Si está editando el documento en modo Consultar, el diálogo de la Gestión de Bodega es llamado desde el icono correspondiente en el menú vertical del costado izquierdo o desde le opción indicada en el menú flotante activado con botón derecho sobre la columna uno, de contador de filas; este recurso aplica sobre el detalle en que el cursor está posicionado o sobre el documento completo si así se indica.
No se activa ni opera desde Modificar documento, porque en esa opción los detalles pueden sufrir cambios y la información puede no corresponder. Tampoco se activa desde Agregar documento porque este aún no existe. Esto coincide con el hecho de que los encargados de bodega por lo regular no tienen acceso a agregar o modificar este tipo de documentos, pero si a consultarlos, y en este caso a gestionar la entrega y devolución de unidades.
En caso de órdenes de servicio y reclamos, solo hay acceso si el documento aún está activo; pues si ya está finalizado, documentado, cerrado, terminado u otro estado, ya no corresponde que haya gestión de bodega.
Permite entregar las unidades aún no entregadas, ofreciendo en cada detalle esa cantidad para facilitar la acción, el usuario puede cambiarla, el ERP valida que corresponda. Si en realidad las unidades están siendo devueltas a bodega, la cantidad debe ser negativa, como indica el mensaje incluido.
Si la entrega o la devolución es parcial, solo indique la cantidad adecuada. Se pueden hacer diferentes entregas y/o devoluciones parciales hasta completar el total.
Si prefiere entregar todas las unidades aún no entregadas, de todos los detalles del documento que corresponda (*), indíquelo marcando el casillero ‘Entregar todo’, como se ve en la imagen anterior; esto sería lo usual y más sencillo cuando está entregando toda la mercadería. Lo mismo si desea devolver a bodega todas las unidades que ya han sido entregadas de todos los detalles.
(*) Las acciones y verificaciones aplican sobre los productos que en su registro maestro de productos y servicios especifican que Controlan Stock y tienen Gestión de Bodega (A) o que solo tiene Gestión de Bodega (B), ya que estos son los que pueden ser entregados y devueltos. Por ejemplo, usualmente los servicios y manos de obra no controlan stock (no suman ni restan unidades inventariadas) y no se gestionan en bodega (no se entregan ni devuelven); un código genérico con descripción adicional para repuestos varios, posiblemente no controla stock, pero puede ser que si se gestione en bodega si la empresa lo define; es posible que un determinado producto menor si controle stock, pero no se gestione en bodega porque suele estar a la vista del público directamente en caja; mientras que los productos a comercializar, insumos, equipos, herramientas, implementos de uso personal y otros, si deberían controlan stock y también deberían gestionarse en bodega. De esa forma el registro digital de la gestión del encargado de bodega solo es requerido en los detalles de documentos que corresponda según los atributos del producto.
Si la configuración establece que esta gestión genere un Hito, estará activo ese grupo de datos, donde la persona responsable es obligatoria y el texto es opcional. Para facilitar este trabajo dentro de la sesión actual del módulo, luego del primer ingreso de la clave de Persona Responsable, esta mantiene el contenido permitiendo ser aceptado solo con Enter o no editarlo. Si está establecido que se generen Hitos, entonces también está disponible el generar un informe de la gestión.
La Entrega o la Devolución se concreta al presionar el botón Procesar, incluyendo la actualización de las unidades entregadas en los detalles del documento que está consultando y en la base de datos del sistema, y si así está configurado, la generación del Hito y el envío de los emails. No es necesario regrabar el documento, todo queda listo con el botón Procesar.
Para garantizar la integridad de la información, cuando el usuario accede a la herramienta de Gestión de Bodega, el ERP bloquea el registro maestro del documento para garantizar que tiene uso exclusivo y evitar, por ejemplo, que esté siendo o sea modificado en paralelo por otro usuario. Si por alguna razón no logra actualizar un detalle en la base de datos del ERP, el sistema avisa y no hace la actualización en el detalle del documento abierto, ni genera el hito, ni envía los emails que le correspondería, asegurando que se mantenga siempre la consistencia de los datos, lo que es una medida de precaución solamente porque no debería ocurrir. Al salir de la herramienta el ERP libera inmediatamente el registro maestro del documento, aun cuando permanezca en este en modo Ver.
Con esta facilidad del ERP se podría establecer, por ejemplo, que las órdenes de servicio y las notas de venta inicien sin mercadería entregada (Ninguna), y también las facturas y boletas por venta inmediata (que no cuentan con esos documentos previos y por tanto ellas mismas respaldan la entrega de su mercadería en bodega), y de esa forma todos esos documentos tendrán activos los controles automáticos del ERP. Por otro lado, la facturas y boletas que documentan atenciones de clientes o que se emiten por ventas con notas de ventas, pueden iniciar con mercadería entregada Toda, que sería lo más adecuado.
Organizando bien estos recursos se logra apoyar y controlar la gestión de los encargados de bodega sin crear tareas o trabas innecesarias; por el contrario, agilizando, reduciendo y automatizando su trabajo, a la vez que se recude la dependencia de documentación impresa o archivada físicamente.
