El planificador de Inventario es el informe ideal para detectar en forma anticipada las mercaderías inmovilizadas o con sobre stock, y realizar en forma oportuna posibles devoluciones, o tomar acciones correctivas para evitar su ocurrencia.

Muy útil para planificar y solicitar a tiempo la reposición de mercaderías de rotación muy baja, normal o muy alta, garantizando siempre el stock necesario para atender a sus clientes.

Permite la revisión de movimientos para periodos que van desde 1 día hasta 25 meses, recientes o estacionarios. Considera incluso la hora y minuto inicial y final del periodo, adecuado para analizar stock de mercaderías de corta duración y alta rotación.

Además de considerar la empresa completa, permite verificar y separar los movimientos por sucursales y los inventarios actuales por bodegas, o en ambos casos por grupos de ellas, permitiendo basar el análisis en sus propias características individuales o grupales.

Puede revisar todos los productos o utilizar variadas formas de filtrarlos, tales como un único producto, una o varias súper familias, una marca o fábrica y más.

Conozca el costo actual de las mercaderías inmovilizadas o con sobre stock, que puede devolver, liquidar o traspasar; o el costo de las mercaderías a pedir a sus proveedores o a otras sucursales o bodegas. También un análisis combinado, que permite estimar el costo final de aplicar ambas medidas en forma simultánea.

Puede analizar el periodo de tiempo elegido en una única columna; o por meses, para observar la tendencia; o por sucursales o grupos de sucursales, para tomar decisiones y acciones más específicas.

Los siguientes son algunos ejemplos de este potente informe:

Ejemplo 1 – productos con bajo stock y sobre stock, venta por columnas

Analiza todos los productos de la súper familia Informática, en base al stock físico de las bodegas A, B y C; incluyendo los productos con bajo stock (posibles Pedidos y órdenes de compra) y los con sobre stock (posibles Devoluciones); no limitando el análisis según el stock actual. Se quiere los periodos de stock y los promedios de venta por Días, y garantizar mercadería para un periodo de 20 días.

Para obtener estos resultados se basa en los movimientos predefinidos (según tipos de documentos y movimientos contenidos en el folio de parámetros adicionales, que para este caso corresponden a las ventas), y analiza un periodo desde el 01/03/2013 al 28/05/2013, de la sucursal A.

Las sucursales y las bodegas no necesariamente deben ser coincidentes en identificación y cantidad, lo que importa es que la lógica esté bien, en este caso se entiende que las 3 bodegas pertenecen a la sucursal A.

Se quiere el informe ordenado por descripción del producto, en forma detallada, es decir uno a uno. Usa diseño por meses para que los movimientos de cada mes se muestren en columnas separadas a fin de comparar entre ellos y ver la tendencia, lo cual puede aportar más entendimiento.

Se excluyen los productos que no tienen stock actual ni movimientos en el periodo revisado (y por omisión ya incluye solo los activos, en el folio de parámetros adicionales). Usa la unidad mayor o de presentación.

Entre las columnas seleccionables que se incluyeron, está el PCR, unitario y total, porque se quiere conocer el costo de cada producto que tiene sobre stock o que se debe reponer; la suma, y finalmente el costo resultante de todo.

Los datos de promedio general de unidades de venta y total general de unidades de venta, se incluyen para tenerlos a la vista, complementando las columnas de ventas por meses.

Los datos de total unidades stock actual y periodo de stock actual, complementan la columna de unidades a pedir (positivo) o a devolver (negativo).

Este es el informe que se ve en pantalla, se puede imprimir y exportar a Excel. También se podía haber enviado a PDF.

Ejemplo 2 – pedidos, columnas generales

El anterior, pero esta vez limitando el análisis solo a Pedidos (productos con falta de stock, para los cuales emitiría pedidos u órdenes de compra). Además, se ha indicado ver solo una columna general con los movimientos, no los meses.

Ejemplo 3 – devoluciones, columnas por grupo de sucursales y bodegas

Se mantienen los parámetros del ejemplo 2, excepto que se cambia a devoluciones, eligiendo diseño por grupos de sucursales y grupos de bodegas, juntando las ventas de las sucursales que pertenecen a un mismo grupo (ciudad, cadena de supermercado, etc.) en una sola columna; de forma similar se unen el stock de las bodegas de un mismo grupo en una sola columna; teniendo tantas columnas de ventas y de stock como grupos de sucursales y de bodegas el software haya detectado de los parámetros o filtros respectivos.

Esta vez se quita el PCR individual y el promedio general de ventas por razones de espacio de la muestra, pero podrían dejarse e incorporarse otras columnas.

Ejemplo 4 – pedido productos de rápida rotación y corta duración

Por cuestiones de mantener el ejemplo se usa la super familia Informática, pero en realidad esta forma aplica más a productos de rápida rotación y corta duración, como puede ser panadería y pastelería.

En este caso, para evitar prolongar la jornada después de la hora de cierre, y para enviar el pedido de producción antes que el personal administrativo de la fábrica se retire, pasadas las 18:00 horas la sucursal A, basada en su stock físico de ese momento, y en las ventas efectuadas por ellos desde ayer a las 18:01 hasta hoy a las 18:00 horas, busca saber qué mercadería solicitar a la fábrica para las ventas proyectadas del día siguiente.

En este caso el siguiente día de stock requerido o ventas proyectadas, comprende desde hoy a las 18:01 horas hasta mañana a las 18:00 horas, entendiendo que el stock actual sostiene las ventas del resto del día y los productos que lleguen mañana a primera hora o en forma parcializada durante la jornada, soportarán el resto de la venta.

Las columnas seleccionables dependen de lo que desee incluir. Usualmente una columna general de movimientos y los totales regulares. Incluir el PCR y el código de producto del fabricante puede ser buena idea.

El informe resultante es similar a este:

El stock actual negativo, si hubiera, se considera automáticamente como unidades a pedir o reponer. Los productos sin ventas en el periodo analizado, no pueden calcular periodo de stock.

Exportando el informe

El informe se puede enviar directo a un archivo PDF para adjuntarlo a un email. O una vez visualizado en pantalla puede exportarlo a Microsoft Excel para agregar observaciones o editar líneas, y luego imprimirlo o enviarlo también por email.

Esta muestra presenta un informe exportado a Excel, en el que esta vez no se incluyeron los costos. Podría ser una opción rápida para enviarlo a la fábrica de la propia empresa o a un proveedor externo.

Tablas de Pedidos y Devoluciones – importar información

Además, esta valiosa información obtenida del análisis de los documentos del sistema, se puede importar en forma de detalles o productos y servicios de nuevos documentos.

Esto constituye una excelente forma de automatizar la acción de convertir los resultados del informe en pedidos, órdenes de copra, guías de devolución a proveedores, o solicitudes de fabricación.

Esto ofrece importantes ventajas, tales como evitar la digitación, estandarizar la información y hacerla comprensible y manejable para el ERP, cargar detalles de documentos en los siguientes documentos en la secuencia lógica, hacer seguimiento a esta secuencia lógica de las acciones hasta completarlas, etc.

Para lograrlo, tendemos un puente activo entre el informe y los documentos: las Tablas de Pedidos y las Tablas de Devoluciones. Estas consisten en exportar a tablas editables del sistema los productos o detalles que componen el informe.

En el menú superior del visualizador del informe encuentra la opción de texto: Extras > Generar Tabla de Pedido o Devoluciones (según corresponda), o el ícono: Generar Tabla DE Pedido o Devoluciones, para generar la tabla según el análisis indicado en los parámetros del informe. Estas opciones dan paso a un diálogo donde los productos del informe son desplegados en una tabla como esta:

El precio neto de costo reposición (PCR) del maestro de productos, también es expresado en forma neta en este informe, y siempre lo supone al contado, ignorando el concepto de plazos y sus relacionados.

Al generar esta tabla, el precio de costo es construido según especifique el tipo de documento que en los parámetros del Planificador de Inventario se autorice a importar los registros en sus detalles (neto, con IVA, IVA no aplica, etc.)

Además, en esta tabla es interpretado considerando los impuestos adicionales a los que pudiera estar sujeto, el monto de gasto resultante de su porcentaje de costo asignado a ello y otros, todo bajo el mismo esquema que aplican los documentos usualmente, llevándolo así al estándar.

En los parámetros internos del informe de Planificador de Inventario se indica el tipo de documento y tipo de movimiento que importarán estos registros en sus detalles, para pedidos y para devoluciones. Usa esa información, además de lo ya indicado, para calcular y completar ciertos contenidos a fin de automatizar la importación cuando sea hecha, tales como los componentes del plan de cuentas financiero y otros.

Estos parámetros también permiten especificar los tipos de documentos y de movimientos que serán considerados al analizar la información de un periodo de tiempo que, junto al inventario, se usa para calcular las unidades a pedir o devolver, los promedios y otros.

De esta forma, por ejemplo, una empresa que compra productos terminados para venderlos, analiza las ventas; una empresa que compra insumos y fabrica sus productos para comercializarlos, puede analizar el uso para producción de la súper familia de insumos, o las ventas de la súper familia de productos producidos.

Los registros

En los parámetros del Planificador de Inventario se indica la cantidad máxima de registros autorizados para la tabla de pedidos y para la tabla de devoluciones, que no debe sobrepasar los 999 en cada caso. Este dato permite que se alimente la tabla con los productos del informe, siempre ordenados por descripción en forma ascendente, partiendo con el primero y hasta el último, o hasta completar este límite si es menor.

Si la cantidad de registros del informe es mayor que este límite, recibe un aviso y tiene la oportunidad de no alimentar la tabla, porque quizás desee acotar los parámetros.

Sin importar el orden, ni el tipo, ni el diseño del informe, y sin considerar las columnas que haya incluido o excluido en éste, y como resultado de estos parámetros, independientemente de la cantidad de registros resultantes y las columnas mostradas, las tablas de pedidos y de devoluciones siempre se llenan con los productos y servicios que originalmente componen el informe y sus columnas son las adecuadas para estas tablas y sus propósitos.

Cada vez que procesa el informe se elimina esta tabla y se construye nuevamente con los nuevos resultados.

Ambas tablas se gestionan en el equipo local y no son visibles al resto de la red, con la idea de que cada puesto de trabajo pueda hacer y gestionar en forma independiente sus propios análisis.

Estas tablas respetan los conceptos usuales del sistema, como las alertas, ayudas, los controles y otros.

Cuando se han analizado Devoluciones, cuyas unidades se expresan en números negativos, al generar la tabla automáticamente se llevan a números positivos, para cumplir con los estándares del sistema.

Mientras permanece en el informe y no lo procesa de nuevo, la tabla se mantiene activa, pudiendo accederla, modificarla y grabarla cuantas veces desee.

Cuando graba esta tabla, siempre reemplaza a la última que había grabada en el equipo.

Si está autorizado el módulo de resultados calculados, y el usuario tiene el nivel adecuado, y en las herramientas del informe está autorizado el análisis de resultados, se incluyen las columnas de margen mínimo, margen deseado y margen fijo. Si el usuario tiene nivel gerencial, se agregan las columnas de PCR y PCPP. Todo con el fin de ayudar al análisis por parte del encargado.

Esta tabla permite eliminar, modificar y agregar registros. Al modificar, si cambia el código de producto se corrigen los costos, pero el stock actual que había sido cargado como referencia no se cambia. Al agregar, el stock referencia permanece en cero.

También permite insertar una línea en blanco en la posición actual del cursor, desplazando esa fila y las siguientes una posición hacia abajo. Para ello use el icono del menú vertical izquierdo o haga clic con el botón derecho del mouse sobre la columna de número de fila. Puede repetir esta acción cuantas veces desee mientras haya registros disponibles según la capacidad de la tabla.

Esta inserción de líneas puede ser útil para agregar las filas de comentarios e información que desee a los registros que lo requieran, usando productos de Apoyo.

La siguiente es una muestra de la misma tabla con diferentes acciones hechas por el usuario. Al grabarla todo queda guardado para ser importado por los documentos.

Importar los registros desde documentos del sistema

Ya mencionamos que los parámetros del Planificador de Inventario registran el tipo de documento autorizado a importar los registros en sus detalles, y también el tipo de movimiento que puede hacerlo.

En los parámetros del módulo de movimientos también se especifican, logrando así que el ERP reconozca cuando debe autorizar en las Herramientas de ese módulo una de estas opciones:

• Importar detalles desde la tabla de Pedidos del Planificador de Inventario
• Importar detalles desde la tabla de Devoluciones del Planificador de Inventario

En esta muestra vemos como los registros fueron cargados automáticamente en una Orden de Compra, incluyendo toda su información, y además el módulo asignó en forma automática, según la parametrización, si califican como entrada o como salida y de qué bodega, aunque obviamente en el ejemplo no mueven stock.

Cada registro de las tablas de pedidos y de devoluciones, es marcado al momento de ser importado por un documento del sistema, y ya no puede volver a importarse. Esto aplica independiente de lo que suceda posteriormente con el documento o el registro.

Naturalmente si procesa de nuevo el informe y vuelve a crear la tabla, los nuevos registros inician liberados y por lo tanto pueden importarse.

Todos los registros de estas tablas que son importados por documentos, a partir de ese momento no mantienen ninguna relación con su origen.

En consideración a que un informe del Planificador de Inventario puede llegar a tener una gran cantidad de registros, es conveniente utilizar los filtros (parámetros de selección de productos y de análisis de información) para crear informes que no superen los 999 registros y que agrupen los productos de forma lógica, lo que, sin ser obligatorio, resulta bastante conveniente.

Debido a que los documentos formales, tales como las órdenes de compra o los pedidos, las guías de despacho y los que se pudieran emitir a partir de estos, usualmente tienen una capacidad limitada de detalles o productos, se ha considerado que un informe pueda ser importado en forma parcial por varios documentos hasta completarlo.

Uso de Órdenes de Compras y Pedidos para Proveedores o Fábricas

Crear el tipo de documento y de movimiento con los atributos que le correspondan.

Indicar ese tipo de documento y de movimiento como los autorizados a importar los registros de las tablas de Pedidos (parámetros del Planificador de Inventarios y del módulo de movimientos).

A los tipos de movimientos de compra anticipada y/o compra inmediata, indicar que no obligan documentos relacionados, pero que si cargan los detalles de los que incluyan, y que si rebajan esos saldos. De esta forma, sin obligar a incluir órdenes de compra, cuando incluya una o más, si el sistema las encuentra logrará la relación entre documentos y la secuencia lógica de la información.

Definir los parámetros del Planificador de Inventario de forma adecuada, para que al acceder facilite la labor de ajustarlos según los requerimientos más usuales.

Lectura del informe

Significado de las cabeceras de columnas del informe.

• Código. Código Interno del Producto
• Descripción. Nombre del producto
• Est. Estado (A: Activo, I: Inactivo)
• PCR-Net-Und. Precio Costo Reposición unitario
• Net-Ult-Com. Costo Neto Última Compra
• Fe-Ult-Com. Fecha Última compra
• U-Tot-Vt. Unidades totales vendidas en el periodo seleccionado
• U-Prom-Vt. Unidades promedio vendidas (total / en periodo seleccionado)
• Und-Stock. Unidades actualmente en Stock
• Mes-St / Día-St. Cantidad de meses o Días, según se haya indicado, que puede cubrir el stock actual basado en las ventas del periodo seleccionado
• U-Ped(Dev). Unidades a pedir (devolver), si el número está entre paréntesis indica que existe un exceso de stock, si no, indica la cantidad de unidades que es necesario pedir para cubrir el periodo.
• PCR-Net-P/D. Precio costo reposición del pedido/devolución

Funciones adicionales

Debido a que este informe permite alimentar una tabla que puede ser importada al generar Órdenes de Compras, Pedidos u otros (Pedidos) o emitir Guías de Despacho (Devoluciones), automatizando ese proceso, es importante seleccionar en el campo ‘Análisis Deseado’ si está analizando para Pedidos o Devoluciones, e incluir el código de producto Fabricante entre las comunas seleccionables si le será enviado este documento o información, para facilitar su gestión.