Cheques recibidos al día
Dependiendo de su modelo de negocios estos pedirán o no la información de identificación (número, cuenta, institución, plaza). Sigue® inicialmente está configurado para no solicitarla y no enviarlos a la cartera de documentos recibidos. Si se configuran para solicitar esos datos, se tratan como cheques a fecha regulares.
Caja Diaria
Dependiendo de cómo se configuren, figurarán en la caja diaria como documentos al día o como documentos a fecha.
Control de los depósitos
En la práctica, se reúnen todos los cheques al día y se depositan. Estos depósitos (boletas o comprobantes bancarios debidamente timbrados, lo que garantiza que el depósito está hecho) serán los que se ingresen al sistema.
Observaciones
Si ha configurado que los depósitos bancarios que la empresa hace sean creados en la Cartera de Documentos a Fecha Recibidos, lo cual es poco usual, podrá crearlos directamente allí, lo que, si dispone del módulo de Bancos, alimentará la Libreta bancaria.
Si no desea enviar los depósitos a la cartera de documentos recibidos y dispone del módulo de Bancos, agregue estos depósitos directamente en la Libreta.
Si usa la cartera de documentos recibidos, en forma excepcional, al crearlos (como depósito bancario externo), en la medida que completa el registro, algunos datos posteriores asumen ciertos contenidos que son apropiados para los depósitos, tales como saldo cero, documento de origen igual al documento que estamos ingresando, estado depositado, fecha salida igual a la fecha de emisión, documento salida igual al documento en cuestión, cuenta del depósito igual a la cuenta declarada inicialmente. Con esto no es necesario nada más, el depósito está listo.
Si está configurado que los depósitos bancarios externos (externos porque hacen referencia a pagos que recibimos, los depósitos bancarios empresa se refieren a pagos que la empresa hace), alimenten la Libreta de Banco, el Abono correspondiente será automáticamente creado en la Libreta.
Si utiliza el módulo de Bancos, puede agregarlos allá directamente, lo que se explica en el capítulo Libreta de Banco.
Pagos recibidos en efectivo
Caja Diaria
El efectivo debe ser ingresado como tal desde las ventas y desde los ingresos. De este modo figuran adecuadamente en los informes y los controles.
Control de los depósitos
En la práctica, se reúne el efectivo y se deposita. Estos depósitos serán los que se ingresen al sistema a través de una de las formas ya descritas.
Pagos de Clientes hechos con Depósito o Transferencia Bancaria
Los documentos de Ventas y los Ingresos puedan incluir en el detalle de su forma de pago los depósitos y transferencias bancarias externas, de clientes (con código 40 en la configuración original.
En la práctica un cliente puede abonar o cancelar a través de un depósito o una transferencia hechos directamente a una cuenta bancaria de la empresa el mismo día o en forma anterior.
En tales casos, desde la venta o desde el ingreso, se declara que el pago es hecho por ese medio, completando o confirmando la información requerida. Los pasos que el software seguirá dependen de la configuración de estas formas de pago, lo que puede o no incluir el generar un registro en la cartera de documentos recibidos y/o en la Libreta de Banco.
En el informe de Caja Diaria, cada documento usado como forma de pago, será asignado a la columna que le corresponda según la configuración.
En la muestra, las transferencias bancarias y los depósitos externos son incluidos en sus respectivas columnas, al igual que el efectivo, cheques a fecha, lo que permite verificar todos los totales; ello por la configuración dada.
Al final del turno, del día, o del periodo que sea, este informe y su anexo deben cuadrar exactamente con todos los comprobantes físicos.
Cheques emitidos
Aunque Sigue® no obliga, todos los cheques que emite la empresa deberían ser tratados como cheques a fecha, donde los cheques al día tienen fecha de vencimiento igual a la fecha de emisión. Esto facilita el control de la cartera de documentos emitidos y permite la impresión adecuada de los cheques, ya que se contará con todos los datos necesarios.
Si no desea controlar la cartera de documentos emitidos ni imprimir los cheques desde el ERP, puede ingresarlos como documentos al día sin información.
Desde los Egresos y las Compras, además de la Cartera de Documentos Emitidos si así lo establece, se alimenta la Libreta de banco cuando corresponda, según los parámetros de los documentos al ser usados como forma de pago.
Las acciones posteriores a su creación son las normales.
Cheques a fecha recibidos que son depositados
Recordemos que la cartera de documentos recibidos es la que contiene los cheques a fecha que recibimos de parte de los clientes, y que llegada la fecha de sus vencimientos deberán ser depositados, actualizando así su estado. Mediante esta tabla la empresa dispone en forma detallada de valiosa información histórica y vigente de sus clientes.
Si se establece que la Libreta de Banco también los reciba, como Abonos a Fecha en este caso, lo cual recomendamos a fin de contar con una Planificación bancaria, la información en ésta está orientada a la administración de las cuentas bancarias.
Mediante la Cartera de Documentos
Si no usa el módulo de Bancos, o si lo usa, pero no está definido que los cheques externos se resuelvan en la cartera mediante la conciliación bancaria, los cheques recibidos deben resolverse directamente en la cartera, con la herramienta de cambio de estados para declararlos depositados/pagados.
Es necesario especificar la cuenta donde se hace el depósito en forma correcta.
El tipo de documento de salida puede ser el depósito respectivo, el informe de depósitos diarios donde se incluye y verifica el cheque u otro. Si usa como respaldo el informe de depósitos, tendrá un número genérico, ya que no necesariamente debe registrar los números de depósitos uno por uno.
Para facilitar su trabajo, en una misma sesión Sigue® conserva los datos del último cambio de estado realizado.
Este proceso no alimenta la libreta de banco. El declarar depositado un cheque en la cartera de documentos recibidos, no significa que se registre o actualice información en la libreta de banco.
Cuando un abono (ingreso, egreso, ajuste financiero) o un movimiento (compra, venta) es modificado o borrado, actualiza también las carteras de documentos actualizando o borrando los documentos que hayan sido creados allí desde el documento origen respectivo.
Sin embargo, al eliminar o modificar estos documentos o al intervenir la cartera de documentos en forma directa, no se produce efecto sobre la Libreta de banco de ninguna forma. Esto para garantizar que, con excepción de crear los documentos cuando sea el caso, los usuarios (los procesos en realidad) no intervengan la Libreta Bancaria, que, por su relevancia, debe ser manipulada solo bajo el esquema de seguridad de Sigue®.
Mediante la Conciliación Bancaria
Para detalles ver la sección correspondiente de este manual.
