Información previa
La unidad Central del Gestor DTE revisa el email de intercambio entre empresas que ha sido declarado en el organismo fiscalizador para tal efecto, lo hace cada n segundos según se indique en su configuración. Este proceso detecta cuando llegan nuevos envíos por parte de emisores electrónicos.
Selecciona los emails que efectivamente correspondan a envíos de DTE, basándose en que cumplan la condición de incluir un archivo XML adjunto y que éste a su vez cumpla con las especificaciones técnicas de esquema y otras indicadas por el organismo fiscalizador.
Si la validación del archivo XML detecta que es incorrecto, de acuerdo a la normativa dará las respuestas automáticas correspondientes; si el XML es correcto, avanza y analiza los DTE que contiene en su interior. Solo los DTE que son técnicamente correctos son registrados en la base de datos de DTE recibidos, y desde ahí este proceso los toma para su gestión.
La Herramienta
El ERPe cuenta con esta herramienta para procesar los DTE recibidos, que permite lo siguiente:
- Navegar los documentos, con los recursos habituales de ordenamiento, búsqueda, informes y otros.
- Filtrar según la condición de seguimiento de los DTE, que diferencia entre Pendientes y Finiquitados.
- Acceder a los Finiquitados (ya respondidos) para fines de consulta.
- Acceder a los Pendientes (con respuesta comercial y/o respuesta de recibo de mercadería sin entregar) para consultas y para enviar respuestas.
- Enviar Respuestas al emisor de los DTE.
- Conciliar DTE Recibidos con movimientos del sistema para verificaciones.
Cuando la cantidad de documentos que recibe la empresa es muy grande, este navegador puede ser algo lento en su acceso y en algunas tareas.
En tal caso se puede reducir el rango de tiempo cambiando el parámetro de Fecha inicio integración; lo que implica que el trabajo debe hacerse más frecuentemente, lo cual tiene sentido ya que el plazo que el organismo fiscalizador establece para dar respuestas es breve.
Responder DTE, al emisor del documento
Marque la(s) casilla(s) correspondiente(s) y complete la información que cada caso requiere. Envíe la(s) respuesta(s) con el botón Procesar.
Al procesar, si todo está bien para la(s) respuesta(s) enviada(s) el icono 
cambia a 
. Si la respuesta falla el icono cambia a 
y recibe un mensaje.
Si una respuesta falla, desmarque la otra y luego envíe nuevamente la que falló. Luego de responder retorne al navegador.
Si una respuesta ya ha sido enviada, el icono 
es mostrado y si marca su casilla debe responder una pregunta que solicita confirmar que efectivamente desea reenviar una respuesta. Considere que reenviar una respuesta solo podría ser necesario cuando el emisor haya tenido dificultades y la requiera.
Haga el seguimiento comercial correspondiente, ya que, una vez cumplido el plazo legal para ello, actualmente de 8 días, por ley se presume comercialmente Aceptado Ok.
Refrescar tabla con los filtros actuales
Mientras usa este navegador, posiblemente responda algunos DTE y quizás recibe otros que no están visibles. Refrescar la tabla, permite que los que han cambiado su condición de seguimiento se incorporen a la lista que corresponda, y que los nuevos DTE recibidos sean agregados.
Conciliar DTE Recibidos con movimientos del sistema
Si la empresa digita en el ERPe los DTE recibidos para gestionar las compras y otros, tiene la oportunidad de verificar en esta herramienta, antes o después de la digitación, que la versión electrónica fue correctamente recibida, comparando el Rut del receptor, el número o folio, el monto total, la fecha y otros datos que considere vitales. Cuando dicha información coincide, la muestra impresa con que cuenta es válida. Naturalmente eso también se puede validar con los recursos del organismo fiscalizador.
Este proceso de esta herramienta del ERP hace una revisión automática masiva, considerando todos los DTE contenidos en el navegador de DTE Recibidos, los que compara con los documentos existentes en la base de datos de compras y relacionados. Al finalizar entrega un mensaje similar a este.
Cuando el Rut del receptor, el número o folio, el monto total, la fecha y otros datos que considere vitales coinciden, el registro es marcado con verde en el navegador.
Cuando encuentra el documento, pero con algunas diferencias, lo marca con rosado, indicando que debería revisar para resolver lo que corresponda.
Cuando no encuentra los documentos, los marca con rojo, pidiendo prestar atención porque quizás la muestra impresa o el PDF no han llegado aún a digitación, que documentos recibidos no están digitados aún; o que quizás debe responder con rechazo a este registro porque no es válido, y debe hacerlo dentro del plazo legal.
Esta herramienta de Procesar DTE Recibidos solo opera en la unidad Central y no considera estos registros en la centralización. Por ello para responder DTE recibidos el ERPe debe ser ejecutado en la sucursal donde está la central, vía local o remota.
En el Gestor DTE también encuentra esta y otra información de seguimiento.
Consultar Registro actual
Del modo usual desde los menús superiores o con F4 puede acceder a Ver o Consultar el documento. Antes de acceder solicita indicar el tipo de movimiento para la edición, porque en el XML legal esta información no está incluida.
Al acceder, la construcción de los datos es lo más completa posible según el contenido que originalmente tiene el XML leído.
Importante. Se espera que cuando quizás haya mayor homologación a nivel país se puedan editar y enviar a la base de datos desde esta misma herramienta, sin necesidad de digitarlos.
Formato de impresión interno
Estando dentro del registro, se pueden enviar a imprimir o a PDF utilizando el formato de impresión que está definido en el ERP para el tipo de documento correspondiente.
Si no cuenta con una cabecera o formato de impresión, el sistema avisa y permite obtenerlo mediante el formato de otro documento, usualmente el ofrecido por el sistema (por omisión ‘ZZ’) y que corresponde a uno genérico que procura ser lo más completo posible para cubrir todas las opciones de datos que pudieran incluir los diferentes DTE Recibidos.
Esta es una muestra.
Ver PDF estándar documento actual desde XML
Si no recibe el PDF o la muestra impresa que debió enviar el emisor, puede obtenerlo con este recurso y, aunque este formato es genérico, es legalmente válido para auditorías externas.
Este recurso está disponible en el ERP cuando se configura para ello; también está en el Gestor DTE.
En su navegador de documentos, al estar posicionado el cursor en uno que cumpla la condición, en la herramienta de Informes de sus menús superiores incluye la opción de Ver PDF estándar documento actual desde XML, que da acceso al diálogo ya conocido para obtener copias o reimpresiones de DTE Emitidos, y que, en este caso, como indica su descripción, permite ver un PDF estándar de los DTE Recibidos.
En este caso no está disponible el grupo de datos de elección de página y solo se emite la que representa a la página tributaria.
Esta herramienta del ERP solicita al Gestor DTE, en forma local o remota, que genere un PDF estándar a partir de la información del XML (archivo digital normado por el SII) recibido de parte del emisor.
Al obtenerlo este queda disponible en el gestor de archivos PDF que tenga el sistema operativo de la estación de trabajo, y a partir de ahí se pueden imprimir y guardar copias.
En el siguiente ejemplo se puede ver que este formato tiene la apariencia regular de las muestras impresas, como lo establece la ley, que permite a la empresa guardarlo en sus archivos para futuras consultas, revisiones o auditorías, especialmente si por alguna razón no cuenta con la muestra impresa que el emisor podría haberle hecho llegar según la ley autoriza.
Esta es una muestra.
Timbre PDF417 válido
El timbre incluido, en formato PDF417 como establece el SII, está correctamente construido por el Gestor DTE, y por lo tanto puede ser escaneado por la empresa o por terceros para validar el documento, tal como se hace con cualquier documento tributario electrónico.
Importante. Nuestro Gestor DTE, que es la herramienta que genera este PDF, también cuenta con un recurso de Ver PDF de los DTE Recibidos, y del mismo modo puede imprimir o guardar copias de este archivo.
