Sigue® cuenta con una tabla de crayones del sistema, que en su forma simple define una lista de pequeñas imágenes de colores que se pueden asignar a ciertos registros de forma manual o automática, como marcas o funciones internas. Estas pequeñas imágenes o crayones tienen un nombre predefinido que no debe modificarse, y una breve descripción de 20 caracteres que el usuario puede asignar de acuerdo al uso que quiera darle.

Además tienen otros datos con propósitos específicos, que veremos en los ejemplos siguientes. Estos ejemplos muestran algunos de los usos prácticos que se pueden dar a estos recursos.

Ejemplo 1. Marca interna en Listas de productos y servicios

Crayón ‘oVer_Rojo_Cir’ corresponde a un círculo rojo, al que puede dársele una descripción como ‘Producto margen bajo’ y en el campo de Crayón asignado en listas, del maestro de productos, se puede asignar a los que dejan un margen muy bajo y es deseable venderlos con moderación.

Crayón ‘oVer_Verd_Cir’ corresponde a un círculo verde, al que puede dársele una descripción como ‘Producto margen alto’ y en el campo Crayón asignado en listas, del maestro de productos, se puede asignar a los que dejan un margen más alto y deben tener preferencia al vender.

En ambos casos al navegar los productos y servicios, en su maestro y en su ayuda, en la columna ‘L’ (de Listas) al costado izquierdo, se muestra el crayón correspondiente. Este no incluye la descripción, ya que es una marca interna que se espera interpreten los funcionarios habilitados.

Ejemplo 2. Prohibir la venta de ciertos ítems a determinados vendedores

Siguiendo la misma lógica del ejemplo 1, la empresa puede marcar ciertos productos o servicios con un crayón que elija y al cual le de una descripción conveniente.

En el campo de Crayones no autorizados, del maestro de Funcionarios, debe especificar ese crayón (o más si fuera el caso) en el registro del vendedor al que se prohibe la comercialización de los ítems que tengan esa marca interna.

Cuando intente incluir uno de esos ítems en los detalles de un documento que tenga asignado ese vendedor en su encabezado, el sistema no lo permite y despliega un mensaje adecuado.

Ejemplo 3. Unificación de Ítems

Este es solo un ejemplo, se pueden usar más.

Crayón ‘oVer_Azul_Cir’ corresponde a un círculo azul, al que puede dársele una descripción como ‘M.Obra gral (unific)’ y en la tabla de Códigos de Unificación de Ítems, se asigna éste al registro cuyo propósito es unificar en un solo detalle de la impresión de documentos todas las manos de obra menores, a fin de que no ocupen innecesariamente líneas que pueden usarse para detalles más relevantes.

En el campo Código de unificación de ítem, del maestro de productos, se puede asignar al registro creado para Mano de Obra Genérica y a las específicas de menor relevancia que, aunque se individualizan en las órdenes de servicio y en las boletas, facturas y otros, en la impresión de estos últimos documentos que no corresponden al módulo de servicios, se funden en un solo detalle cuya descripción será la misma del código de unificación de ítems correspondiente.

De esa forma los productos y servicios al ser incluidos en los documentos, automáticamente asumen este crayón en la columna ‘U’ (de Unificación) al costado derecho del navegador secundario de detalles. Este se puede quitar o cambiar mediante un menú flotante que se despliega haciendo clic sobre esa columna, en su cabecera o en el detalle actual.

También, y del mismo modo, se pueden asignar de forma manual los códigos de unificación de ítems a los detalles de los documentos, cuando quizás los productos o servicios incluidos no tienen código de unificación de ítem asignado en su maestro, pero en el documento actual en particular se desea fundirlos con otros.

Estas marcas y su funcionalidad permanecen en los documentos cuando se graban.

Ejemplo 4. Órdenes de Compra de la empresa se emiten bloqueadas

Crayón ‘oVer_Func_Blo’ corresponde a un círculo rojo, con un candado blanco cerrado en su interior, al que puede dársele una descripción como ‘Documento bloqueado’.

En el campo Crayón asignado al crear, de la tabla de Tipos de Documentos, a la Orden de Compra Empresa se le asigna este código de crayón, para que se active al crear estos documentos.

En el crayón, en el campo Función predefinida, que usualmente es ‘X’ (No aplica) se indica ‘B’ para indicar que la impresión y el envío de este documento inician Bloqueados, y que por lo tanto, salvo que al momento de crearlo se ingrese la clave VIP de liberación, además de tener el crayón de Documento Bloqueado, no permite grabar e imprimir, sino solo grabar, y que no se puede obtener una copia impresa, ni enviarse a PDF.

En el crayón, en el campo Condición de la función, usualmente vacía, se especifica ‘oDbA:VALOR > 100000’, que es una porción de código fuente, para indicar que queden bloqueados solo los documentos cuyo monto total sea mayor a 100.000, expresado en la moneda del mismo. Puede especificar otro monto, o dejar el campo vacío para que aplique a todos sin importar el monto.

En el campo Crayón herencia del crayón, también usualmente vacío, se recomienda especificar el crayón ‘oVer_Func_Lib’, que dentro de la misma tabla de crayones está creado de forma simple con una Descripción como ‘Documento Liberado’.

Si especifica un crayón herencia y efectivamente está creado, cuando el usuario autorizado, mediante clave VIP si se define, desde las herramientas del documento le quite el crayón o función asignado (lo libera), el documento automáticamente hereda o asume un nuevo crayón indicando que estaba bloqueado y ha sido liberado, en este caso el círculo verde con un candado blanco abierto en su interior.

La lógica es que a partir de ese momento, por su crayón, los usuarios saben que ese documento ya ha sido liberado o autorizado y por lo tanto se puede obtener una impresión o enviarse a PDF.

Para dar cumplimiento a eso y evitar errores posteriores, el usuario que finalmente envía la orden de compra al proveedor, debe quitarle el crayón o función desde las herramientas, que no requiere clave VIP porque es uno simple sin condiciones.

Importante

En las herramientas de la tabla de crayones, y mediante una clave VIP genérica para ello si está definida, existe una opción de Modificar clave VIP para Asignar o Quitar este crayón. Esta opción, por cada crayón, permite asignar, modificar o quitar la clave VIP que, si se especifica, será obligatoria para quitar o asignar dicho crayón en cualquier documento, excepto cuando lo asigna el ERP de forma automática.

Esta clave debe existir para el crayón de Documento bloqueado, a fin de que solo los usuarios autorizados puedan quitarlo, o asignarlo manualmente.

Al Agregar un documento que cumpla las condiciones para quedar bloqueado, si intenta grabar e imprimir, el sistema pide la clave VIP para Liberar documentos bloqueados, que si se ingresa correctamente, permite la impresión y la deja liberada de inmediato. De esta forma si la persona autorizada a liberarlas crea órdenes de compra, puede completar el proceso de inmediato.

Quitar el crayón o Liberar órdenes de compra

En las Herramientas de los navegadores de movimientos (compras, órdenes de compra, ventas y otros) la primera de ellas es ‘Crayones y funciones asignados a documentos’ que puede dar acceso a 4 acciones:

Quitar crayón o función asignada al registro actual. Se activa cuando el documento actual tiene un crayón asignado. Si el crayón tiene clave VIP, la solicita y obliga para proceder.

Asignar un crayón o función al registro actual. Se activa cuando el documento actual no tiene un crayón asignado. Si el crayón tiene clave VIP, la solicita y obliga para proceder.

Quitar crayón o función asignada a registros seleccionados. Se activa cuando existe más de un documento seleccionado e ignora los que no tienen un crayón asignado. La primera vez que quita un crayón pide su clave VIP, si no se ingresa correctamente no lo libera y la vuelve a pedir cuando nuevamente encuentra el mismo crayón; si la clave VIP es bien ingresada, es válida para todas las veces que debe quitar el mismo crayón, evitando pedirla cada vez.

Asignar un crayón o función a registros seleccionados. Se activa cuando existe más de un documento seleccionado e ignora los que ya tienen un crayón asignado. Pide el crayón a asignar y su clave VIP, si se ingresan correctamente ambos datos, lo asigna a todos los documentos que correspondan.

Ejemplo 5. Sistema de Gestión de la Calidad (SGC)

El módulo de SGC asume y utiliza de forma interna tres crayones que no requieren estar creados en la tabla de crayones. Estos tienen forma de estrella y usan los colores verde, amarillo y rojo, para representar lo que cumple requisitos, lo que debe mejorar y lo reprobado, o lo bueno, lo regular y lo malo, todo según la escala definida. Usualmente, si está habilitado, aplica sus crayones en las tablas de Proveedores, clientes, funcionarios e histórico de calificaciones.

Además, en la tabla del calendario o agenda del SGC, éste permite asignar crayones a sus registros desde la lista existente.

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