Los siguientes son los recursos y herramientas del ERP que se pueden aprovechar para la identificación y gestión de los activos fijos de la empresa.

En los capítulos correspondientes de este manual puede consultar más información para la adecuada aplicación de cada recurso, en este solo presentamos la perspectiva.

Identificación del Activo Fijo

La tabla maestra de productos y servicios permite individualizar cada activo fijo como un producto, con su código interno o SKU y toda la información habitual; con un código de barras, la agrupación correspondiente, costo, existencia o inventario (stock) por bodegas, hoja de notas, cartola histórica de movimientos y mantenimientos, y otros.

Estos productos en su parametrización deben indicar que sí controlan stock, de modo que las compras, las pérdidas, las bajas, los traspasos y otros movimientos muevan los inventarios para un control correcto.

La empresa puede elegir, quizás según la relevancia de cada activo fijo, si un SKU representa una unidad específica e individual, o a un producto que puede tener diferentes unidades. Por ejemplo, en máquinas utilizadas en áreas productivas, aunque sean exactamente la misma marca y modelo, cada una puede tener su propio SKU, mientras que un mismo tipo de silla podría tener un SKU que incluye todo el inventario o existencia de estas.

Cada activo fijo individualizado con su propio SKU, desde su registro maestro de producto tendrá acceso a su cartola, con el histórico de movimientos y servicios, su hoja de notas y más.

Agrupación

Los productos que son activos fijos de la empresa deben ser clasificados en una super familia creada para ello en la agrupación de productos y servicios, con familias y sub familias adecuadas a las necesidades de la organización, a fin de que los navegadores, informes de inventario, costos registrados y más, sean fáciles de obtener y exportar debidamente filtrados y ordenados, en diferentes niveles.

Sigue® en su configuración estándar aporta una super familia de Activo Fijo o Inmovilizado, que la empresa puede aprovechar. En esta super familia de ejemplo las familias se definen según la naturaleza de los activos en tangibles e intangibles, y cada una a su vez contiene las sub familias habituales. La empresa puede crear otra forma de agruparlos.

Plan de Cuentas Contable

El Plan de Cuentas Contable (PCC) permite, y debe, definir una Clasificación de Activos, con una Sub Clasificación para Activos Fijos o Inmovilizados, y las Cuentas y Sub Cuentas necesarias en su interior para gestionar los Activos Fijos. En su configuración estándar el ERP incluye esto, y quizás la empresa con el apoyo de su contador quiera adaptarlo.

En el maestro de productos se puede definir a que Sub Cuenta del PCC se asignarán automáticamente los movimientos, cuando se trata de proveedores, tales como las compras, incluso permitiendo indicar una Sub Cuenta cuando el precio unitario es menor que cierto monto, y otra cuando es mayor, logrando con ello, por ejemplo, que los activos de bajo costo y posiblemente poca vida útil, no se contabilicen como activo fijo, pero todos los de costo más alto sí.

También se puede definir a que Sub Cuenta del PCC se asignan los detalles de documentos cuando se trata de clientes o salidas, movimientos internos, distribución de materiales y producción. Todo eso puede aportar a una gestión automatizada más amplia.

Esta asignación automatizada, puede ser cambiada en tiempo real o posteriormente por usuarios autorizados, mediante herramientas para ello en la edición de documentos.

Los informes del PCC, en diferentes niveles y orden, y con los datos que se definan, aportan un valioso método de clasificación y revisión y de información para el área contable.

Plan de Cuentas Financiero

La empresa define el Plan de Cuentas Financiero (PCF) de acuerdo a sus necesidades. En este caso el ERP lo aprovecha para la distribución de los costos del activo fijo a donde corresponda independiente de que sean activos fijos.

La compra de estos elementos es distribuida inmediatamente a componentes específicos del PCF, como ocurre con los gastos.

Normalmente cuando se trata de una empresa con departamentos o áreas bien definidas (aseo, administración, servicios, marketing, ventas, etc.), los activos inmovilizados al ser comprados tienen un destino definido de antemano, el que tendrá correspondencia en el PCF.

La idea es que efectivamente se utilice de esta forma. En el ejemplo de la constructora, las herramientas, equipos y maquinarías serían cargadas a una super cuenta adecuada que refleje que es el departamento de construcción, terreno u otra similar, con divisiones internas si se quiere.

También, aunque es una decisión que la empresa debe tomar, se puede crear en el PCF una estructura para diferenciar los Activos Fijos.

Fabricación o Producción de Activos Fijos

Si la empresa fabrica o produce sus propios activos fijos, el módulo de Producción y Fabricación le aporta todas las herramientas para gestionar los insumos utilizados y aumentar el inventario del activo generado; dejando registro de todo esto, incluida información extra como la jornada de producción a cargo, los funcionarios responsables y más.

Y esa información, mediante la documentación correspondiente, pasa a ser parte del histórico y trazabilidad de ese activo fijo.

Bodegas e inventarios

Posiblemente la empresa mantenga una o más bodegas permanentes a las que asigne todos los productos, incluidos los activos fijos o inmovilizados, quizás los que estén temporalmente sin uso o todos, dependiendo de cómo desea gestionarlos.

Las compras envían las unidades al inventario de la bodega que se indique en cada detalle del documento pasando a formar parte de ese stock.

Quizás la empresa tenga sucursales y cada sucursal disponga de una bodega en el sistema, entonces cuando se compra un activo fijo para ser destinado a una sucursal específica, se puede ingresar mediante el documento de compra a la bodega correspondiente, y de esa forma cada sucursal tendría su inventario de activo fijo debidamente asignado; pudiendo obtenerse informes, y registrar otros movimientos directamente.

En el caso de la constructora del ejemplo, al iniciar una nueva obra o cuando requiera asignarle a una existente algún activo fijo, es buena idea tener una bodega denominada Obras o Proyectos y sacar esos activos desde la bodega permanente e ingresarlos en la bodega de Obras o Proyectos. Ese movimiento se hace mediante un traspaso entre bodegas/sucursales.

De esta forma, durante el tiempo en que el activo fijo está asignado a una obra, no está disponible en bodega, así se sabe cuántas unidades de ese SKU tiene la empresa, cuantas están disponibles en bodega, y cuantas están ocupadas en obras en curso.

A través de este mismo tipo de movimientos, al concluir la obra o en cualquier momento, la bodega temporal de obras o proyectos devolverá estos activos fijos a la bodega permanente que corresponda, debiendo finalmente la bodega temporal quedarse con stock cero, de no ser así serán faltantes que el encargado deberá justificar y que podrán rebajarse mediante la declaración de pérdidas, bajas u otros.

Los traspasos, de acuerdo a la parametrización estándar de Sigue®, se hacen con Guías de Despacho de la empresa, que cumplen con las condiciones legales de transporte que no constituyen venta.

Los traspasos no afectan el PCF y no deben hacerlo, porque el destino de los activos fijos o inmovilizados no es ser consumidos en la obra, ya que retornarán y continuarán siendo propiedad de la empresa; ambos inventarios serán ajustados con la entrada y la salida.

Cuando se deba restar del inventario algún activo fijo, por pérdida, por darse de baja, por venta de activos inmovilizados, etc., se hará con el tipo de documento y movimiento correcto según la lista ofrecida por Sigue® en cada módulo y en cumplimiento de los procedimientos internos y legales, lo cual, además de cumplir sus propias normas, rebaja del inventario en forma correcta y proporciona información que puede ser aprovechada por el área contable y otras.

Asignación a Proyectos o ubicaciones específicos

Una empresa que ejecuta proyectos, como la constructora del ejemplo, puede aprovechar el módulo de Presupuesto de Proyectos para identificar cada uno, con sus tareas, etapas e hitos internos; y en las compras, traspasos y otros movimientos que lo autorizan, puede utilizar la herramienta correspondiente en cada detalle del documento que representa unidades de un SKU de activo fijo asignadas a la bodega de Obras o Proyectos, o retiradas de esta, para asignarlo al proyecto correspondiente o a una de sus tareas, etapas o hitos internos.

De esa forma, por ejemplo, todo el inventario de activos fijos que se encuentre en la bodega de obras o proyectos tiene un destino específico verificable, y en el tiempo la trazabilidad de dicho activo también permitirá saber en qué obras o proyectos ha sido utilizado y en qué periodos de tiempo.

Mantenimiento o Servicio técnico

El módulo de Servicio Técnico y Taller del ERP permite que cada Activo Fijo tangible que requiere mantenimiento o reparaciones, sea creados como un Activo Atendido en la empresa, siendo cada uno en esa tabla una entidad para ese fin.

En esta tabla también cuentan con una hoja de notas, historial de modificaciones y enlaces a archivos externos para fotos, fichas técnicas y más.

En este módulo, identificando el activo atendido, se genera y gestiona el histórico de servicios y atenciones que reciba; que del modo usual está disponible desde la cartola del Activo Atendido y desde las órdenes de servicio o de trabajo.

Si los Activos Fijos de la empresa que son además incluidos como Activos Atendidos requieren atención en terreno o faena, el módulo Cloud de Servicio Técnico y Taller permite al funcionario crear y gestionar la Orden de Servicio o de Trabajo desde un dispositivo móvil donde éste se encuentre, contando con toda la información necesaria.

Cada activo atendido, desde su registro maestro tiene acceso a su cartola, con todo el histórico de movimientos y de servicios realizados, su hoja de notas y más.

Hitos de Activos Fijos

Los usuarios autorizados pueden alimentar directamente los hitos en los registros maestros de productos de los Activos Fijos o Inmovilizado, con el propósito de conservar información importante para esa función, la que podrá ser consultada posteriormente.

A un computador, se le pueden registrar Hitos cuando se le hace una reparación o mejora, se asigna a otro departamento, o se da de baja o se inactiva.

A un escritorio se le puede generar un hito cuando es asignado a otro puesto de trabajo, cuando es restaurado, etc.

Estos hitos son un recurso opcional. Quizás la empresa considere suficiente información la que registra mediante los documentos de compra, traslado, baja, etc.; o quizás una vez adquiridos no se preocupe de esos registros y use los hitos para conservar un historial.

Si desea registrar Hitos para activos fijos, usualmente en la configuración estándar del ERP se incluye para ello un registro en la Clasificación de Historial de Entidades.