Mediante una sencilla tabla cuyo objetivo es referenciar Archivos Externos que usualmente no corresponden a entidades del sistema y que, clasificándolos por Áreas y Temas, puede mantener índices y accesos a toda la información que considere importante para la empresa y que sirva para referencias, capacitaciones, desarrollo profesional y otros.

También podría ser útil para acceder de forma sencilla y ordenada a la base de conocimiento de las normas y reglamentos de la organización, si no dispone de un SGC integrado en el ERP.

La experiencia y conocimiento adquirido y aplicado, y posible de ser registrado, puede formar parte de esta información que, como suelen operar los archivos externos, referencia recursos en la nube y/o locales, de todo tipo y formato, que serán representados de la forma más adecuada posible y accedidos con los recursos adecuados del sistema operativo o estación de trabajo.

Así, por ejemplo, la inducción del personal nuevo, el reentrenamiento, y la actualización de conocimientos en general, se facilitan y se logra más productividad con menos trabajo, en menos tiempo.