Más productividad y mejor experiencia del cliente
Orientado a empresas de servicios de instalación, mantenimiento y reparación de activos (equipos, maquinarias, vehículos, redes y otros), gestiona el área de taller o servicio técnico desde la recepción del activo hasta finalizar la orden de trabajo para su facturación. Genera y aprovecha históricos para aumentar la productividad y mejorar la experiencia del cliente.
Completamente integrado en el ERP, con recursos para la adecuada recepción, registro, ejecución de trabajos, seguimiento, finalización y facturación. Gestiona reclamos; permite hacer búsqueda de información antes, durante y después de la atención. Utilizando equipos móviles, los asesores reciben clientes y gestionan los trabajos en diferentes áreas de la empresa o en terreno, donde los activos atendidos se encuentren.
Diferentes informes y estadísticas para evaluar el desempeño y el rendimiento de asesores o recepcionistas, vendedores y operarios; para saber que tipos, marcas, modelos y años de fabricación de los activos son los que más o que menos se atienden, los que más utilidades o reclamos generan, etc.
- Registro Maestro y cartola del activo atendido y del cliente; acceso a los archivos externos enlazados para contener fichas técnicas, enlaces externos, imágenes, etc.
- Órdenes de trabajo o servicio, emitidas en tiempo real; con gestión de diferentes estados; con acceso al stock de productos, los históricos de servicios y cotizaciones del activo atendido y del cliente, los precios y otros, a fin de verificar la información.
- Los precios, condiciones comerciales del cliente en la empresa y otros, son permanentemente validados por el sistema e informados si está así definido y es necesario, indicando los parámetros que se exceden, para orientar al usuario o impedir la acción según corresponda.
- Identifica el activo atendido en la orden de servicio y, si corresponde, registra el uso o kilometraje actual. Estos datos son usados para referencias y estadísticas futuras.
- Cada orden es asignada a un asesor de servicios o recepcionista, a un vendedor, y a hasta nueve operarios; además cada detalle específico puede asignarse hasta a cinco operarios diferentes. Estas asignaciones permiten definir responsables y obtener informes para garantías, comisiones y estadísticas de productividad.
- Registro de la fecha y hora comprometida para la entrega, que facilita que el navegador muestre en rojo aquellas que están fuera de plazo u horario y aún no se finalizan, para aportar al seguimiento. Además, esta información ayuda a priorizar trabajos y deja constancia cuando se utiliza la herramienta de retrasar la entrega pactada.
- Si indica la forma de pago solicitada por el cliente, permite que el ERP realice las validaciones comerciales e informe en tiempo real cualquier situación no autorizada, facilitando el resolverlo antes de comprometer o iniciar el trabajo.
- Permite especificar y actualizar una fecha y un breve texto para el control de la próxima gestión o acción pendiente en la orden, quizás antes que pueda retomar o finalizar el trabajo. Un ejemplo es cuando debe llegar un repuesto, se anota la fecha estimada y una observación adecuada. Si se usa, la orden cambia de color avisando que es tiempo.
- Textos planos libres para registrar el diagnóstico y para datos relevantes de la recepción y atención, que se conservan e imprimen. Si se especifica un texto de diagnóstico, pueden obviarse inicialmente los detalles de productos y servicios, por ejemplo, si se pide revisar frenos, sin más antecedentes.
- El uso de productos de Apoyo permite que información como números de serie de las piezas o equipos y características de identificación y técnicas relevantes, puedan registrarse en cada detalle, para futuras referencias, por garantías y más.
- Permite incluir en detalles separados los repuestos y piezas menores, o individualizar las diferentes manos de obra, para disponer de ese nivel de información en la orden de trabajo y para asignar operarios específicos a cada labor si lo requiere.
- Si está predefinido en los productos y servicios incluidos, la factura o boleta que documenta la orden hereda automáticamente la unificación de esas líneas (los crayones), cuyo efecto es que en la muestra impresa o PDF correspondiente reduce a un número adecuado los detalles fundiendo en uno solo los que tienen la misma marca. Si no está predefinido, la unificación o marca de los detalles en la orden o directamente en la boleta o factura la puede hacer el usuario. En todo caso, si intenta incluir demasiadas líneas de detalles y/o si la muestra impresa tendrá más de lo permitido en cumplimiento del formato legal, el sistema avisa en espera de una solución.
- Permite enlazar fotografías y otros para mantener fácil acceso a información externa de respaldo ante situaciones.
- Herramienta para búsqueda de históricos de atenciones de activos similares o afines (opcionalmente por tipo, marca, modelo, año, super familia de productos o servicios) en un periodo de tiempo que indique, para facilitar la decisión de que productos y servicios aplicar en la orden actual. Importación de los detalles seleccionados a los detalles de la orden en curso.
- Distingue entre atenciones normales y reclamos o garantías. Gestión de reclamos y garantías para que estos reflejen los productos, montos, mano de obra y otros costos de la respuesta al cliente; pero que al emitir la factura o boleta su valor de venta sea cero o uno, según las normativas de la empresa.
- Gestión automática de los inventarios desde los detalles de la orden de servicios, según lo definan los atributos correspondientes.
- Tarjeta de próximos servicios (TPS) y Guía de sugerencias (GS) (aún pendientes)
- Sencilla tabla de reservas de hora, consultable desde las órdenes de servicios.
- Completo esquema de Seguridad. Histórico de Modificaciones que brinda información detallada de todos los cambios que ha tenido la orden de trabajo.
- Múltiples informes que permiten evaluar el desempeño y el rendimiento de los asesores o recepcionistas, los vendedores y los operarios, según se hayan asignado en cada trabajo. Saber que tipos, marcas, modelos y años de fabricación de los activos son los que más atiende la empresa (o que menos atiende), de igual forma los que más utilidades generan, los que han tenido más reclamos o implican más alto costo para dar adecuada respuesta a los reclamos; que asesores y operarios trabajaron en los casos que luego generaron reclamos, etc.
- En los Paneles Dinámicos se puede incluir uno de monitoreo de servicios realizados en el día y en el mes actual; la proyección del periodo, las metas y su cumplimiento, en tiempo real.
- Desde dispositivos móviles los asesores de servicios pueden recibir a los clientes con sus vehículos, equipos o máquinas, en diferentes áreas de la empresa según sea más adecuado, gestionar las órdenes de trabajo y registrar las actividades, también en terreno o en las propias dependencias del cliente.
