Normalmente las tablas de cartera de documentos a fecha emitidos (CDFE) y cartera de documentos a fecha recibidos (CDFR), son alimentadas desde las compras y los egresos o desde las ventas y los ingresos, respectivamente.
Es poco frecuente crear registros en forma directa en las carteras, quizás para alimentar la caja chica y otros conceptos aplicables según su configuración particular.
Lo usual es que los cheques a fecha, emitidos y recibidos, alimenten las carteras de documentos, a fin de que se les pueda hacer el seguimiento necesario (prórrogas, depósitos, protestos, cambios, anulaciones, etc.) y que en el histórico del cliente o proveedor esa valiosa información esté disponible.
Además, el software puede configurarse para que otras formas de pago también generen registros en esas tablas, tales como los cheques al día, las tarjetas de crédito, las transferencias bancarias, los depósitos bancarios, etc.
Los Estados y Cambios de Estado
Generalmente, cuando actúan como formas de pago y alimentan la cartera de documentos a fecha, los documentos son creados en forma automática con estado “en Cartera”. Puede configurar documentos, como los depósitos y otros casos especiales, para que operen de manera diferente según sus propias formas a fin de automatizar al máximo el trabajo.
Cuando crea documentos en modo directo, puede hacerlo con otro estado, pero lo recomendable es que, a través de la herramienta para ello, cambie el estado después de haberlos creado, para garantizar la integridad y coherencia de la información de seguimiento.
Existe una regla o secuencia lógica para los estados que los documentos en cartera pueden tener, y para los siguientes estados que podrá recibir o a los cuales podrá cambiar a partir del actual. El propósito de ello es guiar al usuario y garantizar que no cometa errores al trabajar sobre las carteras. Cuando requiera cambiar el estado de un documento, utilice la herramienta que el menú le ofrece para procesos adicionales propios de la tabla (ver Pantalla de tablas y/o pantalla de edición de registros) o haga clic con el botón derecho del Mouse estando sobre el registro deseado.
Esta secuencia o normas de trabajo de la cartera están definidas 100% por parámetros en la tabla de Estados de la Cartera y pueden ser cambiadas y también se pueden eliminar o agregar estados. En todo caso la estructura que Sigue® trae predefinida es muy completa.
Los tres ejemplos que se muestran a continuación, ilustran los menús a los que accede con la herramienta para cambios de estado de documentos. Las opciones disponibles varían según el estado actual del documento y según la parametrización de su empresa. Los estados a su vez están agrupados.
Otra razón muy importante para ocupar esta herramienta para los cambios de estado es que, al indicar un nuevo estado, Sigue® pide los datos que correspondan y quita los que deba quitar, para mantener la coherencia del documento.
¿Por qué otra razón es importante el estado de un documento?
Porque al operar correctamente estas tablas no solo mantenemos un perfecto control sobre los documentos emitidos y recibidos, sino que, además, alimentamos en forma exacta y muy completa la cartola de nuestros clientes con información que es fundamental para el trato comercial que mantenemos con ellos. También porque al ser nuestros propios documentos (emitidos) generamos esta información de nosotros mismos frente a nuestros proveedores.
Es fácil darnos cuenta que en la historia de nuestros clientes no es lo mismo un cheque depositado sin mayores conflictos que uno protestado y cobrado posteriormente a través de abogados, etc.
Este módulo ayuda al usuario ofreciendo, quitando o manteniendo la información que debería ser ingresada o fue ingresada en el último cambio de estado de la sesión actual, todo de acuerdo a la lógica que resulta de la parametrización y de la estandarización.
Si utiliza el módulo de Bancos, dependiendo de la parametrización, el proceso de Conciliación Bancaria resolverá los documentos de las carteras, cambiando su estado y otros datos según la configuración en cada caso.
Esta automatización libera al usuario de buena parte del trabajo de administrar la cartera de documentos, pero si ya los hubiera declarado depositados/pagados o cualquier otro estado inactivo, no importa, permanecerán así.
Prórrogas
Deben efectuarse a través de la herramienta prevista para ello, ya que solo así se generará en forma automática toda la información que forma parte de este proceso y se alimenta y conserva el histórico de prórrogas. Además, es más fácil seguir este método que verse obligado a completar o corregir los datos en forma directa.
No es lo mismo un cheque que fue depositado y pagado oportunamente, que uno que tuvo 4 prórrogas y finalmente se cobró con 3 meses de atraso.
Por ello es importante operar de acuerdo a estas instrucciones, para generar la información adecuadamente y contar con ella donde corresponda.
La Libreta de Banco
Cuando agrega registros a la cartera de documentos a fecha en forma directa, si los parámetros del documento creado indican que debe ser enviado a la Libreta de Banco, también se creará un registro allá, con toda la información que corresponda.
Tal como ocurre al crear documentos de forma de pago desde los Abonos y los Movimientos, después de ser creados, el registro de la cartera de documentos y el de la libreta de banco pierden toda relación y los cambios que sufran no se reflejan en el otro.
Cuando, en el módulo de Bancos, ejecuta el proceso de Conciliación Bancaria, esta si tiene efecto sobre la cartera de documentos, lo que se explica en el capítulo respectivo.
