El proceso de Conciliación Bancaria puede ejecutarse desde la tabla de Cuentas Bancarias y afines, desde la Cartola o desde la Libreta, a través de sus Herramientas en cada caso. Se ejecutará sobre la cuenta actual; desde la cartola y la libreta, la que en ese momento está activa; desde las cuentas, la cuenta sobre la cual está el cursor.

Consiste en recorrer los movimientos de la cartola bancaria en orden descendente según la fecha de movimiento; por cada uno que esté sin conciliar, se busca en la libreta bancaria su equivalencia que debe estar también sin conciliar, según las reglas de este proceso descritas más adelante; si encuentra la equivalencia, los registros se concilian o resuelven, marcándolos como reconciliados (R). En caso de no haber coincidencia, tanto en la cartola como en la libreta los registros permanecen sin conciliar o pendiente.

El propósito de este proceso es asegurar que no haya errores en la información del banco o institución financiera y que tampoco los haya en la información que la empresa maneja. Conviene ejecutar este proceso cada vez que ingresa nuevos registros a la cartola bancaria, sin esperar acumular muchos datos a fin de garantizar la corrección. Algunas empresas lo hacen diariamente.

Estados de movimientos

Los estados posibles de los movimientos en ambas tablas son 3:

Pendiente

Representado por un punto (.) en el campo estado. Significa que aún no ha sido conciliado, porque no se ha ejecutado el proceso o porque no se encontró coincidencia.

Reconciliado

Representado por una “R” en el campo estado. Significa que se resolvió o recompensó mediante el proceso de conciliación, es decir, Sigue® encontró el(los) registro(s) coincidente(s) y pudo resolver los movimientos.

Compensado

Representado por una “C” en el campo estado. En este caso ha sido el usuario quien ha debido conciliar o resolver el registro. Esto lo hace cambiando el estado mediante las Herramientas de la Libreta o la Cartola bancaria. Se marca como Compensado para establecer la diferencia con los Reconciliados.

Reglas para Conciliar

Las reglas para declarar que un registro es coincidente o equivalente, y por lo tanto conciliable, dentro de una misma cuenta bancaria, son las siguientes:

Cargos y Abonos

• Un movimiento ya conciliado, en la libreta o en la cartola o en ambas, no se considera más en este proceso. Si por alguna razón no logra conciliar un movimiento, porque el registro está siendo modificado por otro usuario, por ejemplo, el ERP avisa y no se concilia en ninguna de las dos tablas, de este modo podrá hacerse posteriormente.

Cargos

• Si el parámetro indica que siempre debe coincidir el número del documento (lConcilBcoCgoNum:= .t.) efectivamente este en la cartola debe ser el mismo de la libreta; pero, si indica que no (.f.) entonces el número no es considerado en las reglas. Su contenido puede ser modificado en la personalización de herramientas (proceso 855).
• Siempre deben coincidir el monto total y el tipo de movimiento (Cargo).
• La fecha del movimiento puede ser menor o igual en la libreta, pero nunca mayor, evitando así que el banco declare cargos en forma anterior sin que la empresa lo detecte.
• Si el número de documento en la cartola es diferente de uno (entendiendo que es el número de un documento real), en la libreta el movimiento puede tener fecha hasta n días inferior en comparación con la fecha indicada en la cartola; siendo ‘n’ una variable (nCgoFecPosNumNo1) cuyo contenido se puede modificar en la personalización de herramientas y que por omisión es 60. Así, por ejemplo, vigilamos que un cheque pueda cobrarse como máximo hasta 60 días después de la fecha estipulada en la libreta, que es su fecha de emisión o la pactada si se emitió a fecha.
• Si el número de documento en la cartola es igual a uno (lo que supondría que es un cargo sin un documento propio real, como un cobro efectuado por el banco), la fecha en la libreta puede ser hasta n días inferior en comparación con la fecha indicada en la cartola; siendo ‘n’ una variable (nCgoFecPosNumSi1) cuyo contenido se puede modificar en la personalización de herramientas y que por omisión es 05.

Abonos

• Siempre deberá coincidir el tipo de movimiento (Abono).
• Cuando la equivalencia es uno a uno, el monto del Abono deberá ser igual.
• La fecha del movimiento, cuando la equivalencia es uno a uno, debe ser mayor o igual en la libreta, evitando así que el banco declare abonos en forma posterior sin que la empresa lo detecte.
• La fecha del movimiento en la libreta no podrá ser mayor a n días en comparación con la fecha de movimiento original en la cartola; siendo ‘n’ una variable (nAboFecPosAll) cuyo contenido se puede modificar en la personalización de herramientas y que por omisión es 05.
• La excepción a la fecha del movimiento en la Libreta, la constituyen aquellos Abonos cuyo Tipo de Documento incluye una Cuenta Bancaria Destino. En estos casos se permite que la fecha del o los Abonos en la Libreta sea inferior en hasta n días; siendo ‘n’ una variable (nAboFecAntDes) cuyo contenido se puede modificar en la personalización de herramientas y que por omisión es 05. De esta forma, por ejemplo, cuando los cheques a fecha recibidos alimentan la Libreta, el sistema se adapta al hecho de que ocasionalmente se depositen con un retraso menor.
• En la Libreta, además del número de documento original, puede ingresar un número de documento según Cartola, concepto opcional aplicable, por ejemplo, cuando se ha definido que los cheques externos o recibidos alimenten la Libreta para que se incluyan como ‘Abonos a fecha’ en la cuenta, y la empresa los deposita uno a uno (un depósito = un abono), y los comprobantes de depósito no los usa para agregar nuevos Abonos en la libreta, sino para registrar el número de depósito del abono ya existente (el cheque en este caso), para que así el proceso de conciliación, además de las reglas estándar, lo considere para buscar la coincidencia. Cuando usa este segundo número de documento, debe coincidir con su par en la Cartola.
• Cuando se trata de Abonos donde, siguiendo el uso de las instituciones bancarias, la Cartola especifica e incluye hasta nueve Abonos de la Libreta en su detalle, el ERP verifica que existan abonos por esos montos en la libreta y que cada uno cumpla las normas anteriores. Además, verifica que todos los abonos indicados en la cartola estén en la libreta. Solo una vez que todas las normas se cumplan, se declara Reconciliado el abono en la Cartola y todos los abonos en la Libreta.

Entre otros, las tablas de cartolas y de libreta pueden ordenarse por estado más fecha de movimiento, lo que permite trabajar sobre los registros no conciliados para chequear o corregir la información.

Finiquita Cartera de Documentos a Fecha

Si en la tabla de parámetros generales se especifica que se resuelvan los registros de las carteras de documentos cuando se realiza el proceso de Conciliación Bancaria, los documentos respectivos en la cartera serán declarados resueltos mediante el cambio de su estado y la actualización de los datos correspondientes.

La cartera de documentos emitidos opera con esa sola autorización.

La cartera de documentos recibidos además requiere que, para cada tipo de documento que autoriza alimentar la cartera de documentos recibidos y la libreta bancaria, se especifique a que cuenta bancaria serán destinados dichos documentos para que, al conciliar, se asuma dicha cuenta en forma definitiva.

Definir estas facilidades, en armonía con el modelo de negocios de la empresa, facilita la administración de las carteras de documentos, ya que declararlos depositados será automático desde la Conciliación Bancaria.

Normas para resolver documentos en cartera desde la conciliación bancaria

• Los Cargos actúan sobre la cartera de documentos emitidos, los abonos sobre la cartera de documentos recibidos.
• El movimiento que busca un documento en la cartera deberá haber cumplido las normas de conciliación bancaria y deberá haberse reconciliado.
• El documento deberá existir en la cartera de documentos respectiva, con el mismo Tipo y Número de Documento que indica la Libreta.
• Deberá tener el mismo código de cuenta bancaria y de institución financiera de la Libreta, salvo dos excepciones:
  • En el caso de la cartera de documentos recibidos con documentos que indican cuenta destino, la cuenta destino es la que debe ser igual a la cuenta de la Libreta, ésta la gestiona el software en forma interna.
  • En otros casos, como los cheques protestados que son re depositados, al crear directamente en la Libreta el segundo Abono, correspondiente al segundo depósito del cheque, debido a que la Libreta no pide la cuenta y la institución, esos datos se verificarán vacíos en la Libreta.
• No debe registrar fecha de salida y debe tener estado de conciliación Pendiente en la cartera, en caso contrario no será considerado ni avisado.
• Si el documento existe, pero su valor es diferente, avisará la situación identificando el registro y no lo resolverá.

El proceso de resolver el documento en la cartera consiste en

• Cambiar el estado actual (activo) al nuevo estado (inactivo). El nuevo estado lo define el actual en la tabla de estados de cartera de documentos, logrando así, por ejemplo, que los cheques en cartera cambien a depositados/pagados, los cheques protestados abogado a protestado abogado cancelado, etc., todo según la parametrización que la empresa defina y que inicialmente el ERP entrega ya resuelta.
• Asignarle una fecha de salida, que será igual a la fecha del movimiento en la cartola bancaria.
• Asignarle como tipo y número de documento de salida el tipo y número de cartola donde figura el cargo o abono correspondiente.
• Asignarle como número de cuenta bancaria de destino a la que se tenga predefinida para este efecto o la que se haya asignado previamente al documento. En caso de los cargos, que corresponden a cartera de documentos emitidos, se espera que sea una cuenta externa, no de la empresa; puede definirse una genérica y no clasificarla como cuenta bancaria sino como afín, para evitar que figure en los informes y controles de la empresa.
• Declararle saldo cero.