Múltiples Sucursales

Usamos la palabra sucursal para referirnos a una sucursal como tal y también a la casa matriz, por lo tanto, un cliente que solo tiene casa matriz, ya acumula una sucursal en su contador de sucursales.

Sucursales con diferentes Rut

Para la ley, y por lo tanto para Sigue® ERP, las sucursales con RUT diferentes, son en realidad empresas diferentes. Por lo tanto, cada una tiene un registro maestro propio en la tabla correspondiente. Se entiende que, al tener Rut diferente, tendrá también razón social distinta.

Sucursales con un mismo Rut

Se crea solo un registro maestro para el cliente o proveedor, identificado por su Rut y razón social. Este registro maestro es considerado su Casa Matriz y la información que contenga debería coincidir con la realidad.

Las condiciones comerciales establecidas y el estado financiero actual del cliente son generales, es decir, no se subdividen por sucursales, sino que se agrupan todas en un gran registro (la casa matriz), con esto se logra un control real de esta información para el cliente, evitando interpretaciones o controles parciales.

Los informes y procesos indican a cuál de las sucursales pertenecen los documentos y movimientos.

Los informes, de cuentas por cobrar o pagar y de estadísticas de ventas y compras, si especifica un solo cliente, permiten incluir solo una de las sucursales o todas, facilitando la gestión de la información según convenga.

Dentro del registro maestro del cliente, existe un folio o sección que gestiona sus sucursales permitiendo consultar, agregar, modificar o eliminar. Recuerde que la casa matriz es el registro maestro, por lo tanto, solo se consideran las demás sucursales en este folio.

La clave de una sucursal es el Rut de su registro maestro + Correlativo de Rut, e incluye entre sus datos un campo para un nombre adicional de fantasía, que será visualizado en las ayudas respectivas.

Para todos los efectos, la casa matriz asume correlativo ‘1’ (uno). Al agregar o eliminar sucursales de una entidad, se mantendrá en el registro maestro un contador de totales, donde la casa matriz es 1 y cada sucursal suma 1.

Para mayor información respecto a cómo gestionar sucursales, consulte la guía de Tablas dependientes o secundarias.

En la ayuda (F2) del sistema aparecerá solo el registro maestro de cada entidad, que incluye una columna con el contador de sucursales.

En cualquier parte del sistema, cuando se solicita Rut de un cliente, con F2 tiene acceso a la tabla de ayuda o búsqueda, y desde allí puede acceder al diálogo de ayuda de sucursales del registro actual a través de las opciones para ello.

Si selecciona una sucursal o la casa matriz en este segundo diálogo de ayuda, al regresar al campo Rut del documento, informe o proceso desde donde llamó a la primera ayuda, ya llevará asignada la sucursal elegida.

Además, si digita el Rut directamente en el campo que lo solicita, o si selecciona desde la ayuda un cliente con más de una sucursal, pero sin elegir una específica, al retornar al campo Rut y confirmarlo con Enter, Sigue® despliega el diálogo de ayuda de sucursales para facilitar y garantizar que seleccione alguna.

Usando esta última facilidad, puede simplemente digitar o buscar y aceptar un Rut, y al presionar Enter para confirmarlo, Sigue® se encargará de que pueda seleccionar una sucursal si corresponde.

En el diálogo de ayuda de sucursales puede elegir la que desee posicionándose sobre ella y presionando Enter o haciendo clic en el botón de Sucursal Actual; o con doble clic sobre el registro de la misma. Si desea elegir la casa matriz solo haga clic sobre ese botón. Si se trata de informes, existe un botón adicional para seleccionar todas las sucursales incluyendo la casa matriz.

Consideraciones del uso de sucursales

Para Sigue® un cliente es una sola entidad incluyendo todas sus sucursales, el menos que el usuario solicite explícitamente considerar solo la casa matriz o solo alguna de las sucursales desde el diálogo de selección, lo que se puede hacer en los informes donde el Rut de la entidad es solicitado y solo cuando este haya sido ingresado. El objetivo de esto es obtener la información en forma separada.

En los movimientos y en los abonos Sigue® vigila si la entidad registra sucursales, en tales casos obliga a elegir una de ellas o la casa matriz para dejarlo registrado en el documento respectivo para futuras referencias y para las impresiones que correspondan.

Si la entidad no registra sucursales, Sigue® asume que se trata de la casa matriz, asignándole a los documentos el correlativo ‘1’ y evitando que el usuario deba confirmarlo.

Al imprimir una factura, guía, boleta, cheque, comprobante de egreso, nota de crédito, etc. Se usará la razón social de la casa matriz, pero se imprimirá la dirección completa, el teléfono y otros datos de la sucursal a la cual el documento maestro se asignó. Este es el objetivo principal por el cual se usan sucursales para clientes y proveedores.

Al consultar cartolas o usarlas como ayudas, se cuenta con el correlativo o código de sucursal en cada documento, lo cual es solo para facilitar la comprensión, no para hacer separaciones.

Cuando se ingresan documentos relacionados a algún movimiento, cuando se abonan compras o ventas y cuando se verifica que el documento a ingresar no exista, no se hace distinción de sucursales. Para estos efectos, la entidad es una sola, los documentos en cuestión pertenecen o se relacionan con el Rut sin considerar el correlativo de este.

Los cheques, letras y otros similares, también pertenecen o se asignan al Rut sin distinguir sucursales.

En la tabla de inventario, los productos o servicios se asocian al fabricante, proveedor o marca solo por el Rut, para este efecto tampoco existe distinción de sucursales.

Las sucursales pueden inactivarse. Una sucursal de cliente de la cual tengamos almacenada información histórica de cualquier tipo, no debería eliminarse, sino que solo inactivarse, a fin de que la información mantenga la concordancia necesaria. Si en el diálogo de ayuda de sucursales elije una inactiva, Sigue® avisa y pide confirmación.