A continuación, veremos ejemplos prácticos de cómo operar las cotizaciones, basándonos en la parametrización estándar del sistema:

En el navegador de cotizaciones y oportunidades de venta podemos elegir ver las Pendientes o las Finiquitadas, que son los dos estados generales preestablecidos y no modificables.

• Pendiente             incluye los registros Activos.
• Finiquitado            incluye los registros Cerrados, Perdidos, Vendidos y Terminados.

Cuando entra a este módulo, en forma automática accede solo a las Cotizaciones Pendientes, y cuando una es declarada cerrada, perdida, vendida, terminada o anulada, en forma inmediata es quitada de este grupo pasando a formar parte de las finiquitadas, excepto las anuladas que van al navegador de documentos nulos. Al crear una cotización, esta queda en estado pendiente y se incorpora a ese grupo.

Una cotización puede o no incluir la patente o código de equipo y el kilometraje o uso; si los incluye, podrán ser impresos. 

Puede usar las observaciones para registrar todo el texto que requiera. Una idea es hacerlo en orden cronológico, incluyendo la fecha como primer dato de cada anotación, dejando en primer lugar las observaciones más recientes.

Puede ser consultada modificada, eliminada, etc. Bajo el esquema de seguridad establecido.

La fecha de vencimiento que se indique será la fecha límite de validez de la cotización o la fecha en que el cliente debería comprar (si se tuviera). Así el sistema la marcará con rojo cuando se haya vencido y podrá obtener informes y otros basándose en este dato.

La cotización debería ser cambiada a estado Vendida cuando al usuario le conste que se ha efectuado la venta (total o parcial) y al estado Terminada cuando definitivamente el cliente ya no comprará. Esta es la forma normal de dar por finiquitada una cotización.

Al igual que las atenciones o servicios, las cotizaciones figuran en la cartola de equipos o patentes (solo si el código o patente se incluye al cotizar), lo cual es útil para su histórico.

Las cotizaciones también figuran en la cartola de producto. Esto es importante porque nos permite usar herramientas para analizar productos y servicios para detectar cuales son cotizados con más frecuencia, cuales usualmente llegan a buen término y cuales reiteradamente no resultan efectivas, etc.

Del modo usual en el ERP, las cotizaciones pueden ser agrupadas por Rut del cliente, patente y otras formas, según requiera.

Se imprimen en modo normal, pudiendo incluir imágenes. Opcionalmente se pueden imprimir en formato especial de una calidad gráfica mayor, incluyendo imágenes, cuadros/cajas, texto enriquecido, etc., y siempre personalizadas. Esto se logra uniendo esta función al módulo de publicidad.