Presentación

El sistema trabaja con una ddbb conocida como Auxiliar, que contiene la información más reciente y la con situaciones pendientes sin importar su fecha; y con una ddbb Principal, que contiene toda la información desde el inicio de funcionamiento del sistema en la empresa, y que sirve para obtener informes.

El tiempo que se conserva en la base de datos Auxiliar la información 100% completada, está definido en cada tipo de documento y de movimiento. Completado ese periodo se puede eliminar con un proceso para ello.

Recuperar registros opera cuando se está trabajando en red en modo cliente/servidor con una ddbb Auxiliar y una Principal independiente de su forma de conexión.

Recupera desde la ddbb Principal la información indicada y la restaura en la ddbb Auxiliar, donde permanecerá y podrá ser gestionada de forma usual hasta que el proceso de eliminar histórico de base de datos Auxiliar la quite, o hasta que abandone la sesión si está en soporte web.

Este proceso de recuperar registros desde histórico, permite traer información desde la base de datos Principal a la Auxiliar (en red normal o en soporte web) para usarla on demand (a demanda). Esto podría ser necesario, por ejemplo, cuando elimina un documento de la ddbb Auxiliar (usualmente por proceso para ello) y requiere consultarlo ahora.

Este recurso puede estar disponible en las tablas maestras y en las ayudas, pudiendo así recuperar casi cualquier información en cualquier momento, la que queda disponible para todas las herramientas y módulos.

Las condiciones para que el recurso se incluya en el navegador respectivo son que en el sistema esté activo el módulo cliente/servidor, y la tabla actual sea técnicamente clasificada como Dual (ejemplo: Clientes, Productos) o como Periodo (ejemplo: Documentos de Ventas, Documentos en Cartera), y la configuración de esta sea correcta en la estructura del ERP.

Cada registro recuperado, además de quedar disponible, a partir de ese momento puede ser gestionado del modo usual, incluso modificarse o eliminarse, según el esquema de seguridad y otras reglas. Se recomienda que la modificación de información recuperada sea hecha por quienes cuentan con la autoridad y conocimiento adecuado; el ERP aplica el esquema de seguridad y además normas como el plazo de autorización para modificar a fin de colaborar en esto.

Cada registro recuperado, a su vez recupera on demand la información relacionada (excepto lo que indica como pendiente más abajo). Ejemplos:

• Un cliente o proveedor recupera su hoja de notas y sus sucursales si las tiene.
• Un producto o servicio recupera su hoja de notas, sus precios de venta, su stock, y sus componentes si corresponde.
• Un documento recupera sus detalles, cada detalle recupera los productos correspondientes, los que a su vez recuperan su hoja de notas, precios, stock y componentes. El documento recupera también el detalle de su forma de pago o cuotas, y los documentos en cartera si estas los incluyen.
• Los movimientos recuperan su lista de documentos relacionados. No recuperan los documentos relacionados como tales, el usuario podrá hacerlo en forma directa.
• Las órdenes de servicios recuperan además el activo atendido, y su listado de operarios asignados.
• Las cotizaciones recuperan sus acciones de seguimiento.

Usualmente cuando, por ejemplo, se recupera un documento, que tienen detalles, cuotas y otros, en cada caso se eliminan previamente todos los registros respectivos que pudieran existir en la base de datos Auxiliar antes de recuperar desde la base de datos Principal, de esa forma se busca corregir situaciones parciales u otros errores que pudieran producirse.

Si dentro de la información que requiere algún registro recuperado alguna pertenece a tablas duales menores o a tablas locales, se da por hecho que dicha información ya existe y no se incluye en el proceso. En la medida que el ERP evolucione, todas las tablas podrán incorporarse.

Cuando la recuperación se hace desde una ayuda, no se asigna contenido al objeto que la llamó, eso continúa siendo gestionado por la ayuda.

Si en el proceso se producen errores, el usuario recibe mensajes informativos para apoya otras acciones, tales como repetir la recuperación de esa entidad, avisar al administrador del sistema u otras.

Al retornar desde el diálogo y proceso de recuperación de información, tanto el navegador de tablas maestras como el de ayuda, procuran dejar posicionado el cursor en el registro más adecuado y su información actualizada para que la vista sea correcta.

Por ejemplo, si la recuperación incluye solo un registro el cursor se posiciona en ese; si no incluye ninguno porque no encuentra nada, el cursor permanece donde estaba; si se recuperan varios el cursor se posicionará en el primero o último de ellos según la búsqueda vigente, el ordenamiento y otros. Si por alguna razón esa lógica no puede cumplirse, se posiciona al comienzo de la tabla.

Los registros que se recuperan

• Clientes
• Proveedores
• Productos y servicios
• Abonos (ingresos y egresos)
• Cotizaciones y oportunidades de venta
• Movimientos, todos (*)
• Órdenes de Servicio
• Reclamos
• Gestión Terreno
• Cartera de documentos a fecha
• Activos atendidos (vehículos, equipos, maquinarias, redes, etc.)

Lo que no se recupera

• (*) Los componentes en los documentos cuyos movimientos los incluyen (por ejemplo, en Despachos para Producción).
• (*) La orden de servicio o el reclamo en movimientos que los documentan (el usuario puede recuperarlos directamente).
• (*) Los documentos identificados en los documentos relacionados (el usuario puede recuperarlos directamente).
• Historial de documentos y de otros.
• Trazabilidad (de los documentos y otros).
• Archivos externos, el índice asociado con los registros que se recuperan.
• SGC
• LAB completo

La herramienta

Registros a Recuperar

6 opciones disponibles que establecen sobre que registros debe aplicar el proceso de recuperación. Se basan en la columna por la cual está ordenada la tabla desde la cual se accede al proceso cuya clave se describe en la fila superior de información. Esta fila de información, usualmente muestra un texto comprensible al usuario.

Como se ve en la muestra, para el fabricante agrega el nombre del campo o la expresión clave y el prefijo que se esté usando si corresponde.

Refrescar actual

Sobre el registro en que actualmente se encuentra el cursor.

Que comiencen con

Todos los registros cuyo contenido del campo clave comienza con esto.

Que contengan

Todos los registros cuyo contenido del campo clave contiene en cualquier posición esto.

Exactamente iguales a

Todos los registros cuyo contenido del campo clave sea exactamente igual a este, no más y no menos. Usualmente es el usado para recuperar mediante un componente de su clave única un solo registro que no está en la tabla Auxiliar actualmente.

Que comiencen desde/a

Todos los registros cuyo contenido del campo clave, en su parte inicial o completo, está dentro del rango desde/a, ambos incluidos.

Tabla completa

Para que se recuperen todos los registros de la tabla, con un límite máximo de 10.000, si la tabla tiene más, se le advierte al usuario que solo los primeros 10.000 serán recuperados.

Creados entre el y el

Filtro adicional para incluir solo los registros que, además del cumplimiento de los parámetros anteriores, deben haber sido creados dentro de este rango de fechas, ambas incluidas.

Acciones Especiales

Si el usuario marca alguna de estas opciones, al elegir recuperar el sistema le pide que confirme antes de proceder.

Refrescar registros existentes

Si viene a refrescar un registro que fue cargado en modo rápido (opción 1), se marca y aplica automáticamente. Para garantizar que se use bien, si en registros a recuperar se indica otra opción, esta casilla se desmarca y solo el usuario Fabricante puede marcarla.

Si esta deseleccionado (sin ticket) Indica al proceso que cuando el registro recuperado ya existe en la tabla Auxiliar, no lo actualice, permaneciendo el actual como está, y ninguna otra acción sobre su información relacionada será ejecutada.

Si ya existe el registro y está seleccionado que refresque, lo que hace es modificarlo/actualizarlo y continuar el proceso para su información relacionada.

Si el registro no existe, independiente de esta instrucción, lo agrega y continúa el proceso hacia su información relacionada.

Carga rápida

Opción que está disponible solo en soporte web o si es el usuario fabricante, y si la tabla permite carga rápida, y no viene a actualizar un registro previamente cargado de forma rápida. Por omisión siempre está sin ticket para que la recuperación considere toda la información relacionada.

Permite que todos los registros recuperados ignoren su información relacionada y por tanto no la recuperen.

En tal caso el registro recuperado queda marcado (WEBCARGA = ‘R’) y si el usuario intenta editarlo para ver o modificar, o desea borrarlo, el sistema le avisa la situación y le permite acceder a actualizarlo, es decir, a recuperar toda la información relacionada. Si el usuario acepta, el ERP accede al diálogo de recuperación llevando predefinido que aplique la opción refrescar actual y sin permitirle ningún cambio en los parámetros; solo Recuperar o retornar. Si el usuario selecciona recuperar y la acción se concreta, desde ese momento ya estará disponible (la marca es quitada).

Vaciar tabla

Esta opción siempre inicia desmarcada y solo está disponible si efectivamente está trabajando en soporte web o si ha accedido con usuario fabricante, y siempre que no haya accedido a refrescar un registro que fue cargado en modo rápido.

Borra todos los registros de la tabla sobre la que está trabajando, de forma estándar, sin considerar información relacionada, dependencias y otros. Lo hace después de haber ejecutado la búsqueda principal y haber encontrado al menos un registro a recuperar.

Otras consideraciones

Cuando está trabajando en una versión normal del sistema, no en soporte web, y no es el usuario fabricante, y no viene expresamente a actualizar el registro actual, el recurso de registros a recuperar viene predefinido para recuperar los(el) registros con clave exactamente igual a (opción 4) y no permite cambiarla. En estos casos tampoco permite elegir carga rápida ni vaciar tabla.

Lo usual es que un usuario estándar acceda habiendo ordenado la tabla por la clave única o alguno de los componentes de esta, y que al haberlo buscado y no encontrado acuda a esta herramienta para recuperarlo de forma sencilla del histórico si efectivamente existiera.

Cuando accede con contenido en el campo de buscar/rastrear, ese contenido es ofrecido en las opciones 2, 3, 4, y 5 para facilitar el trabajo al usuario que en ese caso solo elige cuál de las opciones aplica.

Cuando se edita información en Soporte Web, los cambios se reflejan de inmediato en la base de datos Principal. El proceso de sincronización remota de la sucursal, al incluir lectura de sí misma, los actualiza en su base de datos Auxiliar.