El ERP gestiona un Plan de Cuentas Financiero (PCF) de 3 niveles más un concepto independiente, que ordena y analiza todos los gastos, compras e inversiones de la empresa en diferentes niveles y desde diferentes perspectivas, con una mirada financiera, para optimizar al máximo los recursos en pro de los resultados.

También gestiona un Plan de Cuentas Contable (PCC) que se adapta a la manera de expresar la información según las exigencias tributarias o necesidades contables; con cuatro niveles donde cada registro define sus atributos, y con grupos de cuentas. Este permite alimentar el software contable de la empresa mediante la digitación de resúmenes o la generación de informes detallados o genéricos exportables.

Ambos planes de cuentas son independientes entre sí, y son configurables para que su poblamiento o asignación de información sea automático. En el caso del PCF el usuario puede hacer los cambios como parte del ingreso regular de los detalles del documento; en el caso del PCC, cuyo funcionamiento es más reservado, lo puede hacer mediante una herramienta presente en el documento.

En el maestro de productos y servicios cada registro define como alimenta ambos planes de cuentas o como se imputa. Además, en el caso del PCF, el maestro de tipo de movimientos define como imputar cuando el producto o servicio no lo indica.

En el tiempo, con la experiencia y los cambios y evolución de la empresa, la forma estándar de imputar al PCF y PCC los detalles de los documentos podría cambiar, incluso podrá ser necesario reimputar de forma diferente lo ya hecho en la información histórica.

Para ello existe esta herramienta de Reimputar Productos y Movimientos al PCF y PCC, que facilita enormemente esa labor permitiendo hacerlo en forma masiva y controlada.

Reglas de funcionamiento

• Tal como lo indica el mensaje que entrega el proceso al comienzo, si opera con sincronización remota, verifique que no hay movimientos pendientes de sincronizar desde otras sucursales, que estén imputador a los elementos originales del PCF o PCC que está modificando, y que estas no generarán nuevos movimientos a estos elementos, sin haber sincronizado hacia allá. Esto para no ocasionar inconsistencia de información.
• Excluye los productos de apoyo.
• Incluye los productos que cumplan con la selección o filtros indicados en el grupo respectivo del primer folio. Los filtros no indicados no se consideran.

PCF – Plan de Cuentas Financiero

• Si un producto ha sido incluido, y en el folio del PCF indica que sí modifique el maestro, lo hará por cada campo si este cumple las condiciones de contenido actual.
• Si en los parámetros un mismo atributo está vacío en el origen y en el destino, no lo aplica ni considera en el proceso.
• Si en el maestro de productos el atributo no tiene contenido igual al indicado en el origen, no lo actualiza porque no cumple esa condición. Esto aplica también para cuando en el maestro el atributo está vacío, debiendo dejarlo vacío también en el origen en el proceso para que sea igual y califique.
• Al actualizar un atributo, remplaza el contenido actual en su registro maestro por el contenido destino indicado en el proceso, incluidos los destinos vacíos.

PCC – Plan de Cuentas Contable

• Si un producto ha sido incluido, y en el folio del PCC indica que sí modifique el maestro, lo hará por cada campo si este cumple las condiciones de contenido actual.
• Si en los parámetros un mismo atributo está vacío en el origen y en el destino, no lo aplica ni considera en el proceso.
• Si en el maestro de productos el atributo no tiene contenido igual al indicado en el origen, no lo actualiza porque no cumple esa condición. Esto aplica también para cuando en el maestro el atributo está vacío, debiendo dejarlo vacío también en el origen en el proceso para que sea igual y califique.
• Al actualizar un atributo, remplaza el contenido actual en su registro maestro por el contenido destino indicado en el proceso, incluido los destinos vacíos.
• Respecto al monto unitario indicado para movimientos relacionados con Proveedores, no es editable ni es considerado en el origen y por tanto no es comparado. El contenido indicado en este monto en el destino, incluso si es cero, reemplaza al monto que hubiera en el registro maestro del producto cuando efectivamente reemplaza al menos una de las subcuentas Proveedor.

Movimientos

• Si un producto ha sido incluido, independientemente de si lo actualizó o no en su registro maestro, y en el grupo de datos de selección de Movimientos del folio de selección y filtros, indica que sí modifique el histórico de movimientos, lo hará si cumple las condiciones de contenido que se indican a continuación.
• La búsqueda se hace sobre la tabla de detalles de movimientos, que es donde efectivamente aplican los planes de cuentas.
• La fecha de emisión del documento debe estar dentro del rango de fechas indicado.
• El tipo de documento y tipo de movimiento deben corresponder si se especifican.
• La entidad relacionada que se indica en el maestro de tipo de movimientos en el sistema, es la que se considera para saber que subcuenta del proceso utilizar para comparar y reemplazar en el detalle del documento. De esa forma el proceso sabe si es la de proveedores, de clientes, interna, de distribución de materiales, o de producción, ya que cada detalle de documento tiene solo una, la que le corresponde según la entidad relacionada.
• Si el contenido de origen y el contenido de destino están vacíos, ese atributo no aplica.
• Si el contenido en el detalle del documento es diferente del contenido origen, no califica para ser actualizado, incluidos el origen o el detalle vacío.
• Si el destino está vacío, reemplazará con vacío los datos correspondientes del PCF y PCC. Por ejemplo, si desea reemplazar los datos solo en los detalles de documentos y no en el maestro del producto, igualmente debe especificar el destino a asignar, aunque no marque el casillero de modificar maestro de producto.
• Respecto al PCC, cuando se trata de Proveedores, si en el maestro de producto el monto unitario indicado está en cero, el reemplazo en los detalles se hace con la primera sub cuenta, la de monto menor.
• Por otro lado, si ese monto en el maestro de producto tiene contenido, el proceso calcula el monto unitario del detalle del documento, lo transforma a la moneda del producto, y compara ambas cantidades. Si el monto unitario resultante del cálculo del detalle es menor o igual al del maestro de producto, se reemplaza la sub cuenta en el detalle por la primera o de costo menor; si es mayor, se reemplaza por la de costo mayor.
• Para estos efectos, independiente de que el monto destino sea cero o mayor, el reemplazo se hace primero en el maestro del producto, por tanto, la comparación y cálculo para los detalles se hará utilizando este nuevo monto del maestro de productos.