Además del Plan de Cuentas Financiero (PCF) o centros de costos financieros, Sigue® ERP permite crear un Plan de Cuentas Contable (PCC) o centros de costos contables.

El PCC se puede compatibilizar con el del área contable interna o externa, asumiendo su estructura, codificación, descripción y atributos (habilitada, imputable, confidencial, centro de resultados y otros).

También puede compatibilizar los registros manteniendo una relación mediante el Código de Contabilidad, es decir, puede crear su propia codificación en el ERP e indicar en cada registro a que código específico del PCC del software contable corresponde. Este código en el ERP que tiene una capacidad de 12 caracteres y se puede usar e incluir en informes y exportación de información.

Imputación automática de detalles de movimientos al PCC

En el maestro de Productos y Servicios se define la Sub Cuenta del PCC que asumirá por omisión el producto cuando es parte de los detalles de movimientos o documentos relacionados con Proveedores (compras), Clientes (ventas) y otros grupos disponibles que pueden ser requeridos y aplicados de forma diferente.

Ejemplo práctico 1

Para los movimientos relacionados con Proveedores, cada producto puede definir un límite máximo de costo unitario para imputar ese detalle a una Sub Cuenta indicada, y si el costo unitario del producto en el detalle es mayor, será automáticamente imputado a la Sub Cuenta definida como de costo mayor.

Esto es útil, por dejemplo, cuando la empresa opta por imputar a gastos o costos de explotación las compras de equipos computacionales cuyo costo unitario es bajo ($200.000 en la muestra) y no amerita ser considerado activo fijo, tratándolo como un gasto del periodo o mes. Por otro lado, si el costo unitario de ese equipo es superior al límite indicado para ser un gasto de explotación, automáticamente será clasificado como activo fijo, considerando que en la contabilidad deberán corresponderles los tratamientos de depreciación y otros.

Cuando los productos son incluidos en los detalles de los documentos, la imputación al plan de cuentas contable es automática; también lo es cuando existen estas dos posibilidades que dependen del costo unitario del detalle, para lo cual el ERP se basa en la columna ‘Monto-fin-und’ que considera el monto unitario, el descuento particular, los impuestos adicionales y el gasto/recargo.  

Cuando él producto incluye estas dos posibilidades para movimientos relacionados con proveedores, la lógica de elección aplica solo al crear o agregar documentos (no al modificarlos) y el proceso se ejecuta cuando agrega el detalle y cada vez que lo edita, reemplazando cualquier contenido que pueda tener. Al modificar un documento, siempre se imputa solo la primera sub cuenta, y le corresponde al usuario hacer los cambios que pudieran ser necesarios.

Ejemplo práctico 2

En este segundo ejemplo, respecto a movimientos relacionados con Proveedores, el producto no especifica un límite máximo de costo unitario (que se deja en cero) y por lo tanto todas las compras y movimientos relacionados con proveedores asumirán la única sub cuenta predefinida para ello, para este caso, las mercaderías o inventario para la comercialización. A la vez el ejemplo, para los movimientos relacionados con clientes o ventas, imputa la mercadería a ingresos de explotación por ventas.

Imputación manual por parte del usuario

La imputación al PCC puede ser consultada y modificada por el usuario en cualquier momento al agregar o al modificar documentos. Estando posicionado en la línea o detalle adecuado, se selecciona el icono correspondiente del menú vertical izquierdo de los detalles, lo que despliega un diálogo como el de esta muestra.

Este diálogo incluye el código y la cadena o identificación completa del registro o sub cuenta del PCC al que está imputado el detalle.

Con F2 o con clic en la punta de flecha del extremo derecho del campo código se puede llamar la ayuda del PCC para buscar/seleccionar la subcuenta que se desee.

Esta ayuda, al igual que la tabla maestra del PCC, opera expandiendo y contrayendo niveles para ubicar la sub cuenta que se quiere seleccionar e imputar.

En la parte superior del navegador se incluye la descripción del registro actual como una forma de verla completa si no cae en el ancho de columna asignado ya que pueden ser largas por compatibilidad con las aplicaciones contables del mercado.

Al pie del navegador se incluye la observación que se haya agregado al registro en el maestro del PCC del ERP para facilitar la comprensión y selección.

En el maestro del PCC cada registro cuenta además con una Hoja de Notas que puede contener textos planos extensos, orientados principalmente a servir como ayuda al usuario.

La ayuda del PCC que se despliega, incluye un icono y una opción de texto para Ver la Hoja de Notas.