Estos documentos son fundamentales en el SGC de la empresa, su registro, seguimiento, evaluación final y estadística deben considerarse actividades obligatorias.

La tabla opera de forma similar a las demás tablas de Sigue®, con algunas características propias.

Analizaremos un registro específico para comprender mejor su contenido y propósito:

Tipo Movimiento

Las Oportunidades de Mejora pueden ser por Potenciales No Conformidades y por No Conformidades existentes.

Respuesta

Es la fecha y hora que comprometemos para haber finiquitado y cerrado la OM.

Detalle o Producto

Sugerimos que la empresa mantenga un producto especial, con descripción adicional, para expresar el trabajo requerido y el COSTO que a la empresa le significa dar solución a la OM.

Indicar el costo es fundamental porque permitirá evaluar el impacto que significa para la empresa, en el periodo actual y en el tiempo, dar solución a las OM.

Registro detallado

De acuerdo con la normativa, es requerido dejar constancia de los hechos, las causas, las soluciones, las medidas tomadas y el seguimiento definitivo. En el diálogo siguiente se muestra parte de esta información y se ejemplifica como registrarla.

Ambos campos pueden incluir gran cantidad de texto, sin embargo, deben limitarse por motivo de la impresión del formulario.

Cierre de OM

Respecto al seguimiento y cierre o conclusión definitivos, una vez hechos todos los registros, mediante las Herramientas de la tabla se cierra la OM.

La fecha y Hora de Conclusión las asume Sigue®.

Otras consideraciones

La empresa podrá decidir, según su propio SGC, si utiliza y archiva un formulario en papel (formato que se registre en forma manual), para esto, o si solo utiliza el formulario digital, que por lo demás, también puede imprimirse y archivarse físicamente.

El registro digital requiere la clave de persona responsable de quien lo emite y la clave de persona responsable de quien lo cierra, ambos funcionarios figuran en el documento. Además, para cerrarlo exige la clave VIP que autoriza a cerrar o no podrá proceder.

Esto equivale y reemplaza las firmas que solo pueden ser grabadas en el papel. Las claves son privadas y por lo tanto son una excelente forma de garantizar que reflejan la verdad.

Si se quiere, aunque resulta más largo, se pueden digitalizar y relacionar con el registro las impresiones debidamente cerradas y firmadas.