Existen algunos negocios donde se requieren descripciones más largas que la estándar de 40 caracteres que usan los productos y servicios; un ejemplo es cuando necesita incluir datos de Trazabilidad y otras referencias específicas en un documento indicado.
También algunos productos o servicios no necesitan que se imprima toda la información de identificación que utiliza el sistema o que se haya definido en el formato de impresión del documento que lo contiene.
Ambas situaciones se resuelven utilizando y combinando los conceptos de Producto de Apoyo e Impresión Simplificada.
Productos de Apoyo
Por omisión, en el maestro de productos y servicios, al crear un registro del tipo Apoyo, automáticamente asume que no controla Stock, no calcula resultados, no participa en el margen de negocios, que sí solicita descripción adicional, y que tiene nivel de impresión simplificada 5 (solo descripción, ver más abajo). Aunque es recomendable dejarlo así, algunos de estos datos pueden modificarse.
Se pueden dejar vacíos o en cero los montos, porcentajes y otros datos de los folios de costo y venta ya que no serán usados, aunque se especifiquen.
En los detalles de un documento estos pueden ocupar y sumar tantas líneas como sean necesarias, las que no afectan la descripción original del producto y quedan almacenadas. Solo la línea principal o del producto como tal incluye unidades, montos y otros componentes, pues las demás líneas son productos de Apoyo o descripciones complementarias.
Naturalmente en el documento digital siempre estarán disponibles todas las líneas o detalles, tanto al editarlo como al navegarlo.
Al incluir un producto del tipo Apoyo en los detalles de un documento, por sobre los atributos del tipo de documento y movimiento, esta línea asume estado finiquitado, no calcula resultados y no participa del margen de negocios; si se indicó en el registro maestro, solicita descripción adicional. Las líneas con productos de Apoyo se muestran en texto gris y solo incluyen las columnas de código y descripción del producto, aportando una vista más despejada.
Al aplicar algún filtro en la tabla de productos y servicios, los productos de Apoyo que sean excluidos por este (por su agrupación u otros datos que el filtro considere) no estarán visibles en el navegador.
Sugerimos crear un producto de Apoyo con un código interno corto, fácil de recordar y que se distinga de los demás, por ejemplo ‘PA’ (Producto de Apoyo) y digitar el código directamente al requerirlo, ya que al buscar registros Sigue® los encuentra aun cuando los filtros aplicados no los muestren en el navegador de la tabla de ayuda.
Crear solo uno o al menos una cantidad menor, recordando que no cumplen ninguna otra función y no se clasifican, ni agrupan, ni evalúan.
También es mejor usar una descripción fácil de recordar y de encontrar, tal como ‘(Producto de Apoyo)‘; teniendo presente que siempre será reescrita.
Impresión Simplificada
En los formatos de impresión de documentos se define cómo se imprimen sus productos y servicios, que son los productos o detalles del mismo, incluyendo el contenido y el total de datos o columnas, su presentación, posibilidades adicionales y otros.
A excepción de los productos de apoyo, por omisión cada documento imprime para todos sus productos todas las columnas indicadas en el formato; sin embargo, podría imprimir en forma simplificada algunos detalles, es decir, sin incluir algunas de las columnas propias de la descripción del producto. Entre estos datos opcionales por producto, están el código, la unidad de movimiento, la presentación, el contenido, la unidad de medida y el fabricante o marca.
Por ejemplo, en caso de servicios o de productos de fabricación propia, puede no requerirse la marca. En caso de servicios o productos que no se subdividen, puede no requerirse la unidad de medida, la presentación, ni el contenido; si se trata de productos de apoyo solo se requiere la descripción, etc.
Esto se define en el registro maestro del producto o servicio, en el grupo de datos de Impresión y Listas, opción ‘Nivel Impresión Simplificada’, indicando la estructura o Nivel de Impresión Simplificada que aplicará. Contando en forma ascendente, donde los niveles superiores son los números más pequeños, las opciones o niveles son:
- Completa (incluye todo lo que indique el formato de impresión)
- Código + Descripción + Und. movmto + Marca
- Código + Descripción + Und. Movmto
- Código + Descripción (unidades, montos y otros deben asignarse a este nivel)
- Solo Descripción (asumida para productos de Apoyo)
Se usa en coordinación con su equivalente en las tablas de formatos de impresión de documentos (modo texto y modo gráfico) para las columnas de datos de los detalles o productos, donde además se agrega la opción X (no aplica) para los datos que no requieren de este control.
En dichas tablas se especifica, para cada columna de datos de detalles, el nivel de impresión simplificada adecuado, como se muestra en este ejemplo:
Así, si un producto o servicio indica nivel de impresión simplificada 3 en su registro maestro, automáticamente la impresión de los detalles en el documento no incluye para este las columnas de nivel superior (nivel 1 y nivel 2), y sí imprime las de su propio nivel (3) y las de nivel inferior (nivel 4 y nivel 5).
Los productos de apoyo, que regularmente tienen nivel de impresión simplificada 5, de acuerdo a este ejemplo solo imprimen la descripción.
Al crear un nuevo producto, que por omisión tiene nivel de impresión simplificada 1, si no se indica otra cosa imprime todas las columnas.
Este concepto aplica solo a la previsualización e impresión del documento, no a su edición o formato digital de uso.
Muestra de impresión de los detalles del documento.
Usar distintos niveles de impresión simplificada y combinar con productos de apoyo, nos brinda amplias posibilidades para enriquecer la información e impresión al mismo tiempo que hacemos todo más sencillo.
Impresión en otro color
Mediante los parámetros de impresión de los documentos en modo gráfico, se puede, por ejemplo, definir que la descripción de los productos de Apoyo se imprima en un color diferente, a fin de facilitar aún más la vista de los detalles, como se ve en la muestra anterior donde con el código fuente:
# if( PASOCDET->TIPOITE # ‘A’ .or. lUnifImp, ’00’, ‘7237230’)
como contenido del parámetro, las cotizaciones la imprimen en color gris, acorde con el estándar del sistema.
Carga automática de los detalles desde otros documentos
Se obtienen todos los productos de Apoyo del mismo, sin aplicar otras reglas. Esto es en la documentación de servicios, documentos relacionados, carga masiva de documentos, etc.
Cartolas
Cuando navega documentos con sus detalles, los productos de apoyo se incluyen y se muestran de la misma forma que al editar el documento. Los folios que navegan directamente los detalles de documentos, no incluyen los productos de apoyo. Los productos de apoyo no disponen de cartola.
Informes
Los informes nunca incluyen los productos de Apoyo, ya que podrían distorsionar la realidad de ciertas vistas y resultados; además no son necesarios porque se puede ver toda la información recurriendo al documento digital.
Otros usos
En la tabla de Tipos de Movimientos el sistema permite que el tipo de detalles del documento usado pueda indicar texto, en lugar de productos a fin de que, al crear un documento para dicho movimiento, en lugar de pedir detalles del modo usual, pida un texto en un diálogo adicional que despliega, lo que se usa, por ejemplo, para emitir Notas de Crédito que corrigen la dirección del cliente.
Adicionalmente puede utilizar un producto de Apoyo con descripción adicional para este fin, indicando en el maestro de tipo de movimiento que el tipo de detalle del documento es productos normales y no texto. Al usarlo de esta forma, creando tantas líneas de detalles como sean necesarias, la impresión puede quedar como en esta muestra:
