Se refiere a los DTE que la empresa emite a sus clientes y proveedores, sean o no contribuyentes electrónicos, nacionales o extranjeros.
El Gestor DTE permite incluir solo un DTE por cada Envío a otro contribuyente, garantizando compatibilidad con todos los productos del mercado.
Esquema de Seguridad
Además de las medidas de seguridad estándar del sistema que operan en forma automática, existen las que se implementan en forma específica, y que permiten el máximo de fluidez del trabajo, al mismo tiempo que se garantiza la integridad de la información.
Y agregadas a estas, existen las formas de resguardo que el Driver DTE del ERP aplica, entre las cuales están las siguientes.
Bajo condiciones normales de uso, estos mensajes y situaciones de error muy rara vez podrían presentarse.
Agregar o Modificar DTE
Si intenta crear o editar un DTE de origen interno (Emitido), al ingresar el tipo de documento si la estación de trabajo no tiene el módulo DTE autorizado, recibe el siguiente mensaje que no permite continuar:
Conexión con el Servidor Principal
El ERP establece la conexión con el servidor de base de datos Principal al acceder al sistema, luego constantemente verifica que dicha conexión esté activa. Si la conexión no se logra o se pierde avisa y permite ciertas acciones.
Si intenta crear o editar un DTE de origen interno (Emitido), al ingresar el tipo de documento si no está trabajando con un servidor de base de datos Principal o si está fuera de línea, recibe un mensaje como este, que no permite continuar:
Si, pese a las medidas anteriores, intenta forzar la grabación del DTE, y no existe conexión con el servidor Principal, porque no está trabajando en un modo adecuado o la pierde temporalmente:
Si es al agregar registros recibe este mensaje que no permite continuar:
Si es al modificar registros, recibe este mensaje, que si permite continuar:
Y estas son las instrucciones:
Entonces, al modificar un DTE Emitido que no pudo ser actualizado en el módulo DTE, una vez resuelto el inconveniente, modifíquelo nuevamente, confirmando que si desea enviar la actualización al módulo DTE.
Si, habiendo cumplido todas las medidas de seguridad anteriores, al momento exacto de intentar guardar un DTE modificado no logra comunicarse con el servidor, recibe el siguiente mensaje:
Si intenta recuperar la conexión y lo logra, todo seguirá su curso, sino podrá seguir intentando en forma indefinida.
Si decide no recuperar la conexión y está modificando, recibirá un mensaje de falla de conexión y luego este:
Y luego este recordatorio:
¿Reenviar o no reenviar al módulo DTE un DTE Emitido modificado?
Si está modificando un DTE Emitido y este ya había sido enviado al módulo DTE, lo cual el ERP verifica internamente, recibirá el siguiente mensaje:
Reenviar el documento al módulo DTE, significa que será creado como uno completamente nuevo en dicho módulo, generando un correlativo o folio diferente.
Importante
No debería realizar cambios a DTE emitidos que ya han sido Aceptados o Aceptados con Reparos por el organismo fiscalizador.
Si pese a ello necesita modificarlo para corregir algún dato de uso interno, solo podrá quien tenga contraseña de Acciones Módulo DTE, y se entiende que es una persona calificada para ello.
Si hace esa modificación, al grabar debe responder que No lo reenvíe al módulo DTE.
¿Cuándo No reenviar el DTE Emitido modificado al módulo DTE?
Cuando un documento ha sido Aceptado con Reparos por el organismo fiscalizador, este no requiere que le sea enviada una corrección.
Si decide corregirlo en el ERPe, considere que dicha modificación puede afectar el cómo el DTE se verá en el libro respectivo, donde no debe haber diferencias.
¿Cuándo Si reenviar el DTE Emitido modificado al módulo DTE?
Cuando un documento ha sido Rechazado por el organismo fiscalizador, o ha tenido Error de Envío, aunque había consumido un folio o correlativo en el módulo DTE, realmente no ha consumido uno en dicho organismo.
En tal caso puede liberar ese folio con la herramienta correspondiente en el Gestor DTE, para que pueda ser ocupado por otro documento o por este mismo al modificarlo o al volverlo a grabar para que sea reenviado.
Sin importar en que sucursal fue emitido un DTE, al modificar y volverlo a grabar, consumirá un folio de la sucursal que lo está modificando.
Grabar e Imprimir un DTE al modificarlo
Debido a que el módulo DTE es el que se encarga del reenvío de un DTE al modificarlo, si efectivamente lo quiere enviar nuevamente al organismo fiscalizador confirmando que es así; la opción de grabar e imprimir no es aceptada en este caso y el ERPe le entrega un mensaje como este:
Anular y Eliminar DTE Emitidos – La Norma Legal
¿Es posible anular Documentos Tributarios Electrónicos (DTE) ya emitidos?
Sí, es posible anular DTE ya emitidos, para lo cual existen las siguientes alternativas:
En el caso de los Sistemas de facturación Propio o de Mercado, si el contribuyente emite un documento tributario electrónico y detecta, previo al envío y aceptación por parte del SII, que ha habido un error en su confección, que no es posible ser corregido, deberá informar la nulidad del respectivo folio al SII o reutilizar el folio en futuras emisiones, y no deberá enviar el documento al receptor.
Si un documento tributario electrónico ha sido aceptado por el SII y se detecta, posteriormente, que éste debe ser anulado, se deberá proceder de la siguiente manera:
Si el documento que debe anularse es una Factura Electrónica, Factura de Compra Electrónica o Factura Electrónica de Ventas y Servicios No Afectos o Exentos de IVA, se deberá emitir en el mismo período tributario, o a más tardar en el período tributario siguiente, una Nota de Crédito Electrónica, la cual deberá contener un campo que indique que se trata de una anulación.
Si se requiere anular una Nota de Crédito Electrónica, se deberá emitir en el mismo período tributario, o a más tardar en el período tributario siguiente, una Nota de Débito Electrónica. De igual forma, si es necesario anular una Nota de Débito Electrónica se deberá emitir en el mismo período tributario, o a más tardar en el período tributario siguiente, una Nota de Crédito Electrónica. En ambos casos, los documentos deberán contener un campo que indique que se trata de una anulación.
Si se necesita anular una Guía de Despacho Electrónica no se deberá informar tal situación al SII, sino que se deberá hacer un registro en el Libro de Guías de Despacho Electrónicas (Sistema de Facturación Propio o de Mercado).
(Sitio web del SII. 10/2017 (http://www.sii.cl/preguntas_frecuentes/catastro/001_012_2167.htm)
Entonces, con excepción de las guías de despacho, no debe anular ni eliminar DTE emitidos y ya enviados al módulo DTE, que aún están sin enviar al organismo fiscalizador (porque pueden ser procesados en cualquier instante si no es envío diferido), o que habiendo sido enviados están aún sin respuesta de parte de éste (porque puede responder en cualquier momento); tampoco los ya Aceptados o Aceptados con Reparos (porque son tributariamente válidos).
A excepción de las guías de despacho, para anular DTE emitidos que han sido aceptados o aceptados con reparo, lo regular es emitir un documento de contrapartida; por ejemplo, para una factura se emite una nota de crédito.
Si el DTE creado en el ERPe tiene Error de Envío o fue Rechazado por el organismo fiscalizador, puede borrarlo y volver a crearlo en el ERPe, o editarlo y corregirlo para volverlo a grabar y reenviar.
En ambos casos el Gestor DTE le asignará un nuevo Folio. Recuerde que, siguiendo los procedimientos para ello, debería liberar el anterior folio en el Gestor DTE para que se pueda volver a utilizar.
Si lo libera en el Gestor DTE antes de regrabarlo en el ERP, y está en la sucursal que lo emitió y en esta no hay otros usuarios generando el mismo tipo de DTE, el Gestor DTE le asignará el mismo folio por ser el más bajo libre en esa sucursal.
Para anular Guías de Despacho ya emitidas, sin importar su motivo de emisión (ventas, traspasos/traslados, otros movimientos inventario, etc.) y sin importar si ya ha sido enviada al SII o al receptor, solo basta anularla en el ERPe (Herramientas > Anular), sin necesidad de más procedimientos. El ERP se encarga de registrarla como nula en el libro de guías de despacho electrónicas y de informarlo al SII cuando éste lo requiera mediante informes.
Al anular una guía de despacho, como con cualquier otro documento, el ERP se encarga de las acciones resultantes y necesarias, tales como devolver los saldos a la factura, reingresar los productos al stock y otros.
Respecto al receptor electrónico a quien se haya emitido y enviado la guía de despacho que se anula, aunque no es obligatorio, resulta adecuado informarle que dicha guía no es válida y que debería rechazarla en su software.
Si persiste en eliminar o anular un DTE ya enviado al módulo DTE y cuenta con autorización para ello en el ERPe, tenga presente lo siguiente:
Al intentarlo, después de los pasos usuales recibirá el siguiente mensaje:
Al responder que sí desea eliminar o anular el documento, podrá hacerlo. Si es anulación, debe completar la información solicitada.
Si como parte del esquema de seguridad del ERP se ha definido una clave VIP para Anular/Eliminar DTE, le será pedida y debe ingresarla correctamente como condición para continuar.
Al anular un DTE ya emitido, lo que aplica a las guías de despacho, el ERP deja una marca en el registro para utilizarla al emitir el libro, dando así cumplimiento a los requerimientos legales.
Anular DTE cuando el folio aún no se emite
Si el folio que desea anular aún no ha sido creado en el ERPe, debe crearlo o agregarlo Nulo, lo cual se hace en el módulo de documentos nulos.
En este caso, los documentos solo se graban, no se imprimen. Si se trata de un DTE, debido a las medidas de seguridad del Driver DTE recibe el siguiente mensaje:
Si acepta continuar, recibe una segunda oportunidad de desistir:
Importante
Si anula documentos en el ERPe, porque los folios no serán ocupados, recuerde anularlos también en el Gestor DTE y, salvo las guías de despacho, además en el sitio web del organismo fiscalizador, a fin de que la información se complete satisfactoriamente.
