta con otras formas de pago como efectivo o cheques (ante lo cual esta ley obliga a emitir la boleta solo por el monto equivalente a esas otras formas, ya que el comprobante de pago de la tarjeta representa al monto restante), se puede elegir una de las siguientes opciones a fin de mantener la veracidad de la información:

1. Separar las mercaderías y servicios en ambos documentos, boleta de venta y documento interno de venta, de tal forma que los valores cuadren.
2. Incluir todos los productos en la boleta de venta; agregando uno más de ajuste de precios (que puede incluir en su descripción el número de terminal y de operación del recibo de la tarjeta), con un monto negativo equivalente al valor pagado con la tarjeta (que a su vez es el monto por el cual se emitiría el documento interno de venta con un producto genérico para ello). Así, el valor final de la boleta será el correcto y este más el del vale sumarán el total de la venta.
3. Emitir factura, especialmente en casos en que se trata de documentación de servicios y similares donde usualmente la manipulación de los detalles tiene más restricciones.

Libro de ventas. Evitar pago duplicado de IVA

Partimos de la base de respetar el principio de emitir los documentos internos de venta o Vale Pago Electrónico Empresa, solo cuando corresponda; es decir, solo para venta de productos pagados en su totalidad con tarjetas de crédito o débito mediante el terminal de tarjetas, donde además no se emite factura ya que hubiera correspondido emitir una boleta de venta.

El resumen diario del terminal de tarjetas, debido a que no contempla diferenciar o consultar por el tipo de documento que origina la transacción, incluye todos los pagos que recibe, lo que generaría un error en el resumen del libro de ventas. Por ello esta ley establece que el final de cada jornada se debe realizar la diferenciación en forma manual y hacer los registros manuales necesarios en esos resúmenes.

Sigue® en su informe de caja diaria separa los documentos y movimientos, lo que permite conocer cada día el monto total de venta efectuada con estos comprobantes internos de venta que, bajo el principio asumido, son las ventas por las que no se emitió boleta y cuyo pago se efectuó con el terminal de tarjetas en el punto de venta. Puede usar esa información para facilitar el registro manual exigido por la ley.

En el Libro de Ventas para imprimir y electrónico, permite incluir automáticamente estos documentos internos de venta con su código tributario correspondiente que verifica para este propósito, y de la forma resumida y separada que establece la ley.

Estos registros, además de ser automáticos porque no requieren ser creados, sino que los lee el ERP desde el módulo de ventas, son exactos y resuelven la necesidad de cuadrarlos.

Informes y otros

Estos documentos internos de venta serán incluidos en los informes de venta y otros, según corresponda.

Compras

Procedimiento sugerido para las compras que se reciben con vales o recibos de pago de terminales de tarjetas.

Ingreso de las compras efectuadas

Ingresarlas con el tipo de Documento creado para ello, y que hemos nombrado ‘Vale Pago Electrónico Proveedor’.

En el número o folio del documento usar el Número de Operación del vale. Con esto el vale o recibo de pago queda identificado para futuras referencias.

La forma de pago será la tarjeta correspondiente, en la forma adecuada. Especificar los detalles del modo usual, lo que permite reconocer la tarjeta con la cual se pagó.

Impresión del Documento

El vale o recibo de pago emitido por el terminal de tarjetas del proveedor, no especifica los productos, ni las unidades, ni otros datos relevantes.

Se comprende que los encargados de digitar la información en el ERP exigirán saber qué se compró, cuántas unidades, a qué precio, y su propósito; para contar con los datos necesarios para un adecuado ingreso de la compra.

Sigue® cuenta con la posibilidad de imprimir un documento o comprobante o de generar un PDF de estas compras, como si se tratara de documentos emitidos. Estos pueden archivarse para contar con la información detallada que el recibo de la tarjeta no incluye, información que se encuentra en la base de datos para consultas y referencias.

Los informes

En los informes estadísticos y de análisis de información, estas compras se incluyen donde corresponde.

El módulo de apoyo a la contabilidad los incluye en el libro de gastos.

Control de Inventario e información base

Para controlar adecuadamente el inventario y el precio de costo promedio ponderado (PCPP), si no se compra con factura, la opción más adecuada es no mezclar pagos con tarjetas con otras formas de pago, para que el proveedor emita solo la boleta o solo el vale del terminal de tarjetas, o al menos para que se puedan separar los productos o servicios con sus valores correctos, facilitando su posterior ingreso.