Cada funcionario que ingresa al navegador de Gestión Terreno, se identifica con las herramientas disponibles y su clave de persona responsable. Cuando accede, cada funcionario puede ver y administrar sus propias gestiones.
Lo que cada usuario tenga autorizado (agregar registros, modificar, eliminar y otros), depende de los atributos que se le asignen en el esquema de seguridad del ERP.
Al acceder el diálogo siempre se muestra sin registros, los que estarán disponibles cuando el funcionario se identifique.
Este capítulo se refiere exclusivamente al módulo de Gestión en Terreno, es decir, a las herramientas que, mediante el aporte de registros sencillos y la integración con el ERP, ayudan a definir, evaluar y optimizar las rutas, los clientes y el quehacer de los ejecutivos orientados al cliente que trabajan hacia fuera o desde fuera de la empresa.
Para el ERPc con sus herramientas para gestión de Ejecutivos en Terreno y la autoatención de la Red de Clientes y Distribuidores, consulte el capítulo correspondiente.
Activar / Desactivar clave de control Gestión Terreno
Está opción está orientada a los directores del área Terreno, accede al diálogo donde puede ingresar esta clave VIP que, si es correcta, permite 2 recursos:
Seleccionar funcionarios libremente
Seleccionar funcionarios en el filtro del costado izquierdo, desde la lista disponible o con la ayuda, sin necesidad de ingresar por cada uno la correspondiente clave de persona responsable, y pudiendo así navegar las gestiones que registra.
Activar menú de herramientas
Desde el icono y opción de texto de Herramientas, o con F9, se despliega este menú. Al desactivar la clave de control Gestión Terreno, estos recursos ya no estarán activos.
Procesar Estado Sistema funcionario (Sist)
Previa confirmación ejecuta el proceso que hace el mantenimiento de esta columna. Los resultados son:
Pendiente (Pen)
Al crear el registro asume este estado.
Verificado (Ok)
Si el registro no incluye en el resultado declarado una venta y/o una cobranza, lo considera Verificado por el solo hecho de procesarlo.
Si el resultado incluye venta y/o cobranza, para que asuma este estado deberán existir documentos con el nivel adecuado de coincidencia para ambos en la base de datos del sistema.
Diferente (Dif)
Cuando los resultados declaran venta y/o cobranza, si no encuentra documentos con coincidencia según las reglas preestablecidas, asigna este estado. Estas reglas son:
Ventas
Debe haber al menos un movimiento de venta al mismo Rut (sin importar su correlativo de sucursal), con fecha igual o posterior a la de la gestión y a no más de 5 días de diferencia; el vendedor de cada movimiento debe corresponder al funcionario actual y el monto total de venta que, sumadas todas las que cumplen las condiciones, no puede ser inferior al monto declarado en la gestión menos un 20%.
Cobranzas
Debe haber al menos un ingreso del mismo Rut (sin importar su correlativo de sucursal), con fecha igual o posterior a la de la gestión y a no más de 5 días de diferencia; el monto total de pagos (ingresos, ajustes financieros), sumados todos las que cumplen las condiciones, no puede ser inferior al monto declarado en la gestión menos un 20%.
Otras consideraciones
Si un mismo registro de gestión declara venta y cobranza, basta que uno de los dos resultados no tenga coincidencia para que el estado sistema que se asigne sea Diferente.
Cada vez que se ejecuta este proceso, los registros son revisados desde el más reciente hacia atrás y solo se revisan los del funcionario que está activo en ese momento. Al acumular 300 registros ya Verificados se abandona el proceso suponiendo que no es necesario revisar más.
En este proceso, los registro con estado sistema Diferente, que posteriormente encuentran la información equivalente en ventas y/o abonos, cambian su estado al estado Verificado.
Los cambios de estado resultantes de este proceso son guardados en el registro de gestión correspondiente, de esa forma permanecen debidamente clasificados y son mostrados en los colores adecuados según la norma.
Procesar Estado Control funcionario (Ctrl)
El estado control es el que puede intervenir en forma directa el usuario asignado a ello, que usualmente son los líderes del área de terreno, quienes cambian este estado como parte de sus controles y seguimientos.
Previa confirmación ejecuta el proceso que hace el mantenimiento de esta columna para los registros verificado. Los resultados son:
Pendiente (Pen)
Al crear el registro asume este estado.
Finiquitado (Fin)
Para los registros dados de alta correctamente.
Diferente (Dif)
Se habría revisado y no hay coincidencia.
Seguimiento (Seg)
Se quiere observar en el futuro.
Cambiar Estado Control registro
Opción que aplica sobre el registro actual, existe con el propósito de corregir o recuperar el estado control de registros que, por errores de información, hayan sido declarados Verificados sin que correspondiera eso. Aunque con esta herramienta puede cambiar a cualquier estado, el mencionado es su objetivo principal.
Cuando se cambia el estado Control de un registro, se puede modificar la Observación correspondiente de modo que, por ejemplo, se tenga una explicación del cambio.
Fijar puntaje a registro
Si el funcionario ha habilitado la clave de Control Gestión Terreno, tendrá acceso a esta herramienta que permite quitarle al ERP el poder de calcular el puntaje del registro actual, para la nota o calificación de la gestión del funcionario.
Al hacerlo, podrá asignar y fijar el puntaje del registro específico en un rango de -5 a 10, incluyendo 0.
El puntaje de este registro ya no será calculado en los informes, sino que se leerá el fijado aquí. Al usar esta herramienta accede también a la Observación de Control para dejar algún comentario opcional adicional.
Cuando se posiciona sobre un registro que ya tiene fijado el puntaje y accede a Herramientas, tendrá disponible la opción inversa, que permite liberarlo para que sea calculado del modo usual. También accederá a la Observación de Control.
La tabla de Gestión Terreno, por cada registro con puntaje fijado, incluirá al comienzo de la línea de identificación de registro una marca como “(* n)” donde “*” es la marca de puntaje fijado y “n” el puntaje.
En los informes detallados de gestión terreno, los registros con puntaje fijado incluirán la marca “*” en la columna “F”, el puntaje total del registro será igual al fijado (pudiendo ser cero), y el puntaje detallado según herramientas gerenciales, se mostrará en cero.
Obviamente, en todos los informes, la suma del detalle de puntajes no coincidirá con el total, y el total de puntos del día para el cálculo de nota o calificación, considerará este nuevo puntaje total.
Activar/desactivar contraseña de Administrador del Sistema
Si se ingresa la clave correspondiente, podrá cambiar directamente el estado Sistema del registro actual.
Color de registros en el navegador
| Color | Significado |
|---|---|
| Rojo | Estado Sistema Diferente y estado Control no Finiquitado ni Seguimiento |
| Rosado | Estado Control es Seguimiento |
| Negro | Estado Sistema Pendiente y estado Control Pendiente |
| Azul | Estado Sistema Verificado y estado Control no es Finiquitado |
| Verde | Estado Sistema Verificado y estado Control Finiquitado |
