Caja Chica es una cantidad de dinero, usualmente menor, que la empresa asigna a una persona o área, a fin de que cuente permanentemente con efectivo para cancelar gastos menores, generalmente imprevistos.
Puede haber más de una caja chica en la misma empresa, dependiendo de su distribución geográfica y otras necesidades.
Cada encargado de caja chica debe llevar registro de los ingresos y egresos producidos, controlar su saldo actual y rendir informes.
Esto se puede incorporar a Sigue®, automatizando su administración y control, y permitiendo la generación de información histórica, entre otras ventajas.
Iniciando una Caja Chica
Para gestionar adecuadamente cada caja chica en Sigue®, es necesario:
1.- Crear la Caja Chica
Un registro en la tabla de Cajas Chicas del sistema.
Cuando se declaran depositados/pagados los cheques e ingresos extras que son para esa caja chica, esta será la ‘Cuenta Bancaria’ a la cual se deben asignar, logrando de esta forma que queden relacionados con la misma, que, no siendo una cuenta bancaria en realidad, en este caso desde la cartera de documentos emitidos es identificada como una no definida.
Este dato también es usado al obtener informes.
La Caja Chica debe crearse con Saldo Cero. El Saldo Inicial, si existe (positivo o negativo), debe ser ingresado mediante un Ajuste (ver más adelante la sección correspondiente en este capítulo).
2.- Crear su Tipo de Documento
Será el tipo de documento de Origen al emitir un cheque o un ingreso extra (ingresos a la caja) desde la cartera de documentos emitidos, a fin de que se genere la siguiente información del registro. También será el tipo de cuota de la Forma de Pago de las compras y los egresos (egresos de la caja) y de las ventas y los ingresos (ingresos a la caja) cuando son asignados a dicha caja chica.
Debe indicar que corresponde a Caja Chica en el campo ‘CDF directo / Otros’, a fin de que se respete la lógica que permite automatizar la generación de cierta información.
Al obtener informes, este es un parámetro para seleccionar los registros que correspondan.
3.- Crear su Forma de Pago
De este modo, en los documentos de compra y de venta y en los ingresos y egresos, se usará éste como código de Forma de Pago, con lo que el software genera en forma automática la(s) cuota(s) de la forma de pago que correspondan según esté definido.
4.- En la tabla de Estados de Documentos en Cartera
Debe indicar a uno de ellos (debería ser el estado Depositado/Pagado), en ‘Estado Caja Chica directa’, que ‘C’ (Caja Chica) es el estado a asumir cuando se crea un ingreso a cualquier caja chica desde la cartera de documentos emitidos.
Utilice, para una misma Caja Chica, el mismo código en su registro maestro de Caja Chica, su Tipo de Documento y su Forma de Pago, como en las muestras anteriores.
Esto debido a que, al operar adecuadamente, ciertos datos se asignan automáticamente para facilitar la labor del usuario.
Si controla más de una caja chica, considere esto por cada una de ellas.
Sigue® incluye inicialmente una Caja Chica configurada, a fin de facilitar la implementación.
Saldo y Fecha de Cuadratura de Caja Chica
Cada registro de Caja Chica cuenta con un saldo y una fecha de cuadratura, lo que significa que, cerrado ese día, el saldo que esa caja chica tenía es el acá indicado.
El proceso de registrar o modificar esta información es manual y lo puede hacer un usuario autorizado, entendiendo que para ello ha revisado que efectivamente la información es la que indica. El sistema deja registro detallado del cambio mediante su recurso de Historial de Modificaciones.
Estos dos datos cumplen los siguientes propósitos.
- Impedir que se agreguen, modifiquen o eliminen documentos que en sus formas de pago u otros datos estructurados hacen o harán referencia a esta caja chica, si su fecha es igual o inferior a la fecha de cuadratura del respectivo registro maestro de caja chica, garantizando la veracidad de la información. Si el usuario intenta hacerlo, recibe un mensaje.
- Utilizar el saldo cuadratura en los informes para calcular e incluir en la columna correspondiente el saldo cuadratura en cada movimiento a partir de este, y el saldo cuadratura actual si el periodo incluye hasta el movimiento más reciente, apoyando el proceso de revisión.
Es recomendable que ocasionalmente la empresa haga auditoría y registro de saldo y fecha de cuadratura de sus cajas chicas, pudiendo ser en diferentes fechas si usa más de una.
Ingresos a Caja Chica
Con un Cheque, desde la Cartera de Documentos Emitidos
Se crea directamente en la Cartera de Documentos Emitidos. El proveedor asignado tendrá que ser la propia empresa ya que la razón social será utilizada al imprimir el cheque y sus colillas; Asumimos con ello que el cheque en realidad será cambiado por efectivo en alguna caja diaria y que será depositado posteriormente como cualquier cheque al día cuadrando perfectamente la información. De no ser así, puede emitirlo sin cruzar, abierto, o a un nombre específico para que un funcionario de la empresa retire los fondos del banco.
El Tipo de Documento de Origen debe ser la Caja Chica a la cual será asignado el cheque (recuerde que cada caja chica es a su vez un tipo de documento). El número es de uso libre, puede usar 1 o la fecha actual como número (ej. 20040110). El tipo y número de documento de origen también son incluidos en la impresión del cheque y sus colillas.
Si las cajas chicas están debidamente configuradas, al ingresar el código de la caja respectiva en el Tipo de Documento de Origen, automáticamente se asumen los siguientes contenidos para los campos o datos relacionados:
Saldo : Igual a cero (porque lo declara pagado)
Estado actual : Depositado/pagado
Fecha salida : Igual a la fecha de vencimiento actual (que es lo común)
Tipo/número documento de salida: Igual al tipo y número de documento de origen
Código cuenta banco destino: Igual al código de la caja chica
Con esto se cumple el procedimiento completo de emisión de cheques para alimentar cajas chicas.
Si se equivoca y necesita cambiar el tipo de documento de origen, la información se adecuará a la nueva situación.
Si no respeta esta configuración, el cheque emitido será tratado como cualquier otro cheque y el usuario deberá declararlo Depositado/Pagado a través de la opción Herramientas usuales o lo hará la conciliación bancaria, según use la empresa.
Por supuesto, con la autorización respectiva, el usuario puede modificar, cambiar de estado y otras operaciones a un cheque que se haya emitido para caja chica como si se tratara de un cheque común.
Al crear estos documentos tiene disponible, además del icono grabar, el icono grabar e imprimir. También al editarlos está disponible el icono imprimir registro. Esto opera en la forma usual. Tal como sucede al imprimir los documentos de la forma de pago de los Egresos, por ejemplo, si elige grabar e imprimir o imprimir registro, accederá al diálogo de Impresión de Documentos de Pago, bajo las mismas normas explicadas en esa sección de la guía.
Naturalmente si el cheque se emite directamente (en la tabla de Cartera de Documentos Emitidos) y es para caja chica, querrá grabar e imprimir, pero si solo está creando un registro para alimentar histórico solo deberá grabar.
Con un Ingreso Extra, desde la Cartera de Documentos Emitidos
Se crea directamente en la Cartera de Documentos Emitidos. Sigue los mismos procedimientos del Cheque emitido, pero en este caso no alimenta la Libreta de Banco ni es tratado como cheque posteriormente.
Lo regular es que esta modalidad sea usada para ingresar efectivo a caja chica, que no proviene directamente de una venta o un ingreso.
Desde una Venta
Se siguen los procedimientos regulares de una venta. En su código de Forma de Pago, en folio 1, se indica el código de la Caja Chica a la que deseamos traspasar los fondos, con lo cual el detalle de su forma de pago se genera así en forma automática.
También puede ser desde una venta que combine diferentes formas de pago, donde el usuario puede asignar en forma manual una o más cuotas a una o más cajas chicas.
Se entiende que el monto asignado a caja chica debería ser en efectivo, pero no es obligatorio. En el informe de Caja Diaria, ese monto o cuota es asignado a la columna ‘Varios’ a fin de permitir la cuadratura de las demás columnas.
Como es una venta, que supone ingreso de dinero, el sistema asume que el fondo es justamente un ingreso a la o las cajas chicas que se indiquen.
Desde un Ingreso
Se siguen los procedimientos regulares de los ingresos. El usuario puede asignar una o más cuotas de la forma de pago del ingreso a una o más cajas chicas, y se puede combinar con otras formas.
Se entiende que el monto asignado a caja chica debería ser en efectivo, pero no es obligatorio. En el informe de Caja Diaria, ese monto o cuota es asignado a la columna ‘Varios’ a fin de permitir la cuadratura de las demás columnas.
Egresos de Caja Chica
Por una Compra
Se registran las compras pagadas con caja chica en forma total o parcial. La libertad de asignación del pago es la misma que en las otras formas (puede indicar otra forma y cambiando las cuotas, asignar a caja chica solo lo que realmente ésta haya pagado, etc.)
El funcionario encargado de caja chica debe recibir las rendiciones de gastos a través de un formulario estándar que le aporte la información necesaria para crear los registros (fecha, valor, tipo y número documento, motivo del gasto lo más exacto posible). Además, deben adjuntarse al informe los comprobantes respectivos. Todos estos documentos serán guardados en forma ordenada en el archivo físico de caja chica y constituirán el respaldo de la información.
La importancia de respetar este procedimiento radica en que estos gastos son los que se asignan, generalmente, a los departamentos, personas, vehículos y otros en la empresa y constituyen parte importante del plan de cuentas. Además del valor que tienen como comprobantes de la declaración de gastos de la empresa.
Por Egresos o Pagos a Proveedores
Se procede en forma similar a las ya descritas, las normas son las mismas. Para mayor información sugerimos consultar el capítulo “Abonos y detalles de pago” de este manual.
Ajustes a Caja Chica
Como se explicó en los Ingresos a Caja Chica, estos pueden hacerse desde la Cartera de Documentos Emitidos, con un Ingreso Extra.
De la misma forma se puede hacer un Ajuste a favor a la caja chica, es decir donde se ingresa un monto que aumenta el saldo lógico, pero no el saldo físico. Es conveniente incluir una observación adecuada en el registro.
De igual manera, y siguiendo las mismas reglas, pero con un Monto Negativo, el ajuste será en contra, es decir, se resta un monto del saldo lógico para que cuadre con el saldo físico.
La siguiente imagen muestra este concepto.
Estos movimientos se reflejan en los informes de Caja Chica (ver a continuación), entregando claridad a la hora del control o auditoría de la Gestión.
Los Informes
Informe de Caja Chica
Puede indicar el rango de fechas deseado, el sistema mostrará en forma detallada los movimientos de ese periodo; si el rango de fecha inicia el día después de la fecha de cuadratura de la caja, el primer registro será el saldo cuadratura al comenzar el periodo elegido.
Cuando los movimientos son posteriores a la fecha de cuadratura, cada línea calcula e incluye el saldo cuadratura correspondiente.
Basado en el Saldo de Cuadratura de la Caja Chica, siempre incluye el saldo al final del periodo analizado o del último movimiento, debiendo corresponder al saldo real existente si no hay más movimientos en fecha posterior. Además, suma el total de los Ingresos y Egresos del periodo del informe.
Si administra más de una caja chica y la que desea listar no es la que Sigue® le ofrece por omisión, debe cambiar la Cuenta de destino de la cartera de documentos emitidos y el Tipo de cuota de los movimientos indicando el que corresponda.
El informe incluirá en el encabezado el nombre de fantasía de la caja que se está listando. Este nombre se obtiene del tipo de cuotas que se especifica.
Informe de Caja Diaria
Se incluye este informe para graficar que los montos asignados como Ingresos a Caja Chica son incluidos en la columna ‘Varios’.
Mediante el uso de columnas seleccionables, se puede incluir en el informe el nombre de fantasía de las cuotas que son enviadas a esta columna, a fin facilitar la revisión y seguimiento de los valores.
