Si está así configurado, de forma totalmente automatizada y la cantidad de veces al día que se defina, el software verifica por cada sucursal la disponibilidad de folios de los distintos tipos de DTE que puede emitir, y si de acuerdo a las estadísticas recientes y al tiempo de stock deseado definido por parámetro, la cantidad actual es menor a 15 días, calcula cuantos necesita y, si cuenta con conexión a internet, los solicita al organismo fiscalizador, al obtenerlos los baja y los asigna a la sucursal correspondiente.
Esto incluye el envío de emails confirmando la necesidad y la acción tomada; de esta forma el usuario encargado no requiere intervenir y está siempre informado. Esta forma totalmente automatizada se puede activar y desactivar.
La carga de CAF o Folios también puede ser de forma semi automática, para lo cual el Gestor DTE aporta información en el home y envía alertas a los emails que se indiquen, cuando hay stock crítico o baja disponibilidad de folios, folios (CAF) vencidos o por vencer y otros, y cuenta con herramientas que permiten al usuario subir y asignar los CAF con los correlativos o folios que él solicite en el sitio web del SII, y que éste autoriza y entrega en forma de archivos digitales que el software reconoce e interpreta.
Es aconsejable crear una sucursal ficticia o virtual con un nombre como ‘(Reserva de Folios)’ preferentemente con el código de posición más alto (para que quede al final en la lista del navegador).
En la configuración del Gestor DTE debe indicar que esta es la sucursal de reserva de folios.
Si no utiliza la gestión totalmente automatizada de folios, es adecuado mantener en esta sucursal virtual una cantidad de cada tipo a fin de transferir folios de emergencia a las sucursales que quizás pudieran requerirlo en un momento dado.
Al subir un CAF se pueden transferir todos sus folios directamente a una sucursal real o a la sucursal virtual de reserva. Se pueden transferir folios desde la sucursal de reserva hacia una sucursal real y viceversa. No se pueden transferir folios entre sucursales reales.
Si utiliza sucursal de reserva, debe asegurarse que esos folios también sean ocupados en el tiempo y no se acumulen sin uso, es decir transferirlos a sucursales que los ocupen. Las alertas automáticas de vencimiento de CAF con las que cuenta el Gestor DTE permiten detectar a tiempo los vencimientos, independiente de las sucursales donde estén asignados actualmente.
Una de las condiciones que el Gestor DTE verifica para asignar un folio a los DTE, es que el CAF correspondiente exista. La Central cuando sube un CAF, además de enviar los folios adonde se asignen, copia el registro maestro del CAF a todas para que esté siempre disponible y la verificación sea positiva.
