PickList, preparación de pedidos y despachos

Las Picking Lists o Listas de Selección o PickList para resumir, se utilizan para organizar la secuencia de recogida o selección de los productos que conformarán los pedidos de los clientes y otros despachos desde bodegas, fábricas, centros de despacho y más.

El objetivo del PickList es reflejar los datos mínimos necesarios para identificar el pedido o retiro, indicar al operario las unidades a entregar de cada producto, y su ubicación en la bodega para que los pueda recoger en el orden más óptimo.

PickList de Documentos

En Sigue® los PickList se emiten desde dentro de los documentos que, en general, sacan o indican que se sacarán productos desde los inventarios, entre los cuales pueden estar notas de venta, vales de venta, órdenes de servicio, reclamos, guías de despacho por diferentes tipos de movimientos, facturas, etc.

Como Informes

Desde las herramientas de los detalles de esos documentos abiertos para agregar, modificar o consultar. Se acceden con clic derecho desde la cabecera de la columna del número de fila (#).

Cuenta con una opción para imprimir directo a la impresora actualmente seleccionada y otra para previsualizar en pantalla, ambos formatos para hoja normal, operan como regularmente lo hacen los informes.

Una tercera opción, presente en ese mismo menú desplegable, es la de enviar a bodega.

Enviar a Bodega

En el maestro de tipos de movimientos, los que sacan o indican que se sacarán productos de los inventarios, permiten indicar un código de documento PickList. Si existe uno y lo indica significa que al grabarlos o grabarlos e imprimirlos, desde agregar o desde modificar documentos, preguntan si deben Enviar el PickList a Bodega.

Por cada bodega incluida en los detalles con productos que si controlan stock y/o gestionan bodega, que tienen unidades sin entregar, y que no son del tipo Kit/paquete que no aplica, si el usuario responde que sí a la pregunta, el ERP envía el respectivo PickList a la impresora que esa bodega indica en su registro maestro.

Si una bodega incluida en la salida o posible salida de productos no especifica una impresora para enviarle PickList, este no se genera. El PickList Enviado a Bodega tiene formato Ticket, para impresora térmica con rollo estándar de 80 mm. Si, por ejemplo, la impresora especificada es gráfica y usa papel normal, lo imprime centrado verticalmente en la hoja.

El Envío de PickList a Bodegas, que en estos casos es automático, el usuario también puede hacerlo a voluntad con la opción de las herramientas de los detalles.

Datos del PickList

Identificación

En Sigue® los PickList no llevan un número o folio propio, sino que se identifican con el tipo y número del documento padre desde donde se emiten, la fecha y hora exacta en que se generan cada vez, y la bodega a la cual se envían. Estos datos forman parte de su encabezado.

Además de ello siempre incluyen un texto que indica si al emitirse el PickList el documento padre estaba en proceso de Agregar, Modificar o Consultar, como una guía para el usuario.

Esto debido a que un mismo documento luego de ser creado puede ser modificado en diferentes ocasiones según las reglas establecidas, y cada vez pueden emitirse PickList con la mercadería que aún está sin entregar, enviando de forma automatizada un PickList para cada bodega cuando efectivamente un mismo documento padre indica que los productos no entregados salen de bodegas diferentes.

Adicionalmente, desde cada documento que lo considera, cuando lo desee el usuario puede enviar los PickList a Bodega, cada vez con las mercaderías sin entregar según el registro o aplicación de la Gestión de Bodega.

Nota

Los PickList son documentos internos que aportan al proceso de preparación oportuna de los pedidos; sin embargo, la empresa debe decidir, según su modelo de negocios, si los productos serán entregados desde bodega con el PickList o con el documento, interno o tributario, que para su efecto formaliza la transacción.

Usualmente bodega despacha contra un documento formal, y al cliente la mercadería se entrega contra el documento tributario. En todos los casos la información registrada en los documentos digitales e impresos ayuda a verificar que estos y los productos correspondan.

Información del cliente

No es un dato crucial para realizar el picking correctamente, pero facilita la identificación de los pedidos y su verificación.

En nuestro caso cada PickList contiene en su cabecera el Rut y razón social o nombre del cliente, según está registrado en el documento padre.

Información de los productos

Para apoyar la individualización de cada despacho y de cada producto o detalle, que incluso dentro de un mismo documento podría tener propósito o destino diferente, el PickList no considera si el mismo SKU ya fue incluido y lo incluye tantas veces como corresponda.

Como los productos en el PickList se ordenan por ubicación, siempre saldrán juntos en el informe.

SKU o código interno

Suele ser el dato de identificación única de cada producto, para todas sus unidades. Si la empresa decide utilizar el código del fabricante, puede hacerlo.

Descripción

Se incluye la descripción basada en el nivel de impresión simplificada de cada producto, garantizando que sea todo lo completa que requiere para facilitar su exactitud, sin ser redundante.

Esta es otra buena razón para gestionar adecuadamente el nivel de impresión simplificada en el maestro de los productos.

El formato ticket puede usar hasta 2 filas para este dato en cada producto.

Unidades Pendientes

Considera solo los detalles del documento que incluyen productos que controlan stock o que al menos controlan la gestión de bodega, ya que para los demás y para los productos de apoyo no aplica esta función.

En cada uno se incluyen sus unidades menos las unidades ya entregadas, es decir, solo lo que aún está por entregar, porque su objetivo es organizar la recogida y preparación de los productos que conformarán el pedido inicial, o el actual en caso que se hayan hecho modificaciones al documento padre agregando nuevos detalles o aumentando las unidades.

Ubicación en Bodega

Además de incluir este dato, en el PickList los productos están ordenados en forma ascendente según el contenido de este campo, para optimizar y acortar los desplazamientos de los operarios.

Según convenga a su propia ubicación, el encargado podrá comenzar desde el primer producto hacia el final, o desde el último hacia el comienzo; u otra forma según necesidad.

PickList de la Hoja de Despacho

La Hoja de Despacho es un informe disponible en el navegador de documentos relacionados con Ventas, que incluye todos los documentos que en ese momento el usuario tenga seleccionados en dicho navegador para un mismo despacho, transporte o ruta. Ayuda también aportando el peso y volumen total de los productos incluidos para elegir y organizar el medio de transporte más adecuado.

Este informe también puede permitir el incluir o enviar PickList a bodega, que al ser de una Hoja de Despacho corresponde a todos los productos que cumplen las condiciones en todos los documentos incluidos en esta.

Otras opciones

Si la empresa lo requiere, por ejemplo, se pueden crear PickList que de forma automatizada seleccionen los documentos a incluir, basándose en las rutas de despacho, la fecha y hora de inventario o envío y más; que pueden incluir el peso y volumen para apoyar la elección del área o contenedor de piking y del transporte a utilizar, entre otros. En su gestión habitual el ERP cuenta con esa información.

Información adicional

Los PickList se emiten como informes, y no como documentos, para que puedan soportar ilimitada cantidad de productos; por ejemplo, cuando corresponden a documentos que en el formato de impresión hacen referencia a sus documentos relacionados, pudiendo contener muchos productos; cuando el documento incluye sus diversos detalles en un anexo; cuando pertenece a una Hojas de Despacho, lo que podría resultar en varias páginas de productos.