En esta sección presentamos algunos ejemplos prácticos de movimientos de dinero para resolver de forma documentada y correcta diferentes situaciones que pueden presentarse en la empresa.

Cada organización puede asumir y aplicar lo que mejor se adecúe a su modelo de negocios o a su forma de hacer las cosas; es adecuado que documente o incluya en sus procedimientos lo que adopte.

Generando Saldo a Favor

Puede suceder, por ejemplo, que un cliente devuelve mercadería, la factura de venta ya esté pagada y no haya otro crédito que abonar con el ajuste financiero cliente que acompañará a la Nota de crédito que se emita. En tales casos el ajuste financiero genera un saldo a favor, indicado en la sección de documentos a pagar.

Este valor se sumará al actual saldo a favor del cliente y permanecerá disponible para su uso. Cuando exista crédito que abonar, se aprovecha de usar el saldo a favor como forma de pago, como se muestra en el ejemplo siguiente.

Nótese que en el detalle de la forma de pago hemos indicado Tipo de Documento Nota de Crédito (tradicional en este caso, pero posiblemente su empresa use el formato electrónico), y al hacerlo la configuración estándar nos permite, o más bien obliga, a ingresar un número de documento, que obviamente debería ser el número de nota de crédito, y de esa forma dejamos la relación. Si no tenemos ese dato al momento de emitir el ajuste financiero cliente, podemos usar el tipo de documento 80 (ajuste financiero pago) que por sus atributos sirve para eso.

Un saldo a favor puede generarse y usarse desde un ingreso o egreso normal, no solo desde un ajuste financiero. También puede generarse y usarse en un documento de venta (factura, boleta, otros). En ocasiones un cliente puede cancelar o abonar con un cheque de mayor valor y dejar la diferencia como saldo a favor para abono a futuras compras.

En los abonos (ingresos, egresos, ajustes financieros), se pueden abonar o cancelar documentos de Rut diferentes, si está autorizado en la parametrización, lo que resulta muy útil en la práctica; pero cuando se genera un saldo a favor, este automáticamente pertenece al Rut del abono, aunque referencie a documentos de otros Rut.

Usando el Saldo a Favor

En este caso usamos una parte del saldo a favor del cliente.

Si el pago con saldo a favor se hace al comprar o vender, la factura o boleta puede declararse pagado en efectivo en su código de forma de pago y en el detalle se debe cambiare efectivo por Saldo a Favor (99).

Esto aplica cuando el pago es total o parcial, mediante la combinación de plazos adecuada, donde el equivalente al saldo a favor en el código de forma de pago se representa preferentemente como efectivo (que luego, en el detalle, es reemplazado).

También una factura o boleta puede dejarse en crédito (en plazo apropiado) y generar de inmediato un abono para cancelarla usando saldo a favor.

Cuando la suma de los valores pagados es menor a la suma de los valores con los que se paga, el sistema no asume un saldo a favor, sino un excedente que, aunque queda registrado como parte del abono y permanece, no es considerado en lo futuro. El propósito de este excedente es justificar la diferencia cuando se trata, por ejemplo, de un cheque por $ 80,000 que paga $79.990 o cuando el cliente recibe vuelto por un cheque mayor que lo pagado.

Los saldos a favor, sin importar la moneda de origen, en el registro maestro del cliente, o del proveedor, se expresan en la moneda del sistema, en este caso peso chileno.

En los informes de cuentas por cobrar y pagar, en caso de existir saldo a favor en la cuenta, se reflejará como último registro de ésta restando la deuda total.

Por parámetros el usuario puede elegir que los registros sin cuotas o crédito pendiente no se consideren aun cuando tengan saldo a favor (por omisión son considerados solo por el hecho de tener saldo a favor), también puede indicar que solo figuren los saldos a favor de modo que pueda analizarlos todos con facilidad.

Para mayor información sugerimos consultar el capítulo referente a Abonos de este manual.

Devolviendo el Saldo a Favor a un Cliente

Un caso poco usual, donde el cliente que mantiene un saldo a favor en la empresa, viene a solicitar su devolución. Por lo general cuando se ha generado un saldo a favor es con la intención de aplicarlo en futuras compras.

Debería hacerse a través de un ajuste financiero cliente (es recomendable no usar ingresos para mayor claridad).

Devolución desde una caja chica

Este caso nos obliga a dejar un excedente igual a su valor real en el abono, debido a que debemos declarar dos veces el origen del dinero, porque necesitamos rebajar el saldo a favor del cliente e indicar que el valor sale de una caja chica específica, que es el origen real.

Del modo usual este excedente no es operado ni consultado en ningún otro proceso, aunque figura permanentemente en el abono.

Devolución desde una caja diaria

Este caso también obliga a dejar un excedente igual a su valor real en el abono, debido a que debemos declarar dos veces el origen del dinero, porque necesitamos rebajar el saldo a favor del cliente e indicar que el valor sale de la caja diaria registrada en la cabecera (mediante el tipo documento adecuado en la cuota o detalle de forma de pago).

Del modo usual este excedente no es operado ni consultado en ningún otro proceso, aunque figura permanentemente en el abono.

Cubriendo un cheque en cartera

Un cliente podría desear que, a cuenta del saldo a favor, se le devuelva un cheque a fecha que actualmente está en cartera.

Para ello el ajuste financiero será similar a los casos anteriores, pero no será necesaria la segunda línea de la forma de pago porque al no haber una salida real de dinero en efectivo, solo basta declarar que la devolución se hace con el saldo a favor, el que será debidamente rebajado.

En este caso el ajuste financiero no aparece con excedentes.

Si el cheque es pagado en su totalidad, será devuelto al cliente y en el ERP debe ser Anulado, con una observación adecuada.

Si el cheque es abonado o pagado parcialmente, en la CDF se declara su saldo menor y se deja una observación adecuada o se escribe en su hoja de notas lo que sea necesario.

Emitiendo un cheque al cliente

Si la devolución del saldo a favor se hace con un cheque, éste deberá hacerse directamente en la cartera de documentos emitidos, de preferencia al Rut del cliente (que deberá ser agregado a la lista de proveedores para tal efecto).

En el ajuste financiero cliente en lugar de cancelar un documento, tal como hemos visto, se declara la devolución o movimiento de dinero, y en la forma de pago se especifica saldo a favor, que se usará y rebajará como hemos explicado.

En el ajuste financiero no existen excedentes, y los informes tienen total coherencia, como en los casos anteriores los históricos se generan adecuadamente.

Es importante que en las observaciones del ajuste financiero se identifique el cheque para que la información sea más completa y permita seguimiento.

Traspasar Saldo a Favor de un Rut a otro Rut

Una regla del sistema define que no se puede generar o quitar (dejar diferente de cero) el saldo a favor de un cliente o proveedor directamente en su registro maestro. Y también una que dice que si se hace solo se permite cierta variación usualmente menor a $500.

Esa regla aplica también para no permitir que mediante abonos el saldo a favor de un Rut se ocupe para pagar cuentas de otro Rut.

Todo con el propósito de evitar que se manipule la información sin el debido seguimiento o registro.

Esas reglas están definidas en los parámetros generales y globales del ERP. En los Parámetros Generales el campo ‘Uso Saldo Favor ingresos’ permite indicar si la gestión de saldo a favor se puede hacer solo al mismo Rut o a cualquiera.  En ‘C’ (Cualquier Rut), permite pagar documentos de un Rut con el saldo a favor de otro Rut.

También eso permite, como en la siguiente muestra, traspasar saldos a favor de un Rut a otro Rut en los Abonos, dejando la respectiva trazabilidad o constancia del hecho (en este caso un ajuste financiero) que será visible donde corresponda en las cartolas de ambos Rut para explicar la presencia o ausencia del saldo a favor.

Como se ha visto en los informes de caja diaria/turo anteriores, este valor se refleja en las columnas de monto total y de varios.

Eso sirve también para el saldo a favor en proveedores, en el módulo de egresos.

Quitar Saldo a Favor de Clientes en Forma Masiva

Con el tiempo, quizás por pequeñas diferencias en pagos con cheque u otros motivos, se pueden producir saldos a favor o en contra de clientes por esos montos menores. Cantidades que en los informes y análisis figuran, pero que no tienen relevancia ni se quieren conservar.

Existe un proceso que permite quitar el saldo a favor registrado en los clientes, aplicando en forma masiva para todos.

Se especifica el monto máximo a bajar a cero, y si se incluyen o no los montos negativos (a subir a cero).

Al aceptar comienza la operación, y al terminar avisa a cuantos clientes se les volvió a cero su saldo a favor actual, y a cuánto asciende el monto total cambiado.

Devolución de Dinero a Clientes desde Caja Diaria/Turno

En los Ingresos (por tratarse de clientes) el Ajuste Financiero Cliente, por concepto de Movimiento Dinero Cliente, con montos negativos por ser devolución (salida) y no entrada. El detalle de forma de pago, también negativo, en el ejemplo es efectivo entendiendo que se devolvió en efectivo desde la caja diaria/turno.

La impresión del comprobante, para las firmas y el respaldo físico.

El informe de caja diaria.

Si se emite Nota de Crédito a cuenta de la misma caja y estas también se incluyen en los informes de cajas diarias, el monto total restará dos veces, una opción es no incluir las NC. De todas formas, en las columnas de formas de pago sus totales son correctos.

Entregas o Salidas parciales de Fondos desde Caja Diaria/Turno

En Egresos, tratando a la empresa como un proveedor, se genera un documento de Salida de Caja Diaria – Cabecera, pudiendo hacerlo las veces que sea necesario durante el periodo, por ejemplo, para evitar el exceso de efectivo acumulado en caja, o para retirar y depositar durante la jornada el efectivo o los cheques al día.

Si los protocolos de la empresa lo permiten, también se puede aplicar cuando es necesario restar o sacar montos recibidos en la caja diaria o turno debido a que en la práctica efectivamente estos faltan y se quiere que el informe emitido por el sistema contenga todo y no dejar notas manuales.

• Se asignan al Rut de la misma empresa (puede buscarla en la lista de proveedores)
• Se usa una Observación adecuada (opcional)
• En documentos pagados se elige ‘SB’ (Salida de Caja Diaria – Detalles)
• En detalles de forma de pago se indica Efectivo u otras formas o combinaciones según sea lo que está entregando.

Naturalmente puede emitir el comprobante estándar impreso para firma y constancia de las partes, con las copias que desee.

En el informe de caja diaria/turno, estos movimientos restan de la columna de forma de pago correspondiente.

Ingresos extras de Fondos a Caja Diaria/Turno

En Egresos, tratando a la empresa como un proveedor, se genera un documento de Salida de Caja Diaria – Cabecera, esta vez con montos negativos (egreso negativo = ingreso), por ejemplo, para entregar sencillo a la caja diaria o turno a fin de facilitar el dar vuelto a los clientes.

Si los protocolos de la empresa lo permiten, también se puede aplicar cuando es necesario sumar montos recibidos en la caja diaria o turno debido a que en la práctica efectivamente tiene sobrante y se quiere que el informe emitido por el sistema contenga todo y no dejar notas manuales.

• Se asigna al Rut de la misma empresa (puede buscarla en la lista de proveedores)
• Se usa una Observación adecuada (opcional)
• En documentos pagados se elige ‘SB’ (Salida de Caja Diaria – Detalles)
• El monto del Egreso es Negativo (egreso negativo = ingreso) en el detalle y en la forma de pago.
• En detalles de forma de pago indicar Efectivo u otras formas o combinaciones según corresponda.

Puede emitir el comprobante estándar impreso para firma y constancia de las partes, con las copias que desee, el que también expresa los montos en negativo.

En el informe de caja diaria/turno, estos movimientos suman en la columna de forma de pago correspondiente.

Cambio de Cheques en Caja Diaria/Turno

Lo usual es que, teniendo autorización para ello, el cajero cambie el cheque por efectivo sin generar un documento; y al rendir la caja diaria o turno, lo que falte en efectivo es justificado por el cheque entregado por el mismo monto.

Si desea generar un documento al cambiar cheques por efectivo, se puede usar este tipo de movimiento, que en el informe de caja diaria recibe el tratamiento de salida de dinero y por lo tanto el monto en efectivo es restado (*)

(*) El cheque recibido no es considerado en este documento y por tanto tampoco en la caja diaria.

Guía de Devolución Interna con Devolución de Dinero

Cuando un cliente devuelve mercadería, usualmente un cajero, vendedor u otro usuario emite una Guía de Devolución Interna (33) por Devolución de Venta (04) para recibir y reingresar la mercadería a bodega.

Opcionalmente este documento también permite registrar de inmediato la devolución del dinero al cliente, desde una caja diaria o desde una caja chica, o por omisión, declarar que no aplica devolución, total o parcial.

En el código de forma de pago del folio 1 el ERP ofrece el código ‘NX’ (No aplica / sin efecto) que genera una cuota con el mismo tipo de documento (NX) que se considera pagada sin afectar la caja diaria, caja chica u otros.

En el folio 2, dentro de las normas predefinidas, el usuario puede cambiar el detalle de forma de pago, como se ve en el ejemplo siguiente, pudiendo combinar entre el efectivo que se devuelve al cliente (directo, restado de la caja diaria), dinero sacado de caja chica (que resta del saldo de esa caja chica) o el tipo documento No aplica (NX), que en el informe de caja diaria se asigna a la columna Varios.

Las muestras siguientes grafican lo indicado.   

Si el usuario carga un documento relacionado que ha sido pagado previamente, el ERP podría mostrar este aviso que el usuario debe aceptar

Y en el detalle de forma de pago del folio 2 debe cambiar la información según corresponda. 

La posterior emisión de la nota de crédito continúa de la forma usual, y si el monto en realidad no es devuelto al cliente, sino que es aplicado de otra forma, se debe seguir el conducto normal para ello.

Configuración

Estos son los atributos necesarios para las entidades indicadas.

Tipo Documento: Guía Devolución Interna (33)

• Líneas cuotas/acción: 5 (o más, 5 sería suficiente para combinar formas de pago)
• Efecto estadístico: R (Resta, inverso)
• Forma pago acepta: 1 (Pagada. Nunca debe ser crédito u otros)
• Imp. en Forma Pago: N (No se imprime)
• Tpo Doc Agrupac informes: 33
• Cabecera agrupac informs: GUIAS DEVOLUCION INTERNA
• Gran Grupo de Informes: M (Movimientos)
• Tipo Movmtos acepta, no debe incluir 37 porque ese es de notas de crédito

Tipo Documento: No aplica / sin efecto (NX)

• Todos sus atributos tal como se incluyen en la configuración estándar

Tipo Movimiento: Devolución Venta, De Cliente (04)

• Detalle Cancelación: E (tiene, con cartera documentos emitidos)
• Forma pago omisión: NX (No aplica / sin efecto. Si no existe crearla primero)
• Efecto cuota Caja Chica: E (Egreso)

Todos los otros Tipos de Movimientos aceptados en Tipo Documento 33, deben tener Forma pago omisión ZZ para que continúen aplicando como hasta ahora, entendiendo que no aplican forma de pago.

Forma de Pago: No aplica / sin efecto (NX)

(si no existe, crearla)

• Estado pago movmto: 1 (pagado)
• Días precios / plazos: 0
• Total cuotas: 1
• Tipo Texto Help (F2): 2 (normal)
• 1° plazo: 0
• Compra: NX (No aplica)
• Venta: NX (No aplica)
• Días plazo prom cuotas: 0
• Condición pago movmto: X (no aplicable…)
• Web, Uso Extra/Internet: N (no utiliza)
• Precio a utilizar: T (Todos) 

Informe Caja Diaria / Turno

En informes predefinidos debe incluirse en Tipo de Movimiento 04 y Tipo de Documentos 33.