La Venta Inmediata

Es posible entregar mercaderías en venta o realizar servicios a clientes emitiendo solo guías de despacho. Al emitir las facturas para dichas guías, por concepto de facturación de guías, se pueden incluir hasta 999 guías en cada factura.

Debe tener presente la limitante de cantidad de productos o detalles permitidos por factura según la parametrización que se haya establecido para el tipo de documento, ya que Sigue® carga los detalles de las guías en la factura digital, también con un límite máximo del sistema de 999 líneas. También debe tener presentes los atributos del tipo de documento y tipo de movimiento, incluidos los de impresión, para decidir las capacidades en cada caso.

No obliga a incluir documentos relacionados y no los busca ni procesa si se indican, aunque se pueden especificar.

Los productos o detalles quedan marcados en rojo y, lo que se ve al desplazarlos, en estado pendientes y con un saldo igual a las unidades indicadas. Permanecerán así hasta que hayan sido completamente facturados. En caso de facturaciones parciales, el saldo disminuirá según lo documentado. Esto hace referencia solo al estado del documento y sus detalles, porque los inventarios son ajustados rebajando las unidades al momento de emitir la guía.

La forma de pago puede incluir combinaciones de pagado, crédito y opciones relativas a la futura factura; del modo usual, elija la que más aproximación tenga a las condiciones (cuotas y plazos), en que se acordó la transacción. Si los atributos del producto o servicio y otros parámetros relacionados así lo definen, los precios de venta que Sigue® sugiere, estarán definidos por estos plazos.

El detalle de la forma de pago de la guía (en el folio 2), de acuerdo con la información, se generará automáticamente y puede ser modificado.

En el financiero de la cartola del cliente, en el resumen general de deuda, las ventas con guías de despacho que incluyen crédito no pagado y no facturado se consideran en las vencidas o por vencer según sus cuotas; también si están con forma de pago a factura se agrupan por separado en por facturar.  

Naturalmente en las demás secciones de la cartola estos documentos figuran según corresponda.

Existe un informe que, en diferentes niveles, nos muestra el detalle de todas las guías de venta no facturadas aún. Podemos especificar el cliente que queremos analizar, entre otras cosas.

Una buena idea es verificar periódicamente con este informe si existen guías pendientes de facturar. Según el modelo de negocios, y siempre a final de mes, será necesario dejar un tiempo para facturar, donde este informe es de gran utilidad. Las unidades, según parámetro, hacen referencia a las que aún no son facturadas.

Facturación de Guías de Despacho

Para declarar facturada una o más guías de despacho, total o parcialmente, se emite una factura por concepto de facturación de guías.

La forma de pago de la factura es independiente de la forma de pago que se estableció en la(s) guía(s), aunque debería guardar cierta lógica o relación. Especifique la forma de pago deseada y luego ingrese todas las guías que quiera incluir en la factura, con F2 puede buscar el tipo de documento y el documento mismo en la cartola.

Este movimiento obliga a ingresar al menos un documento relacionado. Al incluir la(s) guía(s), se verifica que esta(s) exista(n) y que corresponda(n) al cliente de la factura. Todas las unidades aún pendientes de facturación de todos los detalles, serán cargadas automáticamente en la factura. Podrá quitar líneas y/o unidades (en caso de facturación parcial).

El precio indicado en las guías se carga automáticamente en cada detalle de la factura, podrá modificarlo si desea.

Luego de cargar los detalles en la factura, si modifica la forma de pago de esta, y está así establecido por parámetro, el precio de todos los detalles se ajustará a las condiciones establecidas por cada producto y por la forma de pago de la factura, reemplazando los valores originalmente cargados desde las guías; si no está así indicado, los precios se mantienen independientemente de los cambios que haga en los códigos de forma de pago.

Al grabar la factura, los estados y saldos de los productos de las guías son actualizados conforme a su nueva condición.

Cuando una guía es facturada en su totalidad (todos sus productos, todas las unidades), el saldo de sus cuotas, que figuran A FACTURA y que se sumaba al crédito del cliente en el resumen financiero de la cartola, es llevado a cero y deja de verse y de sumar allí. Por supuesto, si la factura se emite a crédito, esta será considerada como tal.

Abonos a Guías de Despacho Sin Facturar

Habitualmente las ventas con guías son facturadas y en ese momento o en forma posterior son canceladas. Puede suceder que habiéndole hecho una o más ventas con guía que aún no son facturadas, un cliente abone o cancele dichas guías, en efectivo, con cheques o de alguna otra forma.

Los ingresos y ajustes financieros que abonan o pagan ventas hechas con guías de despacho, operan exactamente del mismo modo que cuando abonan o pagan facturas o boletas.

Si las guías tienen abonos parciales o totales cuando se facturan, Sigue® lee e interpreta la realidad registrada y genera una cuota especial con lo cancelado con anterioridad y el resto del monto lo distribuye según indica la forma de pago de la factura. De esa forma el usuario no requiere ocuparse de esto que quizás le resultaría engorroso o lento.