Cargar Detalles de Documentos Relacionados

Al crear movimientos que incluyen documentos relacionados, y que tienen indicado que carguen los detalles de dichos documentos en el documento actual (ejemplo, al facturar guías de despacho o al emitir ciertas notas de crédito), por omisión se cargan solo los detalles con estado Pendiente y solo las unidades de saldo, lo cual es correcto.

En ocasiones, se necesita cargar todos los detalles del o los documentos relacionados, sin importar su estado, y todas sus unidades, no solo las pendientes (ejemplo, al emitir una nota de crédito que anula una venta inmediata, que no tiene unidades pendientes, pero que cargarla completa en forma automática, nos facilita el trabajo y anula la posibilidad de error).

Para ello, antes de ingresar el tipo y número del documento relacionado, marque el casillero que se indica en la imagen.

Después de cargar todos los detalles de cada documento relacionado bajo esta modalidad (con el casillero marcado), recibirá un mensaje como este.

Además, si no usa esta modalidad (no marca el casillero) e intenta cargar los detalles de un documento que no tenga nada Pendiente, el sistema le avisará y tendrá la opción de cargarlo completo mediante el siguiente mensaje.

Carga Masiva de Documentos Relacionados

Esta guía está diseñada para aplicar en la facturación de guías de compras y la facturación de guías de venta. Se basa en parámetros estándar con los cuales por lo regular se habilita el sistema y que cubren los requerimientos contables, financieros y de gestión habituales.

Puede haber diferencias con la configuración y resultados si el Administrador del Sistema ha hecho cambios para adaptarlo a su propio modelo de negocios.

Puede aplicarse a otros documentos y movimientos aun cuando no se les haya definido esa capacidad en el código fuente. Para esos casos solo exige que en el maestro de tipo de movimientos indique la cantidad máxima de documentos relacionados que soporta, y avisa al usuario que debe especificar los tipos de documentos a cargar ya que no están predefinidos.

Para el ejemplo, desde la factura de compra o de venta, se pueden relacionar guías en forma manual, agregándolas una a una, o se pueden cargar en forma masiva o automática.

Para una carga masiva o automática de documentos relacionados, una vez ingresados los datos maestros o de cabecera de la factura, seleccione el icono correspondiente ubicado al costado izquierdo del navegador secundario de documentos relacionados, que se encuentra en la esquina superior derecha del primer folio del documento. Con ello tendrá acceso a un diálogo como el siguiente:

Cada vez que ejecuta este proceso en un documento, al iniciarlo, los documentos relacionados y los detalles que actualmente tiene son eliminados y sus totales vueltos a cero, independientemente de los resultados que luego pudiera obtener.

Descripción de algunos contenidos del diálogo de carga masiva

Fecha de Inicio

Siempre debe ser una fecha menor a la fecha de emisión del documento que estamos creando, y lo regular, por cuestiones legales, es que corresponda al mismo mes de este.

Podría suceder que necesite facturar guías de un mes anterior al mes de emisión del documento actual, en tal caso indique como fecha de inicio la que sea requerida y el sistema le advertirá la situación con un mensaje como:

Mes de fecha inicio es anterior a mes de fecha emisión (si desea esto, verifique las implicancias legales) ¿Continuar?

Si está seguro que esto es correcto, acepte o elija continuar, en caso contrario podrá modificar la fecha de inicio o salir y corregir las fechas del documento que está creando.

Sucursales y Cajas

Se refiere a la sucursal y la caja de la propia empresa que se indicaron en los documentos a cargar, es decir, desde donde se emitieron esos documentos. Si especifica una o más, solo se incluirá los documentos que cumplan esa condición.

Documentos

Cuando está predefinido que el tipo de movimiento actual tenga esta funcionalidad de carga masiva, los tipos de documentos a cargar ya están establecidos y el usuario puede modificarlos si gusta, en caso contrario, este campo está vacío y deben llenarse.

Sucursal del cliente/proveedor

Ofrece dos opciones

Todas No hace distinción respecto a la sucursal del cliente o proveedor de los documentos a cargar.

Solo el código de sucursal al cual se está emitiendo la factura. Si elije el código de la sucursal, solo serán cargados los documentos emitidos o recibidos a esa. Esto puede ser necesario cuando efectivamente el receptor de los documentos desea que le facturen por separado a las sucursales o cuando la empresa ha solicitado facturación por separado al emisor.

Selección de detalles a cargar, filtros usuales

Los parámetros usuales de selección o filtrado de productos y servicios, aplican cuando, por ejemplo, un cliente desea que se le facture por separado cada producto o cada super familia. En ocasiones algunos supermercados y organismos de gobierno aplican esto.

Unidades

Por omisión cuando se indica un documento relacionado y está configurado que sus detalles se carguen en el documento actual, solo carga las unidades pendientes o saldos, y si no tiene pendientes no carga nada, avisando y ofreciendo cargar las unidades totales, ignorando los saldos.

Seleccionar la opción Total Unidades significa que cargue todos los detalles del documento relacionado considerando su total unidades, sin importar su estado y saldo actual.

Como se vio, junto al título del navegador secundario de documentos relacionados, existe un casillero que usualmente está desmarcado. Marcarlo o seleccionarlo indica acá que los parámetros ingresen predefinidos para cargar el total unidades, incluyendo los detalles finiquitados.

Ejemplo 1

Facturar guías de venta, carga solo los detalles de la guía con unidades pendientes y asume esas unidades, porque los que ya no están pendientes se habrían facturado antes, o porque la guía que pretende cargar directamente en realidad no era una venta con guías.

Ejemplo 2

Emitir una nota de crédito anulando una factura de venta inmediata, como todos los productos están finiquitados no cargaría nada obligando a digitar cada detalle, con el riesgo de no respetar los precios del documento original y obligando al sistema a calcular los márgenes con los datos actuales en lugar de conservar los márgenes que se obtuvieron al momento de efectuar la compra. Sin embargo, si elige cargar total unidades, carga todos los productos y deja listos los totales y los márgenes y otros resultados, lo que contrarresta correctamente la venta inicial en cuanto a resultados de la empresa.

Ejemplo 3

Con la precaución y el conocimiento necesarios, se puede marcar este recurso y luego de hecha la carga masiva eliminar los detalles que correspondan.

Productos de Apoyo

Esta opción le permite elegir si carga todos los productos de apoyo de los documentos relacionados, o solo los que corresponden a los detalles cargados, o ninguno. Esto depende exclusivamente de la empresa, lo usual es cargar solo los que corresponden a los detalles cargados.

Rut cliente y Nro orden de compra

Ambos datos corresponden al módulo de Producción y si se especifican se aplican a los mismos que son especificados en cada detalle de los documentos que se están cargando. Su uso depende de la forma de trabajo que la empresa ha definido. Por lo regular se ignoran.

Rangos de fechas, Enviar a Observaciones

Al seleccionar esta casilla, el contenido del campo Observaciones del documento que está creando será reemplazado automáticamente con el rango de fechas que está incluyendo y, si está marcada solo la sucursal del documento, incluirá también el código de sucursal del cliente o proveedor.

Esto sirve como guía para los usuarios que posteriormente revisen documentos, pues sabrán que periodo facturaron y si especificaron una sucursal de ellos. Esto eliminará cualquier contenido que la observación contenga hasta ahora.

Referencia a documentos, solo los tipos aquí incluidos

Seleccionar esta casilla, que en la configuración estándar viene seleccionada, significa que, si en el documento impreso y en el XML no se incluyen los detalles o productos, sino la referencia a los documentos relacionados, solo considere en las líneas de textos generados los documentos que está relacionado y no todos los que existan en el conjunto involucrado. Esto es lo usual.

El Proceso

Si la cantidad de documentos a relacionar que cumplen con las especificaciones de los parámetros, supera a la cantidad autorizada por el tipo de movimiento que está creando, recibirá un mensaje como el siguiente:

No logró relacionar los 458 documentos existentes (el límite máximo de relaciones es de 450 documentos) Sugerencia: divida el periodo total en periodos menores e intente la carga nuevamente.

Siga la sugerencia indicada o pida al Administrador del Sistema que aumente la cantidad de documentos relacionados autorizados para el tipo de movimiento que está creando, e intente nuevamente.

Cuando el maestro del tipo de movimiento del documento que está creando indica que los productos y servicios se imprimirán detalle a detalle, y la cantidad de líneas de detalles resultante de los documentos relacionados excede la cantidad autorizada en el maestro del tipo de documento a crear, por cada documento que está relacionando y cuyos detalles no logra cargar, recibirá un mensaje como el siguiente:

No traspasó todos los detalles de documento GE-231095 completó el límite de 250 del documento actual.

Cuando el maestro del tipo de movimiento del documento que está creando indica que los productos y servicios se imprimirán solo haciendo referencia a los documentos relacionados, el límite máximo de líneas de detalles que indica el maestro del tipo de documento es ignorado y se asumen 999 líneas.

En ambas formas de impresión, en el documento digital a crear siempre son cargados los detalles de los documentos relacionados que son aceptados y no la referencia a los documentos relacionados, ya que esto último aplica solo en la impresión.

En ambas formas de impresión, si al procesar la carga masiva, la cantidad de detalles a cargar es superior a la autorizada, recibirá al final un mensaje como el siguiente:

No logró cargar los 1,022 detalles de documentos relacionados (el límite máximo de detalles es de 999) Sugerencia: divida el periodo total en periodos menores e intente la carga masiva nuevamente.

Cuando recibe alguno de estos mensajes que indican que el proceso no se concretó correctamente, los documentos relacionados y los detalles cargados son vaciados y los totales del documento vueltos a cero, para evitar posibles errores y permitir al usuario repetir el proceso con parámetros adecuados.

Terminado el proceso, en la esquina superior derecha del folio 1 de su documento, se muestran los documentos relacionados dentro del navegador para ello, algo como esto:

En las primeras filas se muestran en negro los documentos relacionados por el documento actual; y en las filas siguientes, en azul se muestran los documentos que relacionan al actual, como en este caso una nota de crédito emitida posteriormente.

En los informes correspondientes, cuando se selecciona el nivel y orden adecuado, se incluyen dos columnas seleccionables:

Documentos Relacionados (‘Docs Relacs’), que indica si incluir o no en una columna con una referencia a los documentos relacionados por este y a los que lo relacionan a él.

Fecha Contable de Documentos Relacionados (‘Fec.Contable’), está activa solo si se ha seleccionado la primera, e indica si por cada documento relacionado se incluye su fecha contable.

Herramientas adicionales

A los recursos ya existentes para relacionar documentos, en compras, ventas y demás movimientos, se agregan Herramientas Adicionales, que se acceden mediante un icono para ello disponible junto al icono de carga masiva, al lado del navegador secundario de documentos relacionados.

Este icono da acceso a este diálogo.

Lo usual es que el sistema carga los parámetros por omisión, que el usuario puede modificar en cualquier momento. Este diálogo incluye dos de estos, las bodegas a considerar y los productos de apoyo a cargar. Puede modificarlos con este diálogo y los cambios permanecen hasta cerrar el módulo.

¿Qué utilidad prestan estos recursos?

Ejemplo 1

Puede especificar qué detalles o productos de una orden de compra a proveedor cargar en la guía o factura proveedor que se está ingresando y que la relaciona, según la bodega a la cual efectivamente ha llegado la mercadería, cuando dicha orden de compra especificaba diferentes bodegas para el envío de los productos y, por ende, llegan en varios documentos del proveedor, cada uno dirigido a una bodega diferente.

Ejemplo 2

Lo usual es que los productos de Apoyo que se cargan desde un documento relacionado, sean solo los que corresponden a productos o servicios que efectivamente se están cargando al documento actual. También, aunque lo usual es cargar los productos de Apoyo para mantener la información completa, quizás en alguna ocasión desee no cargar ninguno.

Desplazamiento dentro de los navegadores del documento

Debido a que la carga masiva de documentos, u otra forma de trabajo, podrían resultar en la acumulación de una gran cantidad de registros en los navegadores internos, de documentos relacionados y de detalles, se ha previsto que en ambos casos, al igual que en otros dentro de los diferentes documentos, un clic con el botón derecho del mouse en cualquier posición de la columna de Número de Fila (#), despliegue un pequeño menú flotante desde el cual una de las opciones permite Ir directamente al último registro con información. En el caso de los detalles también este icono incluido en la barra vertical del costado izquierdo del documento permite ir con un solo clic al último registro.

Esta es una forma de navegar que se agrega a las barras de desplazamiento, a las teclas de flechas, teclas repite y avanza página y otras.

Agregar documentos relacionados en forma directa

Una vez que se han cargado guías en forma masiva en un documento, puede ir al último registro con información, en el navegador de documentos relacionados, y al desplazarse a la fila siguiente, podrá insertar un nuevo documento, esta vez en forma manual, operación que puede repetir mientras haya disponibilidad.

En cada caso, y sujeto a las normas correspondientes, los detalles de esas guías también serán agregados al final de los detalles ya existentes.

Quitar y modificar documentos relacionados

Puede eliminar documentos relacionados y detalles cargados, pero esas acciones no tienen relación automática entre sí y no afectan a los demás registros. Si desea intervenir manualmente la información cargada, debe ser cuidadoso.

También se pueden disminuir las unidades cargadas, cuando, por ejemplo, se quiera facturar algo en forma parcial.

Acciones sobre documentos relacionados y detalles cargados

Al grabar la factura, el sistema guarda en la cabecera o registro maestro de cada uno de sus documentos relacionados, un registro de la factura como un documento relacionado de aquel.

También rebaja el saldo pendiente en las unidades de cada detalle que fue cargado en forma automática desde un documento relacionado, y si es saldo queda en cero, que es lo usual al facturarlo completo, su estado es marcado como Finiquitado, dando por terminado su seguimiento.

El informe de Guías por facturar, tanto en compras como en ventas, ayuda a verificar que todas hayan sido correctamente facturadas.

Cuando alguno de estos documentos es modificado o eliminado, lo que definitivamente no es regular, el sistema reversa los registros y acciones, cuando es posible.

Por último

Las siguientes consideraciones se expresan solo como información en caso de requerirse, ya que bajo condiciones normales de funcionamiento no deben ser necesarias.

Al igual que en otros navegadores secundarios de los diferentes documentos, al final de los registros o filas con información, y mientras no se complete la cantidad máxima de filas autorizadas, existen registros disponibles para agregar datos en forma manual, si fuera necesario y si la parametrización lo aprueba.

Por ejemplo, cuando se hace carga masiva, podría ser necesario agregar una línea de detalle para algún ajuste u otro concepto que en las guías no estaba, pudiendo contener montos positivos o negativos.

También, del modo usual, se pueden hacer ajustes menores o expresar nuevos descuentos al pie de la factura, o se pueden modificar los montos de cualquiera de los registros cargados, si la parametrización lo permite.

Es necesario tener presente que, si ha definido en los parámetros generales que las guías de despacho sean Definitivas y no Provisorias, lo que es usual, las estadísticas e históricos de compras y de ventas se basarán en las guías y no en las facturas que las documentan. Por ello, en tales casos es adecuado que las guías contengan la información de montos, descuentos y otros lo más completa y definitiva posible, y que las facturas solo reflejen eso.

Si se produjese alguna diferencia de valores, esa diferencia también debe reflejarse en las cuotas o detalle de forma de pago de la factura; en tales casos, lo más adecuado es modificar las cuotas generadas automáticamente por el sistema y no crear nuevas.

Por ejemplo, la cuota de Cancelación Anterior, que acumula automáticamente la suma de todas las compras o ventas ya canceladas que son cargadas desde los documentos relacionados, puede ser modificada y no representa movimientos reales de dinero. Modificarla es más adecuado que agregar una nueva cuota en efectivo, que si representaría valores reales en ese día sin serlo.

La carga masiva de documentos apoya la carga de documentos relacionados y al cargar hace todas las asignaciones necesarias, sin embargo, si posteriormente hace cambios al documento en cualquier de sus áreas, no habrá coordinación al respecto quedando eso 100% en manos del usuario.