En la tabla de divisas y monedas el campo “Monto Ajuste/Tolerancia” indica el monto máximo, expresado en la misma moneda, que esta acepta como Ajuste o tolerancia en los totales de los documentos.
Este concepto de Ajuste o tolerancia se aplica, por ejemplo, cuando el documento se hace a partir de una orden de compra del cliente y por los decimales y la forma de cada quién de tratarlos, se producen diferencias menores, pero el cliente exige que el documento que la empresa le emite sume exactamente lo mismo que dice su orden de compra.
Los ajustes deberían ser usados exclusivamente por razones de cuadratura de diferencias menores resultantes del uso de decimales; cifras mayores pueden significar que existe algún error o diferencia en la información ingresada, y que debe revisar antes de intentar grabar.
Descuento General / Ajuste
El monto de Descuento general/Ajuste, en los totales al pie del documento, aplica sobre el monto neto del documento.
Si es mayor al monto de ajuste/tolerancia indicada por la moneda respectiva, el ERP asume que es un Descuento e imprime los datos de subtotal del documento y de descuento general si por parámetros éste así lo indica.
Si los parámetros del documento indican imprimir el descuento general (y el subtotal de documento), pero este monto al pie del documento es menor o igual al monto ajuste/tolerancia de la moneda, el ERP asume que es un Ajuste, y la orden de imprimir dichos datos será ignorada.
El monto de un ajuste puede ser positivo (se resta del monto del documento) o negativo (se suma al monto del documento).
Si al pie del documento se indica un % de descuento general, el monto de descuento general se calcula de acuerdo a ese porcentaje. Si se indica un monto, el porcentaje se calcula de acuerdo a ese monto. Si el monto es un número positivo pequeño (generalmente porque es ajuste) o es un número negativo (siempre ajuste), el porcentaje se leerá posiblemente como 0.00% debido a que el resultado no alcanza a leerse con dos decimales, eso es correcto.
Al documentar una cotización o una orden de servicio que incluya porcentaje y/o monto de descuento general o monto de Ajuste, esos datos son traspasados a la factura o boleta, traspasando así la cuadratura.
El monto mínimo del ajuste (número negativo, que suma al monto del documento) está limitado por código fuente a -5 (menos cinco). El monto máximo del descuento queda limitado al monto del documento.
Producto o detalle especial
Otra forma de hacer ajustes en un documento es creando un producto con código genérico en la tabla de productos y servicios, con montos cero y con nombre adecuado, que pida descripción adicional.
Al requerir ajustes, se agrega una línea de detalle con ese producto, con una descripción opcional adecuada, con una sola unidad y con el monto de ajuste requerido, positivo (en este caso suma) o negativo (en este caso resta) y sin límite de monto.
Para el ERP esta línea es un producto o detalle del documento y será parte de e impresa en este y por tanto debe usarse conforme a la ley y al trato comercial correspondiente.
Ajustar totales del documento
También puede ajustar los montos totales directamente en cada cifra, accediendo a este diálogo desde la punta de flecha que encuentra al costado derecho del nombre del dato del IVA o Impuesto del documento, en los totales de este.
En cada dato, la diferencia máxima permitida entre el contenido actual y el monto que ingrese el usuario, queda limitada al monto de ajuste/tolerancia de la moneda del documento, aplicando hacia arriba (suma) o hacia abajo (resta).
Modificar un dato no tiene efecto sobre los otros totales, por lo que el usuario debe tener cuidado.
Cuando se trata de Agregar documentos, en este diálogo el % de impuesto regular (IVA, otro) también puede ser modificado para que coincida en caso de variaciones legalmente correctas.
Eso aplica cuando, por ejemplo, una boleta de honorarios tiene un % de impuesto de 2da categoría diferente al estándar; o cuando por ley ha cambiado el % de IVA, y se ingresa un documento de compra de un periodo anterior cuyo % de IVA es diferente al actualmente establecido.
Independiente de la forma de ajuste que aplique, el ERP siempre verifica el total neto y el total exento del documento, contra la suma de los mismos valores de sus detalles; si existe una diferencia avisa y ofrece corregirlo, y si no se corrige no permite grabar.
También valida que no existan diferencias mayores al monto ajuste/tolerancia entre los montos de los totales, y que estos cuadren entre ellos. Y, si aplica, valida que el detalle de sus cuotas corresponda al monto correcto. Avisa cualquier situación y no permite agregar o modificar un documento que no esté cuadrado.
