Negocios exitosos y fidelización de clientes
En sus dependencias y en terreno, cuente con las herramientas e información adecuadas para realizar una gestión de ventas automatizada y exitosa, brinde a sus clientes las experiencias que aseguren su fidelización.
Venta inmediata, venta rápida, venta anticipada, facturación de guías de venta, venta con vale de venta o notas de venta, facturación de servicios, entrega de venta anticipada, documentos recurrentes (uso de plantillas) para venta masiva, múltiples listas de precios, amplia gestión de descuentos, etc. Combine ilimitadamente diferentes formas de pago (crédito, efectivo, transferencias, pago online, saldo a favor etc.).
Gestión y control del crédito otorgado y de las cuentas por cobrar, que minimiza los riesgos de no pago. Herramientas para los ejecutivos de cobranzas. Información para mantener una relación personalizada y controlada con sus clientes. Gestión y cuadratura de cajas diarias y por turnos, con declarado cajero, retiros de dinero y más.
- Disponibilidad de la información de clientes y potenciales clientes, los datos de identificación, de contacto y legales necesarios; diversas formas de clasificación, 3 giros o segmentos, ubicación geográfica, vendedor asignado, notas, archivos externos relacionados y otros.
- Registro y completa gestión de sucursales de clientes, que pueden utilizarse para diferenciar las ventas, cuentas por cobrar y otros.
- Define y asume la forma de pago habitual y la condición comercial establecida por la empresa para cada cliente (autorizaciones, montos y plazos máximos, situación actual, hoja de notas y otros). Definición de tipos de documentos de deuda a controlar (facturas, cheques, tarjetas de crédito, etc.). Completo registro de estos documentos, sus estados acumulados y actuales.
- Días de Atraso en los Pagos (DAP) reales, saber en el tiempo si suele atrasarse y cuánto, si la tendencia es a disminuir los días de atraso, mantenerlos o aumentarlos; así podrá tomar decisiones como exigir un pago más ajustado a lo estipulado en la venta, no venderle a crédito, aumentarle el precio, etc.
- Fase del Ciclo de Vida del Cliente (FCVC), según su fecha de ingreso, frecuencia de compras y actividad o inactividad, cada cliente está en una Fase dentro de un modelo progresivo circular que aporta un valioso indicador.
- Completo resumen de la situación financiera actual del cliente, sus detalles históricos, información de sus compras y márgenes, pagos, cuentas o documentos que debe, estado secuencial de cobranza; saldo a favor y su administración, gestiones realizadas y otros. Todo disponible para facilitar las decisiones y gestiones de ventas.
- Facturas por concepto de venta inmediata, venta anticipada, documentación de servicios, facturación de guías de venta (con carga de guías individual o masiva), venta con nota de venta, vales de venta y más. Relación, carga, seguimiento y otras acciones de documentos anteriores en el ciclo de la venta cuando corresponde, por ejemplo, entrega posterior de mercaderías, facturación de guías de venta, etc.
- Documentos Recurrentes o Plantillas, que permite definir y mantener los documentos base o plantillas, para generar ventas en forma masiva, aún por grandes cantidades de documentos, seleccionando fácilmente cuales (vendedores, turnos, rutas geográficas y otros). Esta facilidad aumenta de forma exponencial la productividad de empresas como panaderías y otras que hacer repartos diarios o por otros periodos.
- Venta Rápida, donde el módulo usual de ventas asume parte de la información de cabecera de los documentos y otra, y permite activar o desactivar el acceso o paso a esos datos, reduciendo el trabajo del usuario al mínimo posible, sin dejar de brindar las funcionalidades necesarias; orientado especialmente a la emisión de boletas simplificadas (genéricas o nominativas), este módulo es ideal para puntos de venta que atienden público en general y con alta rotación, logrando una atención ágil y expedita.
- Los ejecutivos de ventas pueden recorrer los pasillos, bodegas y otros lugares con los clientes, y mediante Tablet, smartphone u otros dispositivos comunicados por Wi-Fi, generar notas de venta en tiempo real, analizando stock y más. El documento es enviado a la impresora predefinida en un punto adecuado.
- Integración 100% natural y automática con las herramientas propias de Facturación y Boleta Electrónica, en un importante aporte a la economía de tiempo y de costos en la atención de clientes, despacho de mercaderías y gestión de la documentación.
- Integración nativa con gavetas de Dinero. Uso de lectores de códigos de barras.
- Condiciones comerciales de clientes con información, advertencia, solicitud de autorización, restricción, siempre en tiempo real, facilitando a los usuarios reaccionar a tiempo para informar al cliente, facilitar que regularice su situación o no proceder con la venta, documentación o gestión cuando su situación financiera en la empresa no lo permita, según las condiciones comerciales y el nivel de control establecidos para él.
- Por cada Caja o punto donde se emiten facturas, guías, boletas y otros, se pueden definir impresoras para los diferentes documentos y se genera y controla en forma automática la numeración o correlativo de los documentos que les son asignados.
- Las facturas, boletas, cotizaciones, notas de venta, vales de venta y otros se imprimen en un formato que la empresa puede define y personalizar en gran parte, especificando los datos a contener, su presentación, ubicación, fuente, longitud de datos y de formularios. Facilidad para enviar los documentos a archivos PDF.
- El detalle de productos y servicios a imprimir en los documentos depende de la configuración del tipo de movimiento, pudiendo ser detalle a detalle (cada producto o servicio), unificando productos, o una referencia a todos los documentos relacionados (su tipo y número).
- Unificación de productos, donde los detalles de un documento se pueden marcar en forma automática o manual, utilizando crayones o códigos de unificación según requiera, a fin de agrupar en la impresión en una sola línea los detalles marcados con un mismo crayón, bajo la descripción de este, pudiendo aplicar uno o más crayones en cada documento. Los crayones son heredados por los documentos que cargan sus detalles desde otros y son guardados en forma permanente.
- Un mismo documento de venta o de recepción de pago permite incluir diferentes formas de pago (crédito, efectivo, tarjetas de crédito, cheques, transferencias bancarias, pago online, etc.) pudiendo combinar de forma ilimitada. Un mismo ingreso o pago permite abonar o pagar diferentes documentos, del mismo cliente o de diferentes clientes, y puede generar y usar saldo a favor del cliente titular. Alimenta la cartera de documentos recibidos, histórico del cliente y otros de forma automática para su gestión y consulta posterior.
- Cajas y turnos con declarado cajero, con informes de arqueo de caja diaria o del turno, a nivel de empresa, sucursales, cajas y turnos, por días o periodos mayores. Montos totales e individualización de los documentos, agrupación de las formas de pago para su control, anexo con el detalle de los documentos a fecha y otros, para su revisión. Informe de declarado cajero.
- Múltiples listas de precios de venta, asignables a sucursales de la empresa, vendedores, clientes y/o sus sucursales y otros.
- Los precios de compra y venta son estimados y ofrecidos por el sistema, de acuerdo a las condiciones establecidas en el producto, las listas de precios de venta, o a las condiciones especiales que apliquen y que pueden indicarse de diferentes formas.
- Los montos de impuestos adicionales, IVA retenido o anticipado, gastos y otros y el monto total del producto son estimados en forma automática y pueden ser intervenidos.
- Descuentos por productos y generales. Diferentes formas de tratarlos e incluirlos.
- Gestión automática de los inventarios de acuerdo a los atributos de cada tipo de documento y tipo de movimiento emitido o digitado.
- Según se defina, cálculo y gestión automática de márgenes, utilidades y comisiones, considerando el documento como un negocio, también sus detalles por sí mismos. Montos y unidades vendidas, expresables en 2 medidas; 4 diferentes márgenes de resultados con su utilidad, comparables con los 3 márgenes base; 2 comisiones a pagar; 5 diferentes porcentajes de participación en los informes. Aplicable a todos los niveles de información.
- Obtiene, registra, imprime y conserva de manera eficiente la información de transporte necesaria para el cumplimiento legal, seguimientos y análisis internos. Genera en forma automática la información de peso total y volumen máximo aproximado de los productos de cada documento, a fin de facilitar la distribución y transporte de la mercadería. Obtiene de forma muy simple una Hoja para Despachos que incluye todos los documentos seleccionados, con el peso y volumen de cada uno y total, facilitando la elección del transporte adecuado.
- Según se configure, los ejecutivos que trabajan en terreno, desde sus dispositivos móviles, pueden emitir Notas de Venta, Cotizaciones y otros documentos que son automáticamente enviados a la base de datos de la empresa, vía Internet. También pueden consultar, modificar o generar información en forma remota, en tiempo real.
- Múltiples informes, análisis y estadísticas. Listas de precios, ranking y participación de clientes por zonas geográficas, giros, etc., ranking de productos y servicios bajo diversos criterios. Ventas en diferentes niveles o agrupaciones, múltiples formatos y criterios de inclusión y exclusión para obtener clientes nuevos, clientes inactivos o perdidos y más. Márgenes, utilidades y comisiones, metas y resultados logrados. Cuentas por cobrar, mercaderías por entregar, guías por facturar, etc.
- Facilidades como los Productos de Apoyo, Impresión Simplificada, Unificación de Productos, Notas Dinámicas y otras, permiten que un mismo documento contenga productos o servicios con variada información, quitando datos, agregando líneas adicionales con información relevante, etc. La información completa se guarda y está disponible en los documentos digitales. Los informes no se ven afectados manteniendo su estándar.
- Cartas de Cobranzas y de Verificación de crédito. Que permiten corroborar periódicamente con los clientes los estados de sus cuentas en la empresa y garantizar la transparencia y fidelidad de la información y los procedimientos que la generan.
Genial
El módulo de Ventas y Clientes suele ser el más utilizado por las empresas, y el que tiene un más amplio rango y variedad de opciones, alternativas y herramientas, debido a que la forma de comercialización suele ser diferente o tener matices específicos según la actividad económica y modelo de negocios de cada una; y porque usualmente las organizaciones compran, producen, prestan servicios y realizan otras actividades con el fin de generar ventas y obtener utilidades.
En este capítulo veremos lo fundamental de Ventas y Clientes, y para obtener un mayor provecho de todas sus posibilidades, recomendamos estudiar otros módulos relacionados, las herramientas complementarias y los casos prácticos. Todo para tener una visión más amplia y la posibilidad de descubrir recursos valiosos que puede aplicar, u obtener respuestas a sus inquietudes y necesidades.
Debido a la estandarización del software, algunas de las herramientas o capacidades explicadas en este capítulo de ventas, son aplicables también en las cotizaciones y compras con sus propios matices, tal como los descuentos, las notas de crédito, los pagos y otros.
