Esta funcionalidad de la tabla de Movimientos está orientada a facilitar al máximo la creación de ciertos documentos a partir de otros anteriores en su ciclo natural; se aplica, por ejemplo, cuando se emiten vales de venta en pasillos o patios mediante Tablet u otros dispositivos móviles, los que luego son importados por las boletas, facturas u otros para seguir su conducto regular. De forma similar aplica cuando se emiten vales de venta en mesones y vitrinas mediante el ERPe y luego en las cajas se emiten las boletas correspondientes.

Las indicaciones siguientes se basan en versiones predefinidas de la aplicación, por lo tanto podrían variar según se haya configurado el sistema en su empresa. Se sugiere que se respete la configuración entregada a fin de garantizar el correcto funcionamiento de estos recursos.

Si no requiere modificar el número de documento generado (boleta, factura, etc.) porque el correlativo que gestiona el sistema es el correcto, al iniciar cada nuevo documento, sin necesidad de aceptar el tipo, número y demás datos, presione de inmediato la tecla F3, o haga clic o presione en el icono de Importar, estando aún en el campo de tipo de documento.

Si el correlativo del sistema no corresponde al real, lo que puede suceder cuando la empresa aún emite boletas manuales que luego digita, o no ha terminado de implementar la aplicación, acepte le tipo de documento y luego digite el número que corresponda, y sin presionar Enter y sin avanzar al siguiente campo, desde el campo de número del documento, presione de inmediato la tecla F3, o haga clic o presione en el icono de Importar.

Nota. Si pasa a los siguientes campos en el documento, dependiendo de la configuración, podrá realizar las mismas funciones. Si el documento ya existe le será avisado. También se validan otros datos.

Si la aplicación no está configurada para conservar la clave de Persona responsable durante la sesión actual del navegador de la tabla, o si lo está pero este es el primer registro a agregar en esta ocasión, se desplegará el diálogo de ingreso de clave de Persona responsable.

Si la clave es correctamente ingresada, al aceptarla será traspasada al campo correspondiente del documento, sin necesidad de que deba ingresarla nuevamente.

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Si la clave de Persona responsable ya está activa y por lo tanto no se requiere su ingreso nuevamente, o al aceptarla con Enter, la tecla F3 o el icono de Importar dan acceso dentro del documento actual al campo de ingreso del documento a Importar.

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Existen dos formas de identificar un documento a importar.

Digitando su tipo y número

Aplica solo para documentos internos, como los vales de venta; se ingresa sin espacios ni separaciones, por ejemplo, si deseamos importar el documento con código ‘61’ y número 1234, se digita ‘611234’ y el sistema lo separa adecuadamente para buscarlo, agilizando la labor de digitación.

Mediante el Código de Barras EAN-13 del documento

Todo documento creado o modificado en el módulo de movimientos, genera y guarda en forma interna un código EAN-13 que lo identifica y con el cual se puede buscar para Importar.

Por ejemplo, se puede incluir un código de barras EAN-13 el pie de la impresión del Vale de Ventas, y para importarlo, en lugar de digitar su tipo y número se lee este código mediante un escáner lector de códigos de barra.

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La aplicación, al igual que en caso anterior, busca e importa el documento. En caso de no encontrarlo o de cualquier otra situación que lo requiera, avisa adecuadamente.

Puede repetir la operación de Importar documentos completos en el documento actual las veces que desee, logrando así, por ejemplo, cargar más de un vale de venta en una misma boleta. Si por error intenta importar un mismo documento más de una vez, el sistema informa y no lo permite.

El sistema vigila que no se sobrepasen la cantidad de registros relacionados y de líneas de detalles que estén autorizados, del mismo modo que lo hace cuando se relacionan documentos y/o se aplica la carga masiva de documentos.

Los documentos importados y sus detalles, salvo algunas excepciones como las se exponen más abajo, aplican las mismas normas de los documentos relacionados y/o la carga masiva de documentos, y tienen las mismas reglas de uso y relación posteriores.

Las diferencias más relevantes entre Relacionar documentos e Importar documentos

Para relacionar documentos, primero debe haber completado la información de cabecera del documento actual o relacionador, la cual se respeta, incluyendo la forma de pago que este indique.

Para Importar no requiere llenar los datos de cabecera del documento actual o importador, excepto el tipo y número de documento y el tipo de movimiento, que suelen estar predefinidos en la configuración, automatizando el proceso.

Los documentos relacionados, en forma individual o por carga masiva, no alteran la cabecera del documento relacionador.

Cada documento importado, además de cargar sus detalles según las normas usuales, reemplaza los datos de cabecera del documento importador, excepto los tres primeros y aquellos que por parámetro o código se indique que no.

Los documentos relacionados respetan las forma de pago del documento relacionador, con la salvedad de que los montos de documentos relacionados que hayan sido pagados previamente, generan en primera posición una cuota resumen indicándolo.

Al importar, finalmente la cabecera del documento importador asume los datos del último documento importado, incluso la forma de pago, por lo cual es muy recomendable que si se importa más de uno en un mismo documento, sean todos de una misma naturaleza y propósito (solo vales de ventas en una boleta de venta, por ejemplo) y que tengan condiciones similares (misma razón social, forma de pago y otros) a fin de que haya consistencia en la información.

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