Perspectiva
Observando el DAP Reciente y el DAP Global en el tiempo, sabremos si un cliente se retrasa en los pagos reales, cuánto, y si la tendencia es a disminuir los días de atraso, mantenerlos o aumentarlos. Con esta información la empresa podrá tomar decisiones tales como exigir un pago más ajustado a lo estipulado al momento de la venta, no venderle a crédito, aumentar el precio, etc.
Cada documento de venta puede ser cancelado de diferentes formas por los clientes, incluso combinando maneras distintas. Las cuotas a crédito serán pagadas posteriormente a través de ingresos.
Sea cual fuere la forma, cuando se reciben documentos a fecha (cheques, letras, otros), estos a su vez tienen su propio vencimiento y finalmente su propia fecha de salida real, al ser depositados o cobrados.
En los ingresos, que cancelan o abonan créditos, la forma de pago de la venta no necesariamente será respetada y es posible que los plazos de recuperación del dinero se extiendan, afectando negativamente las estimaciones de márgenes y utilidades de la empresa, condición que no se ve reflejada en los cálculos e informes correspondientes, pues se basan en la forma de pago originalmente indicada en la venta. También podría suceder que los plazos se acorten, afectando positivamente esta situación.
El DAP de un documento de venta (DAPd, inicialmente configurado para operar sobre las facturas y boletas, en todos los tipos de ventas), es un número que representa los días de atraso o anticipación en el pago real de dicho documento de venta. El DAP Reciente (DAPr) y el DAP Global (DAPg) de los clientes se calcula a partir del DAPd.
Si un ingreso abona o cancela más de un documento de venta, cada venta indicada en éste, con su propio vencimiento, es comparada con el plazo promedio de toda la forma de pago del ingreso, según se use una u otra forma, no intentando aislar los valores de cada venta. De este modo los DAPd pueden tener variaciones en forma individual; pero juntos, en promedio, serán reales y así se reflejará en el DAPg y DAPr del cliente.
Por otra parte, si una venta tiene varios ingresos, el plazo promedio de la forma de pago de la venta será comparado con el plazo promedio de la forma de pago de todos los ingresos juntos y completos, llegando a una lógica similar.
Sigue® considera tres DAP por cada cliente, DAP Permitido, DAP Global y DAP Reciente. De acuerdo a la parametrización general, el DAPg representa un periodo de tiempo que nos entregue la conducta general o en el tiempo, por ejemplo 2 años; el DAPr, con un plazo más breve y reciente, refleja su tendencia actual o su conducta más próxima, por ejemplo 6 meses. Ambos DAP cuentan el tiempo desde la fecha actual hacia atrás. El DAP Permitido representa los días de atrasos que aceptaremos como normales a cada cliente, pudiendo mantenerse en cero.
Esta información es muy útil para hacer seguimiento a los clientes, pudiendo ejercer mayor control sobre aquellos que suelen excederse en los plazos, para tomar las medidas que se estime al respecto. Los DAP son incluidos en las tablas de clientes y movimientos, en las cartolas de clientes y de activos atendidos, y opcionalmente en los informes donde son necesarios.
Informes
Los DAP son parámetros de selección/exclusión en los informes de movimientos y otros, además son columnas seleccionables y por lo tanto pueden incluirse o no en el formato de informe que haya elegido.
Por ejemplo, en un ranking de clientes, ordenado por monto de venta, se pueden incluir los clientes que durante los últimos 2 años han comprado productos de cierta super familia, y se puede excluir aquellos cuyo DAP Global es inferior a 30 días.
Con esto se pretende detectar los clientes que compran ese tipo de productos, y que suelen retrasarse más de 30 días en los pagos. Se sugiere en este caso utilizar el DAP Global porque, de acuerdo a los parámetros originales de Sigue®, es el que más aproximación tiene con el rango de tiempo considerado en el informe.
En términos simples, se puede ver cuanto margen deja cada cliente del ranking y cuánto tiempo se retrasa en los pagos, y si por cada 30 días estimamos un 3%, podremos comprender el castigo que sufre la utilidad de la empresa con los retrasos en los pagos de esos clientes.
Puede probar diferentes informes para elegir, de acuerdo a las circunstancias, el que le preste mayor utilidad. También puede listar en forma detallada todos los documentos con ciertos rangos de DAP, etc.
Actualizar DAP
Un proceso que se ejecuta a voluntad calcula el DAP de los documentos y actualiza el DAP de los clientes.
DAP a actualizar
Puede elegir Reciente, Global o Ambos. Preferentemente actualice el reciente con frecuencia y el global más esporádicamente; por ejemplo, en forma semanal y quincenal respectivamente. Naturalmente si desea actualizar ambos, elija esa opción para que el proceso se ejecute de una sola vez.
Movs. ya Calculados
La opción Ignorar no procesará los documentos que ya registran cálculo de DAP, sin importar si su información ha sido alterada posteriormente, el proceso será mucho más rápido. La opción Recalcular operará sobre todos los documentos, incluidos aquellos que ya tenían DAP. Elija recalcular solo cuando, dentro del periodo del DAP seleccionado, ha hecho importantes cambios en la información de pago de algunos o varios clientes; el proceso será más lento.
Rut del Cliente
Dato opcional, si lo indica el proceso se ejecutará solo para ese cliente. Es adecuado cuando alteramos sustancialmente la información de pago de un cliente y deseamos corregir sus DAP de inmediato.
Documentos y Movimientos
Combinados, identifican los registros que serán considerados en el proceso. Ambos parámetros inician con contenido igual a los documentos y movimientos que en las tablas correspondientes están autorizados al cálculo del DAP.
Análisis CDFR
Las ventas cuya cancelación no incluye documentos a fecha (por pagarse con efectivo, documentos al día, saldo a favor, ajustes o ingreso con igual forma), registrarán DAP la siguiente vez que este se procese y, salvo que el ajuste o el ingreso no respeten el plazo y la forma, será siempre cero.
Las ventas cuya forma de pago incluye documentos a fecha (así documentadas o por crédito cancelado con documentos a fecha en forma posterior), una vez pagadas por completo, tienen dos formas de ser consideradas en el proceso de cálculo del DAP:
a) Por omisión, como plazo real del pago se tomarán las fechas de vencimiento actual (considerando las prórrogas si las hubiera) de los documentos a fecha involucrados. El cálculo podrá hacerse apenas estén cancelados los documentos de compra, sin esperar que los contenidos en la cartera de documentos a fecha tengan salida. Recuerde que las prórrogas, la cantidad de protestos y otros antecedentes son considerados aparte y se incluyen en el informe de revisión de condiciones comerciales y en las cartolas de los clientes.
b) Si selecciona el casillero “Análisis CDFR”, como plazo real de pago se tomarán las fechas de salida (depósito, pago) de los documentos a fecha involucrados. El cálculo podrá hacerse con el documento de compra pagado por completo y solo una vez que todos los documentos a fecha tengan salida real. En este caso el cálculo del DAP del documento y su incidencia sobre los DAP del cliente puede retrasarse en espera del cumplimiento de esta condición.
El DAP de todos los documentos que ya lo tengan y que estén dentro del periodo de tiempo, indicado en meses en la tabla de parámetros generales para el DAP Reciente y el DAP Global, será sumado para luego ser promediado en estos DAP del cliente.
Otras consideraciones
En la tabla de parámetros generales se especifican, contados desde la fecha actual hacia atrás, los meses que serán considerados para el DAP Reciente y el DAP Global. Sigue® inicialmente está configurado para 6 y 24 meses respectivamente.
Al calcular se recorrerán los documentos y movimientos que califican y que estén dentro del periodo de tiempo del o los DAP que se indiquen.
El DAPr y el DAPg de los clientes solo serán registrados cuando el Rut de este tenga al menos un documento que registre DAP dentro del periodo correspondiente.
Al calcular solo se actualizará el DAP Reciente de los clientes que efectivamente hayan tenido actualización del DAP en al menos un documento que esté dentro del periodo de dicho DAP. La misma política se emplea para el DAP Global. Con esto se evita operaciones innecesarias.
Para los Documentos, este cálculo no considera el valor individual de sus cuotas, sino solo sus fechas o vencimientos. Para los Clientes, no considera el valor de cada documento incluido, sino solo su DAP resultante.
Este proceso opera sobre la tabla auxiliar, por lo tanto, la conversión a días de los meses indicados para el DAP Global, no debería ser mayor al máximo de días indicados para la permanencia de los documentos en esta base de datos, si fuese mayor, simplemente esa diferencia de tiempo será ignorada al no existir más información.
Sigue® muestra dos guiones (–) en cada parte donde se incluye algún DAP y este no corresponda o no haya sido calculado o registrado aún.
El DAP Permitido se usa como tiempo liberado o descartado en los informes que analizan los DAP.
