Cree todas la cuentas bancarias y afines que requiera, estas mantienen actualizado su saldo disponible, su total documentos a fecha y su saldo libreta, además del saldo cartola de acuerdo a los registros que se tienen.

Permite alimentar la Libreta de banco para todas las cuentas corrientes, líneas de crédito y otros que desee tratar como cuentas bancarias.

Digite las cartolas bancarias basándose en los registros del banco, o importe la información desde los archivos electrónicos que los bancos facilitan para ello.

Puede generar muchos de los registros de la libreta de banco en forma automática desde otras secciones del sistema. Por ejemplo, las compras y los egresos, si así lo establece a través de la parametrización, envían a la libreta registros de los cheques emitidos, evitando la necesidad de ingresarlos manualmente.

Concilia fácilmente todas las cuentas. Emite informes de documentos por cubrir, por cuentas y periodos de tiempo y con totales diarios dentro del rango de fechas, entre otros resultados.

Clasifica los movimientos bancarios de la libreta (cargos y abonos) de acuerdo a una tabla adecuada para ello, permitiendo obtener informes exactos de los impuestos, los intereses, los servicios bancarios y otros que los bancos cargan a sus cuentas.

Además, si lo desea, al alimentar la libreta en forma directa puede crear en forma automática movimientos de contrapartida cuando correspondan. Por ejemplo, si en una cuenta genera un abono por traspaso desde línea de crédito, puede generar de inmediato el cargo correspondiente en la línea de crédito, también debidamente clasificado, evitando tener que ingresarlo manualmente.

Configuración, cuenta de contrapartida

Una cuenta corriente debe tener una cuenta de contrapartida que es su línea de crédito, a su vez la línea de crédito tiene como cuenta de contrapartida a la cuenta corriente. Si opera las tarjetas de crédito como cuentas bancarias, estas no tienen cuentas de contrapartida.

En la Libreta de Banco los movimientos son clasificados de acuerdo a la tabla de clasificación de movimientos bancarios. En esta tabla, que Sigue® ofrece ya configurada con todo lo necesario para el uso normal, los registros que lo requieren tienen una clasificación de contrapartida.

Por ejemplo, un “abono a línea de crédito” (destino de los fondos) tiene como clasificación de contrapartida a un “abono desde cuenta corriente” (origen de los fondos). Si genera nuevas clasificaciones tenga la precaución de generar las clasificaciones de contrapartida si fuese necesario.   

Estos conceptos, aplicados solo desde la Libreta bancaria, se usan para generar en forma automática los movimientos de contrapartida en aquellos casos que lo requieran, permitiendo así generar dos movimientos digitando solo uno. Naturalmente, si no desea operar así, solo indíquelo en la parametrización.

Así, por ejemplo, cuando en la cuenta corriente se genera un abono a la línea de crédito (cargo), Sigue® pide y ofrece al final de los datos usuales del movimiento, una cuenta de contrapartida, usando el código de la línea de crédito. Si se acepta, se genera automáticamente un movimiento de contrapartida en esta (abono). La clasificación del movimiento de contrapartida no es modificable en el proceso y será siempre la indicada como de contrapartida en la clasificación original.  

Si no indica un código de cuenta de contrapartida, o si escapa del diálogo que la pide, o lo abandona, el movimiento de contrapartida no se crea en forma automática y recibe un mensaje para evitar que esto sea un error.

Esta es la contrapartida creada automáticamente si la acepta

Los movimientos que se crean en forma automática como una contrapartida, contienen información adecuada para entenderlos, pero una vez creados pierden toda relación con su movimiento origen. De modo que en adelante se modifican, borran y concilian en forma independiente.

Un movimiento conciliado, en cualquiera de sus dos formas (reconciliado y compensado), si está habilitada la seguridad adicional, sólo puede ser modificado o borrado si el usuario ingresa la clave VIP que autoriza tal proceso.

Después del último dato editable al agregar registros, si debe haber movimiento de contrapartida, un Enter (Intro) accede al diálogo de la muestra donde puede confirmar la cuenta de contrapartida, modificarla o quitarla.  

Iniciando las Cuentas Bancarias y la Libreta

Cree las Cuentas con todos sus Saldos en cero (Libreta, Disponible, Cartola, Cuadratura).

Cree para cada cuenta, en la Libreta, un Abono o un Cargo con el Saldo Disponible al momento de la partida, según sea a favor o en contra. La fecha de estos movimientos de inicio debería ser el día anterior a la fecha real de partida.

Modifique el registro de cada Cuenta y anote el Saldo Cuadratura, que corresponde al saldo Disponible (que no considera los documentos a fecha), que debería coincidir con el saldo de la Cartola Bancaria correspondiente, es decir, la cuenta debe iniciar cuadrada. Anote para él como fecha el día anterior al día real de partida.

Ingrese en la Libreta, mediante Cargos, todos los documentos a fecha emitidos que tenga aún por vencer al momento de la partida, use como fecha del movimiento la fecha real de vencimiento del documento a fin de que se posicione en el lugar correcto.

Si decide controlar en la Libreta los documentos a fecha recibidos, deberá ingresarlos como Abonos, y su fecha es la fecha real de vencimiento.

Recuerde que, si está así configurado y crea estos documentos en las Carteras de Documentos, alimentará la Libreta automáticamente; por lo tanto, en tal caso, cree los documentos a fecha emitidos y recibidos en las carteras correspondientes y serán creados en las libretas respectivas con la información correcta, resolviendo ambas tablas en una sola gestión.

Cuando usamos los términos Cuenta y Cuenta Bancaria nos referimos a las cuentas corrientes, líneas de crédito y, si se quiere, tarjetas de crédito.

Actualiza Saldo Total Libreta (todo su histórico)

Este saldo se alimenta cada vez que se ingresa un movimiento a la Libreta, directamente o desde cualquier proceso que esté autorizado a ello, como los egresos y las compras. El usuario solo necesita actualizarlo en forma manual si, por cusas externas poco probables, presenta diferencias o errores.

El Saldo Total Libreta es el resultado de todos los Abonos menos todos los Cargos actualmente registrados en la libreta de cada cuenta bancaria, sin importar su fecha ni su estado de conciliación. Es decir, es un dato documental o que se obtiene de los documentos, en este caso, de los movimientos.

Actualiza Saldo Disponible y Suma Movimientos a Fecha

Esto es responsabilidad de Sigue®. Permite tener certeza de los fondos disponibles a la fecha y de los cargos por cubrir o los abonos por liberar a futuro, de todas las cuentas, según la libreta de banco. Existe como herramientas en el módulo de cuentas porque si por causas externas los saldos se dañaran, debe actualizar el Saldo Total Libreta y luego el Saldo Disponible. Esto no debería ocurrir.

El saldo disponible se obtiene a partir del Saldo Total Libreta, al cual se restan todos los Cargos con fecha posterior a la actual (tales como cheques girados a fecha) que aún no son conciliados, y se suman todos los Abonos con fecha posterior a la actual que aún no son conciliados.

La verdad es que este saldo no tiene relación con la conciliación ni deberían existir movimientos con fecha posterior a la actual que ya estén conciliados. Sin embargo, puede haber casos tales como cheques a fecha (cargos) que sean cobrados antes del vencimiento, estos ya no serán considerados documentos a fecha pues tendrán que ser compensados, o normalmente, su fecha cambiada a la fecha en que se cobró realmente para que la conciliación lo finiquite en forma automática.

Cargos a Fecha representa la suma de los cargos con fecha posterior a la actual (normalmente cheques emitidos a fecha) y por seguridad aun sin conciliar, son los fondos que deberá tener o cubrir a futuro (por periodos o general).

Abonos a Fecha representa la suma de los abonos con fecha posterior a la actual (normalmente cheques recibidos a fecha) y por seguridad aun sin conciliar, son los fondos de los cuales podrá disponer (por periodos o general).

Sigue® identificará con “Ok” en la columna ‘Act’ las cuentas bancarias que hayan sido actualizadas en forma adecuada el día actual. Si por alguna razón la cuenta no está actualizada a la fecha, en lugar de esta marca tendrá un número que indique la cantidad de días desde que no se logra la actualización. Recuerde que este es un proceso automático, el usuario no requiere intervenir al menos que desee hacerlo, sin embargo, resulta adecuado observar que sus cuentas estén “Ok”.

Posiciona movimientos en saldo Libreta

Cuando agrega registros a la Libreta de banco, ya sea uno o varios en el mismo ciclo, y retorna a la tabla (donde se muestran todos estos movimientos), notará que cada registro se ha posicionado en la línea que le corresponde de acuerdo al orden actual de la tabla.

Sin embargo, el saldo que cada uno de ellos dejó en la libreta no figura actualizado. Para ello, desde el icono herramientas debe ejecutar esta opción. En forma muy rápida la herramienta calcula el saldo libreta en cada movimiento y lo muestra corregido. Este proceso no es necesario para que el saldo de la libreta se actualice, solo sea ejecuta para que el saldo en cada movimiento se vea correcto. Además, si sale de la tabla, al volver a ella, estos saldos ya se verán correctamente por si solos.

Quita/Pone Pendiente Interno

Los movimientos de la Libreta Bancaria tienen una propiedad especial que es un Estado Interno (columna ‘I’). Este se usa para marcar como Pendientes (P) aquellos registros que deseamos mantener clasificados como tales por alguna causa particular. Un ejemplo de ello sucede cuando en la cartola bancaria figura un depósito que no hemos hecho nosotros y que podría ser de un cliente, como sucede generalmente. Para mantener la información y los saldos de la libreta al día, ingresamos este movimiento a la libreta, pero lo marcamos internamente pendiente. A partir de ese momento podemos obtener un informe de los que mantenemos marcados para hacer seguimientos o cualquier otro proceso y, una vez resueltos, podemos quitar la marca.

Este estado interno es independiente del estado de conciliación, de la fecha y de cualquier otro parámetro. Los saldos operan en forma normal sin verse afectados por el estado interno.

Para Poner o Quitar la marca de Pendiente, estando sobre el registro respectivo, ya sea al navegar sobre la tabla o estando en la pantalla de edición de registros, un clic sobre el icono o la opción Herramientas nos permite acceder a la función adecuada, la seleccionamos y si ingresamos correctamente la clave secreta que autoriza, una para Poner Pendiente Interno y otra para Quitarlo, automáticamente el estado interno cambiará de Pendiente a finiquitado (vacío) o viceversa.

Cambia Estado Conciliación

El estado de conciliación de un movimiento de la libreta bancaria es de gran importancia, por ello no forma parte del registro, sino que al crear el movimiento Sigue® asume que su estado inicial es Pendiente (.) y el proceso de conciliación lo cambia a Reconciliado (R) en forma automática cuando corresponda.

El usuario podrá intervenir este estado solo a través del icono Herramientas o con un clic con el botón derecho y siempre que ingrese la clave VIP que le autorice a tal operación cuando utiliza la seguridad adicional. Si está autorizado podrá volver a Pendiente un registro ya Reconciliado o Compensado o podrá declarar Compensado un registro Reconciliado o Pendiente. Ambas operaciones disponen de claves diferentes. Lo que no puede hacer es declarar Reconciliado ningún registro, ya que, como le advierte Sigue®, solo es posible a través del proceso de Conciliación bancaria.

Para más información vea el capítulo de Conciliación Bancaria.