En la edición de registros al gestionar entidades, al definir los parámetros y atributos con los que se emiten informes y, en general, donde se requiera ingresar información, el ERP utiliza diferentes formas de ayuda.

Estas ayudas pretenden facilitar al usuario el ingreso o aceptación de la información, validar que esta sea correcta y apoyar la gestión de datos.

A continuación, presentamos las ayudas más destacadas con las que cuenta el sistema al editar datos.

Menú de herramientas estándar

Es un pequeño menú flotante que se despliega al lado del campo o dato, que está disponible para cualquier dato en cualquier parte del sistema, sin importar su tamaño o tipo.

Estando dentro del dato activo, se accede con un clic en el botón derecho del Mouse; sus opciones son:

Deshacer

Aplica cuando ya ha hecho un cambio en el contenido. Cada vez que accede al dato guarda el contenido actual, y es a ese contenido que retorna cuando aplica deshacer.

Cortar

Aplica cuando hay contenido seleccionado y lo que hace es cortarlo y quitarlo del dato. Lo conserva en memoria reemplazando lo que hubiera en esta. Mientras permanece puede copiarlo donde desee. Equivale a Ctrl+X.

Copiar

Aplica cuando hay contenido parcial o total seleccionado en el dato. Copia ese contenido a memoria y lo deja disponible para pegarlo donde desee. Reemplaza cualquier otro contenido que hubiera en memoria. El contenido copiado desde el dato permanece en este y conserva la selección. Equivale a Ctrl + C.

Pegar

Aplica cuando hay contenido en memoria, copiado desde el ERP o desde otro software. Pega en el dato ese contenido a partir de la posición actual del cursor, luego retorna el cursor a la posición inicial del dato. Puede repetir la operación cuantas veces desee. Equivale a Ctrl + V.

Eliminar

Aplica cuando hay contenido seleccionado y lo que hace es cortarlo y quitarlo del dato sin conservarlo en memoria ni reemplazar lo que hubiera en esta en ese momento. Equivale a la tecla Supr.

Seleccionar todo

Selecciona todo el contenido del dato y queda a la espera de alguna acción. Si la siguiente acción no corresponde a algo aplicable (cortar, copiar, eliminar, escribir contenido de reemplazo) la selección se quita sin tener efecto.

Tecla	Acción
Shift + Flechas	Seleccionar texto
Control + C	Copiar
Control + V	Pegar
Control + X	Cortar
Supr	Borrar

Campos Memos > herramientas adicionales

Cuando se trata de campos memos (de textos extensos; por ejemplo, las Notas) en cualquiera de sus formas, se agregan estas tres opciones:

BBCode – insertar código BB

Permite insertar BBCode en el texto plano, para que sea aprovechado por aplicaciones web y otros que utilizan estos datos interpretándolos como texto enriquecido.

Para más información ver el capítulo de Archivos Externos y BBCode.

Imprimir

Envía el contenido completo del campo memo actual directamente a la impresora actual o por omisión.

Incluye en la parte superior de cada página el encabezado estándar de informes, con identificación de la empresa y del software, y con la fecha y hora de emisión, y el número de página.

Inserta también un título que usualmente es el nombre del módulo y un subtítulo con la identificación de la entidad o del dato.

Siempre usa el formato genérico de Impresión de Textos, que administra el ERP como parte de sus recursos de impresión, y que define entre otros datos la fuente, la cantidad de caracteres por fila y la cantidad de filas por página.

Seleccionar Impresora

Muestra la impresora actualmente predefinida y permite seleccionar otra y/o cambiar sus propiedades tal como el tipo de papel y otros. Para ello opera con los diálogos estándar del sistema operativo. Recuerde que los cambios aquí hechos permanecerán activos durante la sesión del ERP o hasta que haga otro cambio.

Campos Memos > Datos estadísticos

Cuando el cursor está en el contenido de un campo memo, en la línea superior de identificación del registro se agrega un contenido como este.

Muestra el número de línea en que está el cursor (Lin), luego un separador (/), el número total de líneas del memo, y la longitud total del memo en caracteres (Long).

Esta información es dinámica y se actualiza según se desplaza el cursor o se modifica el contenido del campo.

Navegadores de tablas de ayudas

Estas ayudas llamadas con la tecla F2 cuando el dato se está editando o tiene el control, o con clic en la imagen correspondiente en su extremo derecho, accede a un navegador con la tabla de ayuda correspondiente.

En general estos navegadores navegan tablas maestras que en este caso actúan como tablas de ayuda.

Al navegar tablas de ayuda la forma de visualizar, ordenar, buscar, rastrear, desplazar, emitir informes, acceder a sus archivos externos, recuperar desde histórico, su contador de registros y otros, operan de forma similar a los otros navegadores, puede consultar el capítulo de navegadores de tablas maestras para más información.

Estos navegadores cuentan con los mismos recursos de aumentar y reducir el tamaño de su fuente, y de mover el contenido como objeto físico y de desplazamiento inercial, como se describen en el navegador de tablas maestras.

Describiremos los recursos específicos de estos navegadores de tablas de ayuda.

Expandir / Contraer

Al igual que en sus navegadores de tablas maestras, las ayudas de tablas cuyo contenido comprende niveles de información donde los niveles internos o menores, dependen de los niveles externos o mayores, cuentan con recursos para Expandir/Contraer registros, que opera del mismo modo allá descrito.

Por lo general, cuando se accede a estas tablas desde la herramienta de ayuda (F2) la selección y la aceptación de registros está limitada a los del nivel más interno o menor de todos. Si la tabla tiene una excepción a esa regla, permite seleccionar y aceptar registros de niveles mayores, en caso contrario avisa que no es posible.

Registro(s) Seleccionado(s)

Dependiendo del dato origen, podrá seleccionar uno o varios registros en la tabla de ayuda, devolviendo al dato origen los códigos o campos claves adecuados de todos los registros seleccionados, ordenados según fueron marcándose.

En los navegadores de ayuda los registros se seleccionan uno a uno, haciendo clic para seleccionar, o para quitar selección, sobre la fila deseada.

Si la ayuda permite multi selección, están activos los recursos de la columna de selección (>) que permiten seleccionar por grupos, seleccionar todo, o quitar selección completa.

Cada dato origen tiene una cantidad máxima de registros a seleccionar, lo cual se muestra en el tercer marcador de registros del navegador en la esquina superior derecha. Si intenta seleccionar más de los autorizados se le indicará.

Sigue® intenta facilitar el trabajo al usuario cuando accede a las tablas de ayudas, para ello procura incluir en estas solo los registros que en forma lógica y según el modelo de negocios corresponda mostrar.

Cancelar

Anula la búsqueda y retorna al dato origen recuperando y conservando el contenido que tenía.

Aceptar búsqueda

Cierra el diálogo de ayuda y retorna al dato origen aceptando la información o la selección que se ha hecho. Equivale a Enter (Intro).

De regreso al dato origen, usualmente con un Enter para validarlo, o al hacer clic en otro lado, o al seguir la secuencia de datos, el contenido es aceptado. Si hubiera un error, la validación lo informa y no permite avanzar.

Calendario

En este caso la tecla F2 o clic en la imagen de acceso del dato origen, cuando se trata de campos o datos de fecha, dan acceso a un pequeño calendario

Este permite seleccionar una fecha haciendo clic sobre el número de día. También puede aceptar la fecha de Hoy desde el menú de texto.

Se puede desplazar hacia atrás y hacia adelante, mes a mes o año a año, desde el menú de texto y desde los iconos.

También desde el menú de texto puede sumar o restar una cantidad exacta de días que indique para calcular una fecha a partir del día indicado en la parte superior; al calcular, allí se indica la nueva fecha.

Calculadora

Cuando el dato origen es un número, y siempre que no tenga más opciones de ayuda, accede a una pequeña calculadora.

Si el dato tiene más opciones de ayuda, es posible que la calculadora esté incluida en el menú flotante que se despliegue.

Esta calculadora usualmente recibe el valor actual del dato asumiendo que desea usarlo en un cálculo para obtener otro valor.

Permite cambiar el signo del número en el visor, de negativo a positivo y viceversa, ejecutar las 4 operaciones matemáticas básicas.

El botón = actualiza el resultado en el visor.

El botón Aceptar retorna al dato origen y este asume el contenido actual del visor de la calculadora.

La tecla Cancelar retorna conservando el contenido inicial del dato origen.

Menú de acciones

La tecla F2 o clic en la imagen de ayuda del dato origen, cuando es un número, puede dar acceso a un menú flotante de diversas opciones.

Asumiendo el contenido actual del dato, aplica sobre este la opción que elija, algunas de las cuales son muy potentes y automatizan cálculos complejos.

Por ejemplo, en las compras podrá ingresar el valor con IVA según la factura del proveedor y con esta ayuda transformarla a valor neto unitario, que sería la modalidad de ingreso de la empresa. O en el precio de venta podría indicar el % de margen que desea obtener y el sistema entrega el precio. Las fórmulas de distribución de valor pueden resolver situaciones que manualmente sería muy difícil.

Puede entrar a la ayuda una vez, obtener y asignar el resultado, y permaneciendo aún en ese campo aplicar otra ayuda cuantas veces desee siempre basado en el contenido actual del campo.

Menús de acciones en Detalles de documentos

A continuación, se describen las ayudas de este tipo más destacadas en los navegadores secundarios de detalles de productos y servicios en los documentos. Estas están disponibles durante su proceso de creación o edición.

Así, en cada fila o línea de productos/servicios, al editar un campo o columna que cuente con ayuda (aunque en este caso no muestre un símbolo gráfico), mediante la tecla F2 puede acceder a ella, y al retornar podrá devolver el contenido adecuado, seleccionado o calculado según corresponda, facilitando la búsqueda y llenado de información.

Esta muestra de una línea o detalle es un ejemplo de las columnas de datos que podemos encontrar regularmente.

Veamos las ayudas más comunes:

Ayuda de Código de Producto/Servicio

Da acceso a la tabla de productos y servicios y allí o desde allí a los stock, precios y cartolas de los mismos.

Ayuda de Unidades

Despliega un menú flotante con las siguientes opciones:

Cartola de Productos

Da acceso a la cartola del Producto o Servicio actual.

Calculadora

Accede a la Calculadora del software pasándole las unidades o contenido original y permitiendo ejecutar operaciones matemáticas sobre el mismo; devuelve el resultado al dato de origen.

Multiplicar por

Todas estas opciones al seleccionarlas o hacer clic, multiplican las unidades actualmente contenidas en el dato origen y le devuelven el resultado. 

Multiplicar por Número ingresado

Mismo caso anterior, pero permite ingresar el número, entero o decimal, por el cual desea multiplicar.

Ayuda de Monto Unitario

Despliega un menú flotante con las siguientes opciones:

Valor Línea –> Valor Unitario

Independiente de las condiciones del documento y del producto, devuelve el valor correspondiente a una unidad, dividiendo el monto original ingresado en el campo que la llama por las unidades de la línea.

Valor con IVA –> Valor Neto

Independiente de las condiciones del documento y del producto, devuelve el valor original del campo después de quitarle el IVA según el porcentaje del IVA definido en parámetros generales.

Valor Neto –> Valor con IVA

Independiente de las condiciones del documento y del producto, devuelve el valor original del campo después de agregarle el IVA según el porcentaje del IVA definido en parámetros generales.

Valor Total Línea -> Distribuir valor (según maestro del producto)

Asume que el valor ingresado es el Monto Total Final de la Línea, considerando todos sus componentes (unidades, monto base, impuestos adicionales, gastos/recargos e IVA). Calcula y distribuye dicho monto entre todos sus componentes, considerando que se busca el monto unitario y respetando las condiciones del producto y del documento. No considera las condiciones del cliente ni de montos especiales. Si requiere ajustar un componente para un resultado exacto, será el de Gastos y Recargos.

Valor Total Unitario -> Distribuir valor (según maestro del producto)

Mismo caso anterior, ahora asumiendo que el monto ingresado ya es unitario.

Valor Total Unitario -> Distribuir valor (según maestro producto + % Gasto)

Mismo caso anterior, ahora permitiendo ingresar el % asignado a gasto/recargo.

Precio de Lista del Proveedor

Carga el Precio de Lista Proveedor del producto en el monto unitario.

Obtener este Margen (PCR con PVC)

Disponible solo en Ventas, asume que el monto ingresado en el campo es en realidad un porcentaje correspondiente al margen real que se quiere obtener (basado en el Precio de Costo Reposición y sin considerar el plazo de la venta).

Calcula y devuelve el precio unitario resultante en base a ese Margen. Respeta solo las condiciones del producto y del documento, no considerando las del cliente y de montos especiales. Distribuye el precio resultante según corresponda entre el monto base, los impuestos adicionales, los gastos y el IVA. Si requiere ajustar un componente será el de Gastos y Recargos.

(Otras opciones de ayuda)

Ya explicadas.

Ayuda del Porcentaje de Descuento

Despliega un menú flotante con las siguientes opciones:

Descuento Máximo sobre PLP

Asigna a esta columna el porcentaje de descuento máximo sobre la Lista de Precios del Proveedor establecido en el maestro de producto.

Calculadora

Accede a la Calculadora del software pasándole el porcentaje de descuento que estuviera indicado ya en la columna y permitiendo ejecutar operaciones matemáticas sobre el mismo. La calculadora devuelve el resultado al dato de origen.

Ayuda de los Impuestos Adicionales

Si el producto está sujeto o afecto a impuestos adicionales y retenciones, tendrá acceso a la columna correspondiente y a su ayuda, en los detalles de productos del documento. Esta ayuda tiene las siguientes opciones:

Valor Línea -> Valor Unitario

Toma el monto de impuesto adicional y lo divide por las unidades.

Editar Detalle

Despliega un diálogo como el siguiente:

Este diálogo identifica hasta cuatro impuestos adicionales o retenciones, su porcentaje y el monto correspondiente ya aplicado, inicialmente siempre basado en los que el maestro del producto tiene definidos para el grupo de movimientos, que fue como se calculó, luego asumiendo lo que se ha indicado.

Puede quitar alguno vaciando su código, con lo cual la línea es dejada en cero. Puede agregar otros buscándolos en la tabla de ayuda o digitando su código, con lo cual traerá su porcentaje y hará el cálculo del monto. Puede modificar el monto de cualquiera.

Puede navegar hacia abajo y hacia arriba por los datos.

Si modifica algo en este diálogo, el cambio se refleja en la columna de impuesto adicional de la línea, y en el total de impuesto adicional del documento, y en el total IVA retenido o anticipado del documento si fuera el caso. Si solo aplica IVA retenido o anticipado en una línea, el impuesto adicional de esa fila es cero, porque solo corresponde afectar el total de IVA retenido o anticipado del documento.

Nota. Estos cambios no afectan los atributos definidos en el registro maestro del producto o servicio correspondiente.

Si intenta modificar directamente en la columna de la fila el monto de impuestos adicionales y el producto está sujeto a más de uno, un mensaje le avisará que debe hacerlo a través de esta ayuda, especificando los montos por cada uno.

Si modifica el monto de los impuestos adicionales, directamente o por la ayuda, recibirá la siguiente advertencia:

Ayuda de los Gastos

Aunque el producto en su registro maestro no tenga porcentaje del precio de costo o de venta asignado a Gastos, accede a esta columna a fin de permitir especificarlo o modificarlo en y para el documento.

Porcentaje -> Valor Unitario

Asume que el monto actual es en realidad el porcentaje deseado para Gastos, el que es usado para calcular y devolver el valor correspondiente al dato. Este cálculo conserva el monto base y afecta el monto neto del detalle y los demás datos de resultados.

Valor Línea -> Valor Unitario

Asume que el monto actual es en realidad el monto de Gastos correspondiente a todas las unidades de la línea, lo divide por las unidades y devuelve este nuevo valor al dato. Conserva el monto base y afecta el monto neto del detalle y los demás datos de resultados.

Actualizar Gastos con porcentaje asignado

Obtiene el porcentaje de Gastos asignado al precio según el maestro de producto, hace el cálculo en base a ese nuevo porcentaje y devuelve este nuevo valor al dato. Conserva el monto base y afecta el monto neto del detalle y los demás datos de resultados.

Calculadora

Accede a la Calculadora del software pasándole el contenido actual del dato, permitiendo ejecutar operaciones matemáticas sobre el mismo. La calculadora devuelve el resultado al dato de origen.

Cuando los montos cambian, todas estas ayudas avisan el hecho y confirman que ajustarán el porcentaje según el nuevo monto.

Ayuda de Bodegas (de entrada y salida)

Accede a la tabla de Bodega, permitiendo elegir la deseada.

Búsqueda con Herramientas del Sistema Operativo

Principalmente al gestionar archivos externos, la ayuda puede dar acceso a recursos del sistema operativo del equipo para buscar archivos o carpetas, y esa información puede ser asumida por el dato origen.

Si decide cancelar o cerrar el diálogo, el dato origen conserva su contenido original.

Lista de opciones

En este caso la ayuda es una lista desplegable en el mismo campo, de la cual se puede elegir una opción.

Textos al pie del diálogo

Diversos datos cuentan con textos que se despliegan automáticamente al pie del diálogo cuando toman el control o se editan.

Estos mensajes procuran orientar al usuario respecto al dato actual, y se quitan, también de forma automática, cuando el dato pierde el foco o es aceptado.

Cuando se trata de campos que tienen ciertas opciones de contenido, usualmente un carácter, el texto al pie incluye esas opciones como parte de la orientación. Y si el usuario ingresa un contenido no considerado, del modo usual la validación le avisa y permanece en el dato.

Manual Online

En todo momento mientras ejecuta el ERP, el usuario tiene la opción de presionar F1 y acceder a este manual online del sistema, en la plataforma de Servicio al Cliente de Zenitx Informática.

Si el punto o el módulo donde se encuentra tiene relacionado un contenido de ayuda específico, llegará directamente a esa parte; en caso contrario el ERP le avisa que no existe un enlace específico y le ofrece acceder al home, que corresponde a la imagen aquí mostrada.

En el home puede buscar contenidos clave (palabras o frases parciales o completas) y la plataforma busca y despliega un índice navegable con los contenidos encontrados para que pueda elegir lo que desea.

Dentro de los temas, posiblemente encuentre enlaces y referencia a otros contenidos relacionados para ayudarle en su estudio.

También acá puede generar un ticket de soporte y agendar una reunión con un especialista en soluciones.

Consultar tabla de Productos y Servicios (F11)

• Se activa con la tecla F11 desde cualquier parte y momento del sistema, accede a la ayuda habitual de la tabla de productos y servicios, aunque el momento, lugar o dato nada tengan que ver con esa tabla.
• Cuenta con la capacidad usual de ordenar, filtrar, buscar y rastrear registros.
• Según configuración y del modo usual permite la vista de los precios por cada lista de precios de venta que elija.
• Según configuración y del modo usual permite la vista del stock por bodegas.
• Permite acceso al diálogo de Análisis de Movimientos Pendientes desde cada bodega, para el stock físico, el stock disponible o ambos (desde nombre de bodega).
• No permite acceso al registro maestro del producto o servicio; no devuelve información ni altera el origen.